Tegen 2014 zou het ict-landschap van Justitie er compleet anders uit moeten zien, zo blijkt uit de huidige planning van minister van Justitie Stefaan De Clerck. Tenminste als ook de mensen op het terrein mee willen…

Er is al heel wat water naar de zee gevloeid sinds een dikke 10 jaar geleden de informatisering bij Justitie op de agenda werd geplaatst. ‘Water’ valt in de vorige zin misschien nog best te interpreteren als ‘geld en tijd’. Want het is een open deur intrappen: de informatisering van Justitie staat, sinds het Phenix-project in spreekwoordelijke vlammen opging, bekend als een heikele onderneming (zie tijdslijn). Net toen iedereen zich onlangs begon af te vragen hoe het stond met die moeilijke opdracht, presenteerden huidig minister van Justitie (in lopende zaken) Stefaan De Clerck en zijn informatiseringluitenant Karel Tobback in de Kamercommissie Justitie weer een nieuwe stand van zaken en een nieuwe planning.

Krachtlijnen

Tobback wijst er in de eerste plaats op dat er nu een aantal krachtlijnen zijn vastgelegd die de informatisering van Justitie beheersbaar moeten maken. “Zo worden de bestaande applicaties in de griffies en secretariaten van de parketten bevroren. We zullen er geen – of slechts uitzonderlijk – aanpassingen aan doen.” Die applicaties zijn heel divers, maar vooral ook heel oud. Elke aanpassing is daarom risicovol geworden. “Je kan niet blijven knippen en plakken. Bovendien eist het beheer van die oude applicaties ook te veel resources op.” Daarnaast wordt het management – de stafdienst ICT van Justitie – geherstructureerd. “De stafdienst moet een beheerafdeling in plaats van een productieafdeling worden.” Zo is daar onder meer een directie klantenbeheer toegevoegd, “een ware mentaliteitsverandering” noemt Tobback dat.

Een derde kernwoord is uniformisering/standaardisering. “Vandaag is er een gigantische diversiteit aan technologieën, werkmethodes, modellen, teksten, …”, vertelt Tobback. “Tegen 2013 moeten we daaruit weg zijn.” Een goed voorbeeld zijn de e-mailsystemen. “We hebben vandaag minstens 5 verschillende e-mailsystemen in huis, allemaal verouderd. Interne mails zijn daardoor soms een dag onderweg. Dat willen we naar 1 systeem voor iedereen brengen.” Verder op de lijst van krachtlijnen: de invoering van een policybeleid (“de regels moeten vastgelegd worden voor de implementatie van start gaat”), het bewaken van de informatie- en informaticaveiligheid (“dat valt wat samen met de standaardisering van de werkposten”), het stimuleren van samenwerking met andere overheidsdiensten en een ‘integrale’ projectaanpak (“van infrastructuur, over software tot vorming en communicatie”).

Vijf projecten

Dat vertaalt zich concreet in 5 grote projecten: uniformisering van de softwareomgeving, investeringen in infrastructuur, Cheops, Prisma en de informatisering van tal van grote databanken. Bij de uniformisering van de softwareomgeving is Microsoft het codewoord. Alle pc’s draaien binnenkort op Windows 7, Office 2010 en Exchange 2010. Dat zorgt volgens Tobback voor een rist voordelen: de ondersteuning door de helpdesk wordt veel meer beheersbaar evenals het vormingsbeleid, kleine technische en stabiliteitsproblemen verdwijnen, het toegangsbeheer tot applicaties kan beter worden bepaald,…

Een en ander hangt samen met de investeringen in de infrastructuur. Zo worden alle 17.500 pc’s (11.500 verouderde Windows-desktops + 6000 Linux-machines) vervangen door Windows 7-machines. Maar de infrastructuur behelst natuurlijk ook de servers en de netwerken. “Dat is één van de belangrijke pijnpunten geweest van het Phenix-project: de infrastructuur kon dat niet aan. Dat hebben we eerlijk gezegd ook ondervonden bij het op poten zetten van het Cheops-project. En het blijft een permanente uitdaging.” De servers worden daarom volop vernieuwd. Vandaag staan er alleen al op de Stafdienst ICT van Justitie meer dan 100 servers ouder dan 5 jaar. Ook is er nog altijd maar 1 datacenter, waardoor alle redundantie ontbreekt. Daarvoor hoopt Justitie een datacenter van de FOD Financiën in te schakelen. Het hele netwerk, verspreid over ruim 360 locaties met zo’n 20.000 gebruikers, wordt ook aangepakt.

Het Cheops-project, met als doel een reeks applicaties te moderniseren, wordt versneld uitgevoerd. Justitie is er eind vorig jaar (eindelijk) in geslaagd om alle vredegerechten op de nieuwe MaCH-toepassing te krijgen. De politieparketten en -rechtbanken zijn al met succes opgestart en zouden dit jaar worden afgerond. Voor 2011 staan ook nog de Arbeidauditoraten en de Rechtbank van Koophandel op het programma. Binnen Cheops wordt er ook een ‘verdiepingsproject’, Prisma, genaamd, opgestart, dat als doel heeft de Schuldbemiddeling volledig te informatiseren. Tot slot wordt er ook werk gemaakt van de oprichting, ontsluiting en/of modernisering van tal van grote databanken van Justitie (vb. Burgerlijke Stand, beslagberichten, strafregister, …).

Change management

Dat alles staat op het programma tussen nu en 2014. Ambitieus, en dat beseffen De Clerck en Tobback maar al te goed. Tijdens de presentatie vergeleek die laatste de informatisering van Justitie met een gigantisch renovatieproject. “We verbouwen niet één huis, maar ineens een volledige stad. Intussen moeten we er echter wel voor zorgen dat iedereen ter plaatse kan blijven wonen en dat de mobiliteit verzekerd blijft: files moeten dus vermeden worden.” Een logisch gevolg is dat het ict-budget sterk stijgt. Voor 2011 bedraagt dat zowat 80 miljoen euro. Dat is een kleine 40 procent meer dan vorig jaar. De werkingskosten zullen 32 à 33 miljoen euro bedragen, nauwelijks een stijging met vorig jaar. Maar de investeringskosten verdubbelen bijna tot 47 à 48 miljoen euro. “De langzame stijging van de werkingskosten is normaal: hoe meer ict-resources we gebruiken, hoe meer die zullen stijgen”, vertelt Tobback. “Maar de investeringskosten moeten, gezien de huidige noden, aanzienlijk toenemen. Dergelijke investeringen betalen zich ook terug: een betere, efficiëntere werking van de administratie of elektronische communicatie die voor minder papierverbruik zorgt. Of als je nog verder zou denken: het gebruik van videoconferentie uitbreiden tussen gevangenissen en raadkamers zou veel kosten besparen op vlak van de verplaatsing van gevangenen, het inschakelen van politie, en dies meer.”

Toch hangt het slagen van de informatisering niet enkel van het budget of de technologie af, maar ook van de mensen op het terrein. Dat weet en voelt De Clerck maar al te goed. “Het is een cultuurkwestie: hoe kan je alle ambtenaren overtuigen van het belang?”, zegt hij. “En het is een zaak van governance: wie beheert het probleem?” Om laatstgenoemd euvel te verhelpen, wordt alvast een ‘strategisch samenwerkingsplatform’ opgericht. Daar zal dus het overleg gebeuren tussen alle belanghebbenden bij Justitie en zullen de strategische keuzes voor de toekomst worden gemaakt. “Dat aansturingsmechanisme misten we vandaag nog. In het verleden zorgde dat voor tegenstrijdige beslissingen en heel wat onnodige achterdocht. Dat willen we nu wegnemen.” Dat er heel wat change management nodig is om de informatisering in de hoofden van de mensen aanvaardbaar te maken, mocht ook blijken in het parlement. Na een uitgebreide presentatie van de toekomstige elektronische processen en elektronische communicatie bij Justitie eindigde minister De Clerck met een slide die de vraag moest beantwoorden waarom er in het hele informatiseringsplan geen rekening is gehouden met… de fax.

Stefan Grommen

Vandaag staan er alleen al op de Stafdienst ICT van Justitie meer dan 100 servers ouder dan 5 jaar. Ook is er nog altijd maar 1 datacenter, waardoor alle redundantie ontbreekt.