Het it-beheer van een universiteit heeft veel weg en is tegelijk heel verschillend van dat van een privébedrijf. Het gebruikersprofiel is sterk uiteenlopend: van studenten, academisch, wetenschappelijk en administratief personeel, tot externe lezers in de bibliotheek. Op stapel staat bovendien de fusie van vier Franstalige katholieke universitaire instellingen onder de koepel Académie Universitaire Louvain.

Hoe bent u directeur informatica van de Facultés Universitaires No-tre-Dame de la Paix geworden?

ALAIN SAYEZ: Na een graduaat informatica, een diploma handelsingenieur en management, en een paar jaren onderzoek, ben ik van 1997 tot 2005 directeur informatica geweest bij de FUCaM (Facultés universitaires catholiques de Mons nvdr.). Daarna ging ik aan de slag als directeur informatica in Namen. Het it-verhaal van de FUNDP begon vele jaren geleden, in 1969, met een ‘rekencentrum’ van een paar personen. In 2000 werd het centrum omgedoopt tot ‘Service Informatique Universitaire’. Het personeelsbestand en het dienstenaanbod nemen nog ieder jaar toe.

Waaruit bestaat dat dienstenaanbod, en over welke infrastructuur beschikt u?

ALAIN SAYEZ: Wij bieden tal van diensten aan, gaande van de informatisering op basis van intern ontwikkelde tools, het administratief beheer van de Faculteiten (loon- en personeelsbeheer, financieel beheer van de universiteit, beheer van de lesprogramma’s, enz.), tot het beheer van het onderzoek, met onder meer de publicatie van uitgaven en onderzoeksprojecten. Daarnaast stellen we ook alle tools ter beschikking die nodig zijn voor het werk van de studenten en docenten. Die tools moeten waar ze zich ook bevinden beschikbaar zijn, vandaar het belang van internet en intranet. Overigens hebben wij ook een adviserende en ondersteunende functie voor het personeel, en nemen wij meer specifieke aspecten zoals de infrastructuur voor intensief rekenwerk voor onze rekening. Onze ‘klanten’ zijn dus zowel het administratief personeel als het docentenkorps en de studenten, maar daarnaast ook de lezers in de bibliotheken of de vzw’s die rond de universiteit actief zijn. In sommige domeinen zijn die studenten en onderzoekers bijna net zo bedreven als onze informatici, en vaak verlangen ze dat de nieuwste technologieën ter beschikking worden gesteld.

Onze it-omgeving bestaat uit servers onder Windows, Linux en Mac-OS, met een restant van OpenVMS voor het administratief beheer. Daarnaast zorgt een 80-nodes cluster voor de zware rekenopdrachten. Van de 2.700 client workstations draait er 80% onder Windows, 15% onder Mac en 5% onder Linux. Een computerzaal voor de studenten werd uitgerust met thin clients die in verbinding staan met een Windows Terminal Server. Voor de tools gebruiken we tal van technologieën, maar vooral Java, PHP, Plone en Python, MySQL- en Oracle-databases, of nog Apache voor de frontale webservers.

Open source en commerciële programma’s worden dus door elkaar gebruikt?

ALAIN SAYEZ: Klopt. We zijn niet fanatiek bezig, we analyseren gewoon onze behoeften en maken op basis daarvan een keuze. We geven wel iets vaker de voorkeur aan open source. In feite kiezen we voor open source als de applicatie stabiel blijkt en goed gevolgd wordt door een gemeenschap. We moeten wel intern over de middelen beschikken om dat soort oplossingen te beheren. Dat was bijvoorbeeld het geval met Plone, dat we al sinds 2006 gebruiken als websoftware voor het beheer van de content van onze intranet- en internetsites. Cruciale elementen zijn de interoperabiliteit en gegevensuitwisseling. Bij commerciële software moet je wel rekening houden met de prijs van de licenties.

Hoe bedoelt u?

ALAIN SAYEZ: De tarieven van softwarelicenties swingen de pan uit en de formule is niet aangepast aan de academische wereld. De prijs wordt berekend per gebruiker, en de meeste leveranciers gaan uit van het principe dat alle gebruikers moeten worden meegeteld bij de berekening van de licenties, dus ook alle studenten. Maar wat doe je dan met de toegang tot een database of webdiensten, of studenten die op hun eigen pc dezelfde software willen gebruiken als in de lessen? En hoe moet een prof les geven over verschillende tools als de universiteit telkens voor elke student een licentie moet betalen? Volgens mij zou een licentie per site, tegen een redelijke prijs, een beter idee zijn, en dan zouden we ook minder uiteenlopende software moeten gebruiken. Sommige uitgevers hebben dat al begrepen, andere nog niet.

Hoe zit het met de projecten van de afgelopen jaren?

ALAIN SAYEZ: Op technisch vlak hebben we een storage area network (san) ingevoerd voor de consolidatie van zo goed als alle schijfruimte, in totaal zo’n 50 Terabyte. Voor het beheer en de verspreiding maken we gebruik van verschillende besturingssystemen, zowel MacOS als Windows en Linux. We willen immers zo goed mogelijk voldoen aan de behoeften van de gebruikers. Dank zij dit san hebben we ook het serverpark kunnen rationaliseren, met het oog op een betere spreiding van de belasting en een zekere redundantie. Die middelen zullen nog beter benut worden als we straks virtualisatie invoeren. We opteerden voor VMware dat veilige en betrouwbare tools levert.

En in de toekomst?

ALAIN SAYEZ: We kunnen het moeilijk over it-projecten hebben zonder het grote fusieproject tussen de vier Franstalige universiteiten te vermelden: FUCaM (Bergen), Facultés Universitaires Saint-Louis (Brussel), de Université Catholique de Louvain (Louvain-La-Neuve) en FUNDP (Namen). Tegen 15 september 2010 moet het rond zijn. Dan krijgen we een universiteit met ongeveer 30.000 studenten.

Op technisch vlak werden sommige beslissingen al genomen, zoals de keuze voor SAP als gemeenschappelijke financiële tool of voor het beheer van de zowat 5.000 personeelsleden. Wat de infrastructuur betreft, moeten een hele serie uiteenlopende werkomgevingen en technologieën op elkaar worden afgestemd. Het is duidelijk dat sommige projecten vóór de fusie gerealiseerd zullen worden, maar dat andere ook nog na de deadline van september 2010 zullen doorlopen. Bedoeling is een minimale coherente samenwerking vast te leggen, zodat de sites nog altijd een groot deel van hun autonomie bewaren. In feite zouden de verschillende sites elk een deel van de centrale functies kunnen huisvesten en tegelijk de onmisbare ondersteuning kunnen leveren. Kortom, de juiste oplossingen installeren op de juiste plaats, en aan onze gebruikers de beste gebruiksvoorwaarden voor de it-tools garanderen. Maar ik geef toe dat er vandaag erg weinig gemeenschappelijke tools zijn. Hoewel dit in de eerste plaats een technische uitdaging lijkt, is het volgens mij vooral een uitdaging op menselijk vlak. We zullen teams moeten laten samenwerken met een verschillende achtergrond en andere gewoontes. Het nieuwe it-team zal in totaal zo’n 150 informatici tellen.

Hoe ziet uw team eruit? Hoe moeilijk is het om medewerkers te vinden?

ALAIN SAYEZ: Vandaag telt de ‘Service Informatique Universitaire’ 22 mensen, en doen we een beroep op een aanvullende structuur met 15 it-‘correspondenten’ die instaan voor de ondersteuning van het eerste niveau voor de eindgebruikers.

Nieuwe mensen aantrekken loopt soms wat stroef om de eenvoudige reden dat de universitaire sector niet zo goed betaalt als de privé. Wie kiest voor een universiteit en er ook blijft, hanteert andere criteria. Gezelligheid en menselijke relaties maar ook een drijfveer als innovatie spelen daarin een grote rol. Af en toe besteden we werk uit: om een project te starten of als er een grote werklast is. Het belangrijkste daarbij is dat er een kennisoverdracht gebeurt naar het eigen personeel.

Is uw rol van cio de afgelopen jaren geëvolueerd?

ALAIN SAYEZ: De cio moet niet alleen de it-afdeling in goeie banen leiden, maar zich ook meer en meer buigen over organisatorische en budgettaire aspecten, en over het personeelsbeheer, waar heel wat tijd in kruipt. Het is cruciaal dat we naar onze medewerkers en gebruikers luisteren. Ook de communicatie mag niet worden verwaarloosd.

Daarnaast is er nog de ondersteuning van de studenten, die steeds meer gebruik maken van it in hun dagelijkse leven: e-mail, toegang tot de inhoud van de lessen, de administratieve follow-up, enz. Er komen ook steeds nieuwe studenten bij en voor een deel zijn dat buitenlandse studenten, bijvoorbeeld via Erasmus, wat allemaal tot bijkomende complicaties leidt op het vlak van de beveiliging en openstelling van het netwerk.

Hoe verhoudt de cio zich tot de algemene directie?

ALAIN SAYEZ: Een cio heeft een belangrijke functie in een universiteit. In Namen, maar ook in andere universiteiten, werkt de cio nauw samen met de verantwoordelijke voor het it-beleid van de instelling. Die verantwoordelijke vormt de onmisbare schakel tussen de overheden (raad van bestuur) en de organisatorische en operationele aspecten waar de cio voor zorgt. Een universiteit wordt tenslotte steeds meer als een privébedrijf beheerd, ook al zijn er verschillen op het vlak van cultuur, middelen en werkmethodes.

Marc Husquinet