Hij zit voor mijn neus, de licentie-auditeur van het bedrijf SOFTNOGOOD. Ik zit in een ‘escalatievergadering’, waarin hij te kampen krijgt met onze contractverantwoordelijke. Ik ben hier als waarnemer en neem mezelf voor om me niet te laten leiden door de volgende clichés;

– Licentie-auditeurs worden waarschijnlijk in dienst genomen door softwareverkopers in functie van een welbepaald psychologisch profiel, dat spreekt voor zich! Ze tonen zelden empathie, kunnen niet actief luisteren en stralen een verbijsterend zelfvertrouwen uit. Blijkbaar zijn ze zelfs binnen hun eigen bedrijf niet erg populair. Dit is in ieder geval wat hun collega ‘account managers’ ons willen laten geloven. Net als in een goede oude misdaadfilm heb je de goeie ‘account manager’ en de slechte ‘licentie-auditeur’.

– De slechte auditeur dient om elke afwijking ten opzichte van het contract te bestraffen, terwijl onze minzame account manager ervoor zorgt dat we terug op het rechte pad geraken door ons de licenties te verkopen die we nog tekort zouden komen. Of beter nog, door ons een nieuw licentiemodel aan te bieden dat natuurlijk beter geschikt is…

– Kwestie van zeker te zijn dat ze niet door elkaar gehaald worden, komt de auditeur vaak uit een ander land dan je account manager, en rapporteert hij niet aan het lokale kantoor. Hij spreekt alleen maar Engels in een onbegrijpelijk jargon, zodat hij zeker is dat hij je onder tafel kletst tijdens het debat. Als je hem tegenspreekt, laat hij je subtiel verstaan dat dit gevolgen zou kunnen hebben voor je activiteiten, zodat je wordt aangezet tot enige terughoudendheid.

Het zou te gemakkelijk zijn om te vervallen tot een karikatuur en je moet het debat vol goede moed aangaan, ik zou eens moeten proberen om me in hun plaats te stellen… En ja, alles bij elkaar genomen is het begrijpelijk dat softwareverkopers hun businessmodel willen beschermen, maar we moeten toegeven dat ze in bepaalde gevallen echt wel het been stijf kunnen houden. Daarom hebben wij er als cio niet altijd een goed oog in wanneer onze teams te maken krijgen met een licentie-audit.

We hebben natuurlijk wel processen ingevoerd die ervoor moeten zorgen dat er niets misloopt bij de installatie van nieuwe software of bij de ontplooiing van software onder licentie, maar een nulrisico bestaat niet.

Wij hebben uiteraard toegang tot de ontwikkelingsplannen van onze bedrijven en onze teams hebben dankzij hun goede kennis van de business vaak goed door hoe de onderlinge correlaties tussen de ‘business revenue/cost drivers’ en de ‘it cost drivers’ eruit zien. Vervelende verrassingen zouden ons dus bespaard moeten blijven!

Dat neemt niet weg dat we bij het verwerven van de gebruiksrechten op een software vaak te maken krijgen met verschillende alternatieven op het vlak van licenties.

Welk model moeten we kiezen, gezien de vele mogelijkheden die soms onderling gecombineerd kunnen worden? Dit is allesbehalve simpel en vereist vaak doorgedreven inkoopvaardigheden. Licenties koop je niet zoals balpennen.

‘Licences per named users? Licence per concurrents users? Licence per processor? Licence per sites? Licence per workstations? Licence per physical server? Licence per virtual server? Group license? Continent based licenses, enterprise license? Pay as you use model, licentie beperkt in tijd? Licentie per aantal transacties? Multi-user shared license?

Je moet niet alleen het juiste model kiezen dat past bij het moment, maar ook het model dat de tand des tijds doorstaat en de kosten voorspelbaar houdt.

Softwareverkopers gaan er prat op dat ze modellen aanbieden die zijn aangepast aan de veranderende zakelijke behoeften en aan de technologische veranderingen. Ondernemingen zijn vaak een andere mening toegedaan en zien het enkel als een manier om het inkomen te waarborgen van de software-uitgevers, die hun licentiemodellen moeten aanpassen aan de opkomst van nieuwe technologieën die hun goed geolied businessmodel in moeilijkheden komen brengen.

De voorbije jaren zorgden virtualisatie, cloud computing en bring-your-own-device voor nieuwe mogelijkheden om software te implementeren op de back-ends en devices van end users. Verkopers die goed zijn ingeburgerd in de markt hebben geprobeerd hun licentiestructuur aan te passen door bijvoorbeeld modellen per virtuele machine of per cpu op een fysieke machine aan te bieden. De klant laten betalen in functie van het vermogen van de servers wordt iets vanzelfsprekends in de licensing models, want hoe krachtiger je server, hoe meer virtuele machines je erop kunt laten draaien!

En vertel me eens:

Is dit een poging van de verkopers om te voldoen aan de behoeften van onze bedrijven of gaat het eerder om een verdedigingsreflex?

De concurrentie tussen de verkopers is ook een factor die hen voortdurend aanspoort om hun relatie met de eindklant te verbeteren en dus om nieuwe licensing-benaderingen aan te bieden als differentiatie-element. In dit geval speelt ook de wens mee van de softwareverkoper om zijn marktaandeel te vergroten, dat een drijvende kracht voor hem vormt.

Maar goed, er zal meer nodig zijn dan mijn grapjes om deze wetten van de licentiemarkt te wijzigen. Genoeg onzinnige praat verkocht. Laten we terugkeren naar onze vergadering en eens kijken of de auditeurs van SOFTNOGOOD anders zijn dan de rest. Onze contractverantwoordelijke blaakt ook van zelfvertrouwen, dat belooft een interessant debat te worden.