Alain Thielemans ging bij NMC Group aan de slag toen het bedrijf net stil bleef staan bij de keuze van zijn toekomstige erp. Volgens hem moet it de business ondersteunen en samen met de business nadenken over de uitstippeling van de bedrijfsstrategie.

Wat was de stand van zaken toen u in augustus 2008 aan de slag ging?

ALAIN THIELEMANS: In die tijd had de it heel wat verschillende erp’s geërfd uit overnames, maar de 4 kernlanden van de groep, namelijk België, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittannië, maakten sinds de vroege jaren ’90 gebruik van Baan. Op dat ogenblik investeerde Baan niet meer in zijn erp, terwijl sommige functies zoals cross-docking niet mogelijk waren. Daarom werd besloten om voor de erp van de toekomst te kiezen. Eind 2008 stelden we aan de Board een eerste selectie voor, na overleg met de team leaders van de business. Er werden vier kandidaten geselecteerd: Baan LM/Infor, Dynamics AX van Microsoft, SAP en Oracle. De laatste kandidaat werd al snel uitgesloten omdat zijn product Fusion op dat ogenblik nog niet beschikbaar was. Na een hele reeks business discovery sessions, demo’s en evaluaties kwam SAP uit de bus als misschien niet de beste in alles, maar in ieder geval gemiddeld als de minst slechte oplossing, zonder grote lacunes.

Vanaf het begin werd besloten om een standaard SAP te gebruiken, dus zonder wijzigingen, terwijl Baan in de loop der tijd voor 50 % werd aangepast. En we zijn er na al die jaren in geslaagd. Elke functie werd onderzocht om zeker te zijn dat SAP als standaard kon worden gebruikt. We hebben er 4 gebieden uit gehaald die voor problemen zorgden: r&d dat buiten de scope viel omdat ze te omvangrijk was in SAP; crm waarvoor licenties moesten worden aangekocht en dat te zwaar was; de productieplanning, waarvoor de voorkeur ging naar ORSoft, een in APO geïntegreerd product van SAP; en het magazijn, want onze producten zijn zeer omvangrijk, maar heel licht. Op dit vlak hebben we een upgrade gedaan van onze bestaande software om ze te integreren in SAP. In alle andere gebieden hebben we dus de standaard gevolgd.

In eerste instantie werd SAP ontplooid in de kernlanden van de groep. Ik wil benadrukken dat SAP dus standaard werd geïmplementeerd, zonder veranderingen, maar we hebben wel interfaces ontwikkeld. Dit was iets wat zowel ik als de directie wilde. Mijn meer dan 20 jaar ervaring in erp kwam zeer goed van pas want ik had namelijk gewerkt met Baan, SAP en AX aan de gebruikerskant [zie zijn cv hiernaast, nvdr], en ik had bovendien ervaring opgedaan met erp-consultancy bij KPMG. We gaven er trouwens de voorkeur aan om geen grote rfp te lanceren, maar eerder te proberen het product aan te voelen en in al zijn aspecten te bekijken.

Hoe ver staat het nu met het project?

ALAIN THIELEMANS: SAP is nu dus ingevoerd in de 4 grote landen van de groep en we onderzoeken of we het kunnen installeren in de andere landen. De Scandinavische landen maken immers doorgaans gebruik van Navision, AX of oudere producten om historische redenen, terwijl Spanje en Polen bijvoorbeeld werken met Navision. Kortom, onze vennootschappen gebruiken over het algemeen ofwel SAP ofwel Microsoft. Een optie zou kunnen zijn om de ene erp te kiezen voor de grote site en een andere voor de kleinere sites. Een andere mogelijkheid zou zijn om te werken met 2 aparte templates in SAP, één voor de grote bedrijven en één voor de kleine bedrijven. Meestal geven we onze dochterondernemingen heel veel vrijheid op het vlak van it en we wijzigen de it niet meteen bij een overname. We beschikken al meer dan 10 jaar over een datawarehouse in BO voor de reporting, vooral dan voor de verkoop.

Welke projecten staan er nog op stapel?

ALAIN THIELEMANS: Op het vlak van crm zijn we net klaar met de installatie van een pilootversie van Salesforce in Duitsland op 50 gebruikers, en we onderzoeken of we dit kunnen implementeren in België en Frankrijk. Het grote pluspunt van het product is dat er betaald kan worden per maand en per gebruiker. En in 2015 zijn we van plan om interfaces te ontwikkelen tussen SAP en Salesforce.

Wat de scheduling betreft, hebben we gekozen voor ORSoft; een add-on van SAP, die we eerst in België hebben geïmplementeerd. Momenteel overwegen we of we dit ook in andere landen kunnen ontplooien.

Voor de platformen beschikken we sinds 2010 over een gevirtualiseerde infrastructuur onder VMware met NetApp-storage. Volgend jaar willen we daar nog opslag aan toevoegen. We exploiteren 2 datacenters op onze site van Eynatten met volledige mirroring om de disaster recovery te verzekeren.

EDI (electronic data interchange) wordt trouwens proactief voorgesteld aan onze klanten; een systeem om de kosten te verlagen en aan klantenbinding te doen. In feite ligt de focus op de business systems en op de vragen van de klant, maar ook op marketing.

Wat is uw strategie op het vlak van cloud?

ALAIN THIELEMANS: We draaien Salesforce in de cloud voor onze crm. Momenteel is er geen sprake van om te kiezen voor cloud voor r&d. Deze gegevens zijn volgens ons immers te gevoelig en de beveiliging ervan kan niet volledig worden gewaarborgd. Als de gegevens niet te gevoelig zijn, zouden we cloud in overweging kunnen nemen. De discussie hierover staat open.

Hoe zit het met outsourcing?

ALAIN THIELEMANS: Voor de infrastructuur hebben we dit in 2010 onderzocht toen we ons dual datacenter hebben gebouwd, maar gezien de risico’s en de kosten die komen kijken bij outsourcing, vonden we dat het niet de moeite loonde. De infrastructuurdiensten worden wel uitbesteed aan de Antwerpse groep Cronos, terwijl de opslag wordt beheerd door Uptime. Abakus staat in voor de diensten met betrekking tot desktops, laptops en de bijbehorende helpdesk, terwijl Delaware zorgt voor de SAP-implementaties en Computerland voor de ontwikkeling.

Als middelgroot bedrijf kiezen we liever voor middelgrote leveranciers omdat we te klein zijn voor de grote spelers en te groot voor de kleine leveranciers.

Hoe ziet de structuur van uw IT eruit?

ALAIN THIELEMANS: Het it-team bestaat uit 10 interne medewerkers, waarvan 2 voor de infrastructuur en het beheer van contracten en 8 voor SAP, BO en warehouse management. Afhankelijk van de werkdruk doen we ook een beroep op externe consultants, 2 tot 6 personen voor een langere of kortere periode. We hebben 1 of 2 personen in de verschillende dochterondernemingen, behalve in Frankrijk en Groot-Brittannië, waar er niemand zit. In totaal dus een twintigtal informatici.

De it-afdeling is gestructureerd volgens 4 grote businessentiteiten, namelijk customer, financial, logistiek en production & procurement. Zo neemt de it het businessmodel over.

Hoe evolueren de IT-budgetten?

ALAIN THIELEMANS: Het luik operations blijft relatief stabiel, maar het deel dat gewijd is aan projecten evolueert in functie van de vragen van de process owners of de algemene directie. De kosten worden trouwens geboekt bij de begrotingen van de business. Als een entiteit dus Salesforce wenst, dan worden deze kosten bij haar in rekening gebracht. Er is wel druk op de budgetten, maar de situatie van de NMC Group maakt investeringen in de toekomst mogelijk.

Hoe ziet u uw functie als CIO?

ALAIN THIELEMANS: Ik heb een master in it management, maar ik kom eerder uit de business. Zo kan ik de taal van de gebruikers spreken en aan het directiecomité uitleggen welke uitdagingen er bij elke it-beslissing komen kijken. En de leden van de directie begrijpen mijn visie en strategie omdat ik hen alles uitleg in de taal die ze begrijpen, en niet in al te technische termen. Bij de ontplooiing van SAP houden we elke week een follow-upvergadering met het directiecomité. De meeste problemen die we tegenkwamen waren trouwens van menselijke aard, namelijk change management, opleiding en communicatie, maar niet op het vlak van technologie. Omdat NMC Group een onderneming op mensenmaat is, zijn de contacten bovendien vaak informeel.

Volgens mij moet de cio tegelijk een visie en een strategie hebben. It moet de bedrijfsstrategie ondersteunen en tegelijkertijd de business helpen om zijn doelstellingen te bepalen en zijn eisen te formuleren. Want it heeft de taak om technologie te vertalen in toegevoegde waarde voor de business.

Marc Husquinet