Reynald Lemaire staat al vier jaar aan het hoofd van de it bij persbedriijf IPM. Hij leidde projecten voor de modernisering van de infrastructuur, nam de organisatie van de it-verhuis voor zijn rekening, de invoering van een redactiesysteem en de ontwikkeling van websites. Steeds met pragmatisme en toegevoegde waarde in het achterhoofd.

U komt uit het consultancymilieu, maar toen u bij IPM begon, werd u met de realiteit op het terrein geconfronteerd?

Reynald Lemaire: Inderdaad. De dag dat ik in dienst trad, kreeg ik meteen te maken met een virusaanval die het gevolg was van een verouderd antivirusprogramma. Mijn eerste prioriteit was dus de beveiliging van de infrastructuur met een proxy en een dubbele virusbescherming, bijkomende beveiligingsmaatregelen voor de kritieke bedrijfsprocessen, en systeemupdates. Toen werkten we nog met Windows 95, Solaris 2.6, …

U hebt dan de infrastructuur aangepakt.

Reynald Lemaire: Bij de desktoppc’s hebben we geleidelijk aan het hele park gestandaardiseerd en laptops ingevoerd. Die waren aanvankelijk wat duurder, maar zijn mobieler, flexibeler, bevorderen de samenwerking en verbruiken bovendien minder energie. Toen de client-infrastructuur in gebruik genomen werd, was ook Altiris voorzien, met zeer strenge beheerregels. Feit is dat slechts 2,5 werknemers instaan voor het beheer van zo’n 400 werkposten. Tegelijk zijn we overgeschakeld naar XP, maar nog niet naar Vista. Nog altijd wat de standaardisering betreft, hebben we het domeinbeheer gemigreerd naar Microsoft Active Directory en gebruiken we Exchange en SharePoint, weliswaar de gratis versies. Voor de servers hebben we Solaris ingeruild voor Linux en Windows. Bijna twee derde van onze ca. 100 servers, in hoofdzaak die voor de productie, draait onder Linux, met RedHat en vooral CentOS, dat volledig gratis is.

En die servers hebt u ook gevirtualiseerd.

Reynald Lemaire: Vier jaar geleden waren wij een van de eersten in België die VMware gebruikten. Vandaag beschikken we over 5 ESX-servers met VirtualCenter en 2 ESXi-servers in de productie. Dankzij de virtualisering hebben we onze productiviteit en onze total cost of ownership kunnen verbeteren, en beschikken we binnenkort over een eerste goedkope vorm van disaster recovery planning. Dankzij instant kopieën van de virtuele machines ( snapshots) hebben we heel gemakkelijk volledige en coherente kopieën van onze servers, die kunnen draaien op ander materiaal dat we slechts gedeeltelijk hoeven aan te kopen in het geval van een ramp. Vandaar de lagere kosten. Hoe dan ook is de huidige situatie een kwestie van risicoberekening.

Door de verhuis begin 2007 hebt u niet alleen een nieuw netwerk kunnen installeren, maar ook toegevoegde waarde voor de business kunnen realiseren.

Reynald Lemaire: Toen we in 2006 besloten te verhuizen, hebben we van het project gebruikgemaakt om meer waarde te creëren voor de bedrijfsactiviteiten, en daarbij ging het om meer dan TCO. We wilden de werkomgeving van de medewerkers verbeteren en de betrokkenheid van de mensen bij hun werk verhogen. Er was toen al veel te doen om ip-convergentie en zelfs unified messaging. Na een openbare aanbesteding met bedrijven als Cisco, Alcatel, Avaya, enz. in de running, hebben we uiteindelijk gekozen voor de ip-telefonieoplossing van het Belgische Escaux, gebaseerd op het opensource-product Asterisk. Met die oplossing optimaliseren we de werktijd van zowel de beller als diegene die gebeld wordt. Het systeem voorziet dat beiden hun status (aanwezig, niet storen, afwezig, met vakantie, …) kunnen ingeven via een eenvoudige interface die het gedrag van hun telefoon bepaalt, gekoppeld aan een IVR. Nu kan een gebruiker, als hij de status van een collega kent, een instant bericht of een e-mail verkiezen boven een telefoongesprek, om niet ongelegen te komen of hem niet uit zijn concentratie te halen. Escaux biedt overigens SIP-telefoontoestellen aan, wat de totale aankoopprijs van het materiaal drukt. Er woedt immers een hevige concurrentie op de markt.

Dit voip-project was niet zozeer een technologisch initiatief dan wel de uitdrukkelijke wens om toegevoegde waarde te creëren naar aanleiding van de verhuis. De it heeft een tool ingevoerd die de business moest leren beheersen. De aspecten change management en begeleiding waren en zijn nog altijd belangrijk.

Een woordje uitleg over het netwerk?

Reynald Lemaire: Het hele project had ook betrekking op het Wan, de huurlijnen, de vaste en mobiele telefonie, de internetverbinding en het Lan. We beschikken nu over een CAT6-netwerk en een backbone van 4 à 10 Gbit/s.

Ip beperkt zich niet langer tot telefonie.

Reynald Lemaire: We hebben ip inderdaad tot het uiterste doorgedreven. Interne televisie verloopt momenteel bijvoorbeeld via een ip-netwerk en niet langer via coaxiale kabels. Zo kunnen journalisten bepaalde tv-zenders op hun computerscherm bekijken. Door een koptelefoon te gebruiken vermijd je dat collega’s gestoord worden, zeker op een opnameset.

Open source is een van uw stokpaardjes.

Reynald Lemaire: Het klopt dat we voornamelijk opensource-producten gebruiken. Voor de telefonie, de ticketing (OTRS), de follow-up van bugs (Jira), het toezicht op onze ip-infrastructuur (GroundWork). We hebben ook OpenOffice geïnstalleerd op alle pc’s van gebruikers die Microsoft Office niet nodig hebben, enz. Het belangrijkste is niet zozeer de aankoopprijs maar wel de total cost of ownership, die de licenties omvat, het onderhoud van de hardware en de software, en de personeelskosten voor het onderhoud.

Er werd ook een nieuw redactie-uitgeefsysteem ingevoerd.

Reynald Lemaire: IPM heeft gekozen voor de Méthode-oplossing van de Italiaanse uitgever EidosMedia, die bijvoorbeeld ook door Libération in Frankrijk wordt gebruikt. Een oplossing die onder Linux draait en volledig XML-gebaseerd is. Met de invoering van Méthode werd ook de werkstroom van het redactieteam geoptimaliseerd. Zo kan een nieuwe lay-out nu drie tot vier keer sneller gebeuren. Ook de verwerking van foto’s is nu grotendeels geautomatiseerd. Daarnaast werd een Nas van NetApp geïnstalleerd, waardoor we over een San beschikken die meer stabiliteit, gebruiksgemak en dus een lagere TCO biedt.

Wat worden straks de prioriteiten voor it?

Reynald Lemaire: Nu onze infrastructuur grotendeels gestandaardiseerd en gevirtualiseerd is, moeten we de werkwijze van de it verbeteren om te streven naar meer efficiëntie, betrouwbaarheid en proactiviteit. Dat vergt eerst en vooral een verbetering van het beheer van de vragen, met een ticketing-tool voor de helpdesk en de systeemingenieurs. We gaan ook de documentatie van de infrastructuur en de processen verbeteren met een wiki, een eenvoudige samenwerkingstool. Wat de projecten betreft, moeten we de kennis van projectbeheer en het gebruik van structurerende tools zoals JIRA, wiki, enz. verbeteren.

Vervolgens moeten we nauwer en beter samenwerken met de business. Er moeten key users komen die de tools beheersen, de aanvragen centraliseren en prioriteiten vastleggen. Voor de belangrijkste aanvragen zullen we over meer expertise op het vlak van businessanalyse moeten beschikken om duidelijk de behoeften van het vakgebied te definiëren en de knelpunten te begrijpen, zowel die van de bedrijfsactiviteiten als van de it als dusdanig. IPM moet zijn klantendatabases ook beter integreren, uitbreiden en benutten door systemen voor rapportering en business intelligence in te voeren.

Wat is de rol van het it-departement?

Reynald Lemaire: Het it-team telt zo’n vijftien medewerkers, waarvan vijf webontwikkelaars. It moet niet zomaar een betrouwbaar, ondersteunend departement zijn, maar een strategische partner voor de business zodat die kan innoveren en beter kan werken, en die een transversaal zicht biedt op het bedrijf. Onze middelen moeten dus worden ingezet voor de kernactiviteiten van IPM, de bedrijfsprocessen en de technologieën die daarvoor nodig zijn, en focussen op eerste- en tweedelijnssupport en een nauwgezet projectbeheer.

Doet u dan voor de rest een beroep op uitbesteding?

Reynald Lemaire: Security en het databasebeheer hebben we uitbesteed. SAP wordt beheerd door een bedrijf in samenwerking met Corelio. Bovendien doen we een beroep op consultants voor specifieke expertise in het kader van een co-sourcing. Op dat niveau richten we ons liever tot kleine bedrijven, met partnerships op lange termijn, in plaats van tot grote integratoren. Heel belangrijk is ook dat sinds vier jaar een groot deel van de ontwikkelingen en de analyse en het beheer van onze webprojecten is uitbesteed aan het nearshorebedrijf Anaïs, dat in Roemenië werkt.

Rapporteert u rechtstreeks aan de ceo, en moet de cio een technicus zijn?

Reynald Lemaire: De it heeft het voordeel dat ze een transversaal zicht biedt op de business. Het is voor mij essentieel dat de cio rechtstreeks aan de ceo rapporteert.

De cio moet voor alles ook een goede businessmanager zijn, die in staat is om strategische aspecten in te zien en prioriteiten te bepalen. In staat zijn analyses te maken, dingen te structureren, prioriteiten te bepalen en business en IT op elkaar af te stemmen, zijn essentieel. It is immers alomtegenwoordig in een bedrijf als IPM. Van de ceo mag ook worden verwacht dat hij de fundamenten van de informatica begrijpt.

Wat vindt u van de marketingboodschappen van de it-leveranciers?

Reynald Lemaire: Die zijn voor mij een bron van inspiratie.

Marc Husquinet