Het was een complete hervorming van de informatica, zowel qua toepassingen als qua infrastructuur, die 10 jaar geleden werd toe-vertrouwd aan Willy Heyns. Met als eindpunt de stopzetting van het mainframe deze zomer. Maar andere projecten kondigen zich al aan.

Toen u tien jaar geleden aan het hoofd van de informatica kwam te staan, was Sabam in volle herstructurering?

WILLY HEYNS: Inderdaad, en ik zag dat als een interessante opportuniteit. De hele firma werd gereorganiseerd, waaronder ook de informatica. Voorheen had ik bij GIB Group gewerkt, maar ik was ook cio van de Persgroep geweest. Al heb ik trouwens een diploma Burgerlijk Ingenieur Chemie. Maar al heel snel ben ik in de informatica gerold.

Toen ik hier begon was er duidelijk te weinig geïnvesteerd in it. Er waren veel legacy systemen, waaronder een mainframe BS2000 van Siemens en Cobol-toepassingen, en het netwerk was niet performant.

Een studie werd toevertrouwd aan Berenschot en daaruit bleek dat het 7 jaar zou duren om de hele infrastructuur te vernieuwen. Uiteindelijk hebben we 10 jaar tijd nodig gehad. Maar in tussentijd werden andere prioritaire projecten tot een goed einde gebracht.

Wat waren de grote stappen van dit gigantische project?

WILLY HEYNS: Er werden verschillende belangrijke keuzes gemaakt. Zo werd Oracle gekozen voor de gegevensbank en ook als ontwikkelingsomgeving. Unix en Solaris werden als platform gekozen. En er werd besloten om alle toepassingen te herschrijven en indien mogelijk verbeteringen aan te brengen, maar zonder de logica van de structuur te wijzigen. Kortom, een re-engineering van de toepassingen, waarvan de specificaties en de documentatie vaak verdwenen waren, met eventuele verbeteringen.

Er werd ook besloten om niet tot een big bang over te gaan, maar tot een geleidelijke herschrijving van de toepassingen. In dit geval met externe partners, en een synchronisatie tussen het oude en het nieuwe platform en progressieve omschakeling van de toepassingen naargelang van hun herontwikkeling. We zijn daarbij in fasen te werk gegaan: eerst crm, daarna de gegevensbanken en tot slot de intern ontwikkelde toepassingen.

Je moet weten dat het interne it-team nu een dertigtal informatici telt, tegenover een twintigtal in het begin van het project, waarvan 1/3de belast is met de infrastructuur en de exploitatie, en 2/3de met de ontwikkelingen. Bovendien kunnen wij rekenen op een tiental externe partners. De omscholing van de informatici met betrekking tot nieuwe technologieën is een belangrijk aandachtspunt geweest in dit project. Des te meer omdat we al onze toepassingen intern hadden ontwikkeld, behalve de boekhoudkundige toepassing Exact. Die is bewaard gebleven, gezien de specificiteit en de extreme complexiteit van onze business.

En recenter?

WILLY HEYNS: We hebben de toepassingen verder herschreven, met als doelstelling het mainframe deze zomer stop te zetten, aangezien de initiële planning gerespecteerd moet worden.

Dat gezegd zijnde evolueren we steeds meer in de richting van webbased applicaties (Java). Want doelstelling is om zowel onze leden als de gebruikers van rechten toegang te verlenen tot onze gegevensbanken. Zo hebben we in januari de website www.déclarationunique.be (eengemaakte aangifte) gelanceerd, waarmee de ondernemingen maar één enkele aangifte hoeven in te vullen en slechts één factuur ontvangen voor de muziek die ze gebruiken. Tegen juni zullen onze leden toegang kunnen hebben tot hun financiële gegevens met behulp van hun elektronische identiteitskaart. Een andere online toepassing is de module e-licensing waarmee het gebruik van muziek waarop rechten berusten, online kan worden aangegeven, met name voor de dj’s. De evolutie is duidelijk een vermindering van de administratie en een vereenvoudiging van de administratieve procedures, wat uiteraard intern een aanpassing van de workflows in functie van deze nieuwe toegangswijzen impliceert. Nog steeds in het kader van de nieuwe technologieën is Sabam in het begin van het jaar gestart met WebTV via een partnership met Moodio.TV. Doelstelling is om promotievideo’s van de artiesten van Sabam aan te bieden.

Daarnaast wordt ons computerpark stelselmatig vervangen door light clients van Citrix, ofwel zowat 250 machines. Met besparingen op het vlak van support, upgrades en uiteraard aankoopprijs van de toestellen in het vooruitzicht. Voor de burotica beschikken we over Microsoft-infrastructuur met klassieke Intel-servers, gevirtualiseerd met VMware.

Wat zijn de prioriteiten voor dit jaar en de nabije toekomst?

WILLY HEYNS: Het spreekt voor zich dat het eerste semester in het teken staat van de migratie van de laatste applicaties van het mainframe naar de Siemens-servers onder Unix/Solaris. We gaan binnenkort met name een toepassing in productie brengen waarvan de herontwikkeling offshore in India gerealiseerd is. Want het was voor ons onmogelijk om intern een team van 10 personen gedurende 2 jaar te mobiliseren. Zo moesten we ook een beroep doen op SkillTeam voor de e-licensing toepassing en op RealDolmen voor de unieke aangiftetoepassing, gezien het dringende karakter en de beschikbaarheid van de interne resources. Dat gezegd zijnde, bevinden we ons duidelijk aan het einde van het traject.

Bovendien zijn de it-budgetten de afgelopen jaren blijven stijgen, en meer in het bijzonder de laatste 3 jaar. Maar na een piek in 2010 zou het budget moeten stabiliseren, en vanaf volgend jaar geleidelijk moeten dalen. Maar deze daling zou geen opofferingen mogen impliceren, aangezien we besparingen gerealiseerd zullen hebben, onder meer met de omschakeling van het mainframe en de pc’s. Ook de virtualisering kan besparingen opleveren. Om nog te zwijgen van de afbouw van het externe personeelsbestand dat niet meer nodig zal zijn.

En op termijn?

WILLY HEYNS: Het is mogelijk dat we bekijken om onze toepassingen te vervangen door een soort erp, die aan onze behoeften beantwoordt. Aangezien onze eisen zeer specifiek zijn. Onze zustermaatschappij in Nederland heeft weliswaar die keuze gemaakt, maar heeft ook beslist om haar informatica volledig, of toch bijna, uit te besteden. Wij gebruiken al softwareprogramma’s, onder meer voor de boekhouding. De keuze voor Oracle als ontwikkelingsomgeving zou herbekeken kunnen worden. We zouden kunnen overwegen om over te gaan op Oracle ADF of Java bijvoorbeeld. Een andere grote evolutie betreft de intensivering van de internettoegangen en dus de implementatie van e-Sabam. Ik voeg eraan toe dat we voor de basistechnologie liever opteren voor een marktleider en het aantal leveranciers beperken.

Een ander groot onderzoeksdomein is dat van business intelligence en het gebruik van de gegevens, zowel intern als extern. Want de voornaamste asset van Sabam, naast zijn personeel uiteraard, zijn haar gegevens en dus haar informatica. Maar twee grote evoluties gaan het landschap op langere termijn grondig veranderen. Enerzijds moeten we ons voorbereiden op de openstelling van de Europese markt en de concurrentie tussen de beheersvennootschappen. De Europese richtlijnen moeten worden geïmplementeerd en een nieuw business model zal uitgevonden moeten worden. Want een buitenlandse firma zal zich in ons land kunnen vestigen, en omgekeerd. Dat gezegd zijnde heb ik er alle vertrouwen in, want 5 jaar geleden hebben we tegenover Groot-Brittannië een Europees contract rond cd’s binnengehaald dankzij de efficiëntie van onze informatica. Een andere grote tendens is de omschakeling van de support media naar digitalisering, met de mogelijkheid om gelijk waar een site te creëren voor de verspreiding van muziek of video’s. Wat vragen oproept in verband met de inning van de rechten en hun verdeling.

Ik voeg eraan toe dat wij verder meer gaan samenwerken met vergelijkbare organisaties in andere landen en dat we meer gegevens gaan uitwisselen, wat uiteraard een impact zal hebben op de informatica.

Is uw rol als cio geëvolueerd?

WILLY HEYNS: Sinds mijn benoeming tot cio bij Sabam, heb ik ook deel uitgemaakt van het directiecomité. In mijn ogen is het belangrijk om dicht bij het beslissingscentrum te staan, want dat maakt het mogelijk om it en de business beter op elkaar af te stemmen. Dat gezegd zijnde is mijn rol geëvolueerd, in de zin van minder technisch en meer op de business gericht. Verder hebben we meteen de itil en cobit-methodologieën geïntroduceerd, wat destijds vernieuwend was. Maar ik ben geleidelijk aan weggeschoven van de technologische aspecten, waarvoor ik de verantwoordelijkheid heb toevertrouwd aan 2 managers, de ene voor de ontwikkelingen, de andere voor de exploitatie.

Tegelijkertijd werden mij andere verantwoordelijkheden op het vlak van de business toevertrouwd, want ik ben nu ook als coo belast met het beheer van de operaties van Sabam. Toch een bewijs dat mijn werk gewaardeerd wordt.

Marc Husquinet