De Olympische (en Paralympische) Spelen van 2012 die volgende zomer in Londen georganiseerd worden, vormen het grootste lopende telecommunicatieproject ter wereld. Een project geleid door BT, in samenwerking met het it-team van de Spelen, onder leiding van Gerry Pennell.

De Olympische en Paralympische Spelen van 2012 die plaatsvinden in Londen van 27 juli tot 12 augustus 2012 en van 29 augustus tot 9 september, zijn een wereldevenement waarvan de cijfers je doen duizelen. Maar liefst 4 miljard tv-kijkers, meer dan 9 miljoen verkochte tickets, zowat 180.000 per dag komen naar het Olympisch park om 26 verschillende sporten op 34 sites te volgen. Meer dan 10.500 Olympische atleten en 4.500 paralympische atleten zullen zich herinneren dat “meedoen belangrijker is dan winnen”. Tot slot zullen meer dan 20.000 vertegenwoordigers van de pers en de media verslag uitbrengen van het evenement.

IT alom aanwezig

Op informaticavlak zijn de cijfers even indrukwekkend, zeker omdat de infrastructuur uiteindelijk maar voor een goeie twintig dagen wordt geïnstalleerd. 900 servers, zowat 1.000 netwerk- en veiligheidsuitrustingen en meer dan 9.500 computers zullen worden aangewend. Bovendien zal een vijftigtal applicaties ondersteuning bieden aan de organisators en vrijwilligers, aan de pers, de kijkers en het tv-publiek. Zonder de meer klassieke applicaties te vergeten voor de bureautica, de facturatie, enz.

De hele it-infrastructuur, zowel de uitrusting als de applicaties, worden geleverd door een rist sponsors, waaronder vooral BT voor de netwerken, Acer voor de servers en pc’s, Samsung voor de mobiele uitrusting, Omega voor de tijdmeting, Cisco voor bepaalde netwerkmodules, AtoS voor verschillende applicaties en de integratietests en het TOC (technology operations center, het zenuwcentrum van de it-platformen), Airway voor het trunked network, en Visa.

Deze leveranciers zenden al enkele maanden zowat 300 voltijdse werknemers uit, waar nog eens 2.500 technologische vrijwilligers van de verschillende partners bij komen. Dit personeel vult het interne informaticateam van het LOCOG aan (London Organising Committee of the Olympic Games) onder leiding van Gerry Pennell, dat momenteel ongeveer 300 informatici telt, en wanneer de Spelen beginnen, zullen dat er zelfs 350 zijn. Bovendien verduidelijkt Pennell dat een honderdtal ontwikkelaars over de hele wereld bezig zijn met het herschrijven of aanpassen van de verschillende applicaties.

Integratie

“Het gaat vooral om een enorm groot integratieproject”, vat de cio samen. Er moeten immers verschillende applicaties gerecupereerd en aangepast worden die reeds gebruikt werden bij de spelen van Peking, meer bepaald voor de meting, het verzamelen en de samenvoeging van de resultaten van de wedstrijden, maar ook de opstelling van statistieken, de levering van informatie en grafieken voor de pers en het publiek via het Commentator Information System. “De resultaten zijn het meest kritieke element”, zei Pennell nog; die een central repository system ontwikkelde dat gevoed wordt door maar liefst 56 verschillende databases. Applicatie-integratie, dus integratie van platformen, maar ook integratie van teams afkomstig uit verschillende horizonten voor een vrij beperkte periode.

En wie integratie zegt, zegt ook testing. “De testing is van cruciaal belang. We hebben ongeveer 200.000 testuren gepland met 2 grote rehearsals, de eerste in maart 2012 en de tweede in mei 2012″, zei hij nog. De tests worden grotendeels toevertrouwd aan AtoS, dat het integratielab leidt dat niet alleen de uitrustingen controleert, maar ook de applicaties en de aansluittechniek (zie kadertekst). Toen we half oktober een bezoek brachten aan het lab, werkten er 200 mensen. “De tests worden van a tot z gedaan voor elke sport en we nemen er geleidelijk aan de applicaties in op”, gaat de cio verder.

Maar deze Spelen van 2012 worden ook de spelen van de netwerken, een taak die werd toevertrouwd aan BT (zie ook kadertekst). Want we moeten 30 % meer resultaatgegevens verwerken dan in Peking, en er worden veel meer mobiele toestellen gebruikt, zoals smartphones en tablets, waaronder de iPad.

Grote uitdagingen

Om zijn werk goed te doen, werd Gerry Pennell in augustus 2008 benoemd tot cio. En hij kan bogen op een flinke dosis ervaring. Hij werkte bij verschillende software-uitgevers, een grote bank en bij PriceWaterhouseCoopers als programmaverantwoordelijke, voordat hij directeur technologie werd voor de Spelen van de Commonwealth in 2002. Daarna ging hij als cio aan de slag bij een financiële samenwerkingsvennootschap en stond hij in voor moderniserings- en wijzigingsprojecten.

Wat is het grote verschil ten opzichte van zijn voorgaande functies? “We staan voor drie grote uitdagingen”, luidt de analyse van de cio. “Eerst is er de integratie van de systemen en de geleidelijk aan toenemende werklast tot de datum van de Spelen. Vervolgens is er de ontplooiing van de uitrusting op de sites. Er zijn maar liefst 34 sites voor de Olympische Spelen, wat een strikte logistiek en planning vereist. Temeer omdat deze it-uitrusting grotendeels tijdelijk geïnstalleerd wordt. Ten derde is het verwachte serviceniveau zeer hoog, zodat de operationele ondersteuning uitstekend moet zijn. De ingevoerde sla’s zetten de klassieke ondernemingen aan tot dromen. Want het ergste wat er kan gebeuren, is dat we de resultaten niet kunnen verspreiden. ” Weliswaar zijn weinig systemen transactioneel, maar de verzameling en verspreiding van de resultaten is van prioritair belang. Tot slot legt Pennell de nadruk op het aspect testing, maar “voor de kern van de it doen we enkel een beroep op beproefde en dus robuuste technologie.”

Lessen

De investering (en het personeel) die worden ingevoerd zijn berekend op maat van het evenement. De organisators willen geen precieze cijfers geven, maar we weten dat 25 % van het hele budget van de Spelen, goed voor 2 miljard Britse pond, naar technologie gaat. Dit cijfer strookt ongetwijfeld niet helemaal met de realiteit, want er bestaan sponsoringcontracten en tijdelijke uitzendcontracten voor informaticapersoneel.

Als we hem vragen welk advies hij aan cio’s in ondernemingen kan geven dankzij de ervaring die hij opdeed met de Spelen, ziet Gerry Pennell drie pistes. “De relaties met de leveranciers zijn hier bijzonder want het gaat zowel om sponsors, als AtoS, en dienstverleners die we zelf gekozen hebben, net zoals voor BT. Het is belangrijk om te werken in een grote collegialiteit zodat het resultaat vanaf de eerste keer goed is. Vervolgens ligt de focus op het tijdsbeheer: het tijdstip van de Spelen ligt vast, dus uitstel is onmogelijk. Tot slot moet er voorrang verleend worden aan testing: testen en hertesten is onze leuze, zowel in het laboratorium, als op de site en voor de werking van a tot z.”

Het spreekt ten slotte voor zich dat veiligheid een grote prioriteit vormt (op de Spelen van 2008 werden er maar liefst 14 miljoen veiligheidsafwijkingen per dag vastgesteld), vooral gezien de opkomst van draadloze uitrusting. Maar “de platformen werden van meet af aan ontworpen met het oog op veiligheid”, stelt Gerry Pennell zich gerust. Zijn missie vat hij dan ook als volgt samen: “De planning en de processen zijn belangrijker dan technologie, dat zijn de lessen die we geleerd hebben van Peking.” “We gebruiken een content delivery network om de data door te geven, zodat er minder risico’s op ‘denial of service attacks’ zijn omdat onze front-end in grote mate verspreid is.”

Marc Husquinet

” De relaties met de leveranciers zijn erg bijzonder. Soms het gaat om sponsors zoals AtoS. Maar sommige dienstenleveranciers werden wel door ons gekozen, zoals bijvoorbeeld BT.”