De afdeling Maritieme Toegang van de Vlaamse Overheid heeft SharePoint en ProjectServer uitgerold in het kader van een moderniseringsoperatie. “We hebben geen nieuwe wagen ontworpen, maar kozen de auto die tegemoet kwam aan onze verwachtingen.”

De afdeling Maritieme Toegang beheert de vaarwegen naar onze Vlaamse zeehavens én het patrimonium er rond. “Vroeger werden de verschillende locaties autonoom aangestuurd en werd er in Antwerpen op een ander manier gewerkt dan in Zeebrugge”, vertelt afdelingshoofd Freddy Aerts, “maar sinds het havendecreet van kracht werd is dat veranderd. Vandaag worden alle vaarwegen en eigendommen vanuit één centraal commandocentrum in Antwerpen bestuurd.”

De verschillende locaties met elkaar laten samenwerken bleek echter geen sinecure. Dat Maritieme Toegang geen tool voor projectbeheer in huis had, noch een programma voor het in de markt zetten van overheidsopdrachten, was daar niet vreemd aan. Het ontbrak de afdeling zelfs aan eenvoudige boekhoudsoftware.

“Binnen de Vlaamse overheid zijn er de voorbije tien jaar wel pakketten voor boekhouding (OraFin) en rond overheidsopdrachten (eDelta) uitgerold”, legt celhoofd ict Youri Meersschaut uit, “maar onze ingenieurs kregen die applicaties gewoonweg niet aangereikt.”

“Wanneer wij een voorstel tot betaling indienden, kon je er van op aan dat er in Brussel verschillende euro’s waren afgeschaafd omdat er met andere afrondingen werd gewerkt”, vult Aerts aan. “Op zo’n manier is het moeilijk werken. Toen de cel Maritieme Toegang werd opgericht was het dus zaak om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen en om alles te uniformiseren.”

ACCURAAT

Redenen genoeg dus om op zoek te gaan naar een platform via hetwelk je de bovengenoemde tools op een eenvoudige manier ter beschikking kan stellen, en waarop je nieuwe apps kan ontwikkelen die het werk van de 70 eindgebruikers bij Maritieme Toegang vergemakkelijken.

De zoektocht leidde naar de software van Microsoft. It-specialist Tobius installeerde Sharepoint 2010 Server en Project Server 2010 in Antwerpen. Sharepoint Server doet nu dienst als centrale information hub waar alle gebruikers correcte informatie kunnen terugvinden, en het platform linkt ook door naar tools als OraFin en eDelta.

“We hebben geen nieuwe auto ontworpen”, oppert het afdelingshoofd, “maar we hebben de wagen gekozen die het beste tegemoet kwam aan onze verwachtingen. Onze mensen moeten nauwer met elkaar kunnen samenwerken, en ze moeten kunnen opvolgen in welke fase een project zich bevindt.”

Voortaan kunnen verantwoordelijken in één oogopslag hoofdprojecten en gerelateerde subprojecten consulteren, en de daaraan gekoppelde meerjarenbegrotingen. Ze krijgen een geconsolideerd overzicht met de stand van zaken, zowel op het vlak van de dossierstroom als financieel.

Maritieme Toegang kon ook een aantal kleine en ‘lokale’ toepassingen elimineren, én het gebruik van Excel aan banden leggen. “Vroeger gebeurde alles in Excel of in andere tools, en waren er altijd verschillende versies van rapporten en documenten in omloop”, knikt Meersschaut. “Nu iedereen hetzelfde systeem gebruikt, is onze informatie accuraat.”

VERSNIPPERING

Niet dat alle problemen van de baan zijn. “In 2006 werd het Ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken opgedeeld in zes verschillende agentschappen”, aldus nog Aerts. “Men heeft toen eigenlijk zes baronieën gecreëerd (o.a. Agentschap Wegen en Verkeer, Vlaamse vervoersmaatschappij De Lijn, Maritieme Toegang,….) die allemaal hun eigen ideeën hebben en die allemaal op hun eigen manier te werk gaan. Dat leidt sowieso tot versnippering.”

“Eigenlijk werken die zes agentschappen allemaal volgens het zelfde stramien”, vervolgt Meersschaut. “Of je nu een bestek maakt voor een kaaimuur, voor een sluis of voor een autostrade: in essentie is dat hetzelfde. Het zou dus geen slechte zaak zijn als ons platform wordt overgenomen door de andere agentschappen. Het overheidsapparaat zou zo veel efficiënter kunnen werken.”

Aerts: “In elk geval lijkt het er op dat wij gaan fuseren met het Agentschap Wegen en Verkeer. Daar ligt alvast een grote kans om onze Sharepoint-implementatie mee over te zetten, zodat we allemaal met dezelfde tools aan de slag kunnen gaan. Nu is het afwachten in hoeverre onze nieuwe minister Ben Weyts echt voor een beter bestuurlijk beleid wil gaan (lacht).”

Frederik Tibau