Jean-Luc Massin trad in ’78 in dienst bij Prayon en werkte er op verschillende diensten, voordat hij op 1 januari ’98 hoofd werd van de informatica. De eerste projecten waar hij mee te maken kreeg, waren de Euro en het Jaar 2000, nadien werden de huisapplicaties in Cobol gemigreerd naar SAP. En de projecten bleven elkaar opvolgen.

U nam de leiding over de informatica-afdeling van Prayon over op een keerpunt en u zat er al meteen middenin, ook al kende u het huis zeer goed. Hoe kwam dat?

JEAN-LUC MASSIN: Ik wil eerst zeggen dat ik burgerlijk ingenieur van opleiding ben en dat ik in ’78 aan de slag ging bij Prayon. Ik heb verschillende afdelingen doorlopen, zoals productie, economische berekening en beheercontrole. Op 1 januari ’98 nam ik dan de leiding over van de informatica-afdeling. In die tijd waren de euro en het jaar 2000 prioritaire projecten, aangezien Prayon “huis”-applicaties gebruikte in COBOL op IBM-mainframes. Persoonlijk wilde ik migreren naar packages, maar er werd besloten om onze applicaties eerst te laten evolueren, zodat ze eerst deze 2 uitdagingen konden aanpakken, namelijk de euro, wat in ’99 een feit was, en het jaar 2000.

Nog in 2000 werd ervoor gekozen om over te stappen naar een commercieel softwarepakket, namelijk SAP, dat op 1 januari 2001 in dienst moest worden genomen in het kader van een big bang. SAP R/3 werd ontplooid om al onze applicaties te vervangen in verband met aankoop- en voorraadbeheer, financiën en beheercontrole, human resources, onderhoud, kwaliteit, enz.

Naast dit implementatieproject van SAP moest de IBM-mainframe plaats maken voor Unix, meer bepaald Sun-servers onder Solaris.

Voor de parametrering van SAP hebben we een groot team gevormd door een beroep te doen op PWC, samen met onze deskundigen uit de verschillende vakgebieden. Prioriteit was om zoveel mogelijk binnen de normen te blijven, ook al wilde de interne cultuur meer voorrang verlenen aan “home made”.

In de loop van 2001 installeerde Prayon, dat een bedrijf in de Verenigde Staten had overgenomen, ook een Amerikaanse SAP-instantie, die werd uitbesteed en gehost bij een externe dienstverlener in de Verenigde Staten.

Het waren dus drie zeer drukke jaren. Maar zijn er ook andere projecten uit voortgevloeid?

JEAN-LUC MASSIN: In één moeite door hebben we Business Information Warehouse (BW) ingevoerd voor business intelligence. Een project dat operationeel werd op 1 januari 2002.

In 2004 hebben we ons intranet en onze website uitgewerkt, ook met behulp van SAP-technologie met SAP Portal, net zoals we voip hebben geïmplementeerd. In datzelfde jaar 2004 hebben we ons datacenter vernieuwd, zoals wij meestal om de vier jaar doen. We hebben toen van de gelegenheid gebruik gemaakt om de SAP-instantie van onze Amerikaanse dochteronderneming binnen onze eigen muren te brengen. Voortaan hebben we dus een instantie voor onze Europese fabrieken van Engis (in de buurt van Luik), Puurs (in de buurt van Antwerpen) en Roches de Condrieu (Frankrijk) en een instantie voor de Amerikaanse fabriek.

Ook op het vlak van het datacenter zijn we in 2008 overgeschakeld van Sun Solaris naar IBM AIX.

En meer recent?

JEAN-LUC MASSIN: Begin 2009 zijn we overgestapt naar Microsoft en het Lotus Notes-platform, terwijl we vroeger steeds gebruik maakten van Novell en Groupwise, waar we trouwens zeer tevreden over waren op technisch vlak. Maar we wilden verder gaan op het vlak van samenwerkingstools. Dit project loopt trouwens nog altijd, want het werd uitgesteld vanwege andere prioriteiten. We willen immers een echt samenwerkingsplatform invoeren dat zowel projectmanagement als documentmanagement omvat.

In 2011 hebben we een blueprint ingevoerd voor een crm-oplossing en onze commerciële afdeling koos uiteindelijk voor SAP, wat een volledig geïntegreerde applicatie mogelijk maakt voor het beheer van de relaties met klanten. Met deze crm is de verkoopsvoorspelling nauwkeuriger en is ze beter geïntegreerd met de planning van onze producties en voorraden op basis van afdoende elementen. Want ik vind dat het de taak is van de vakgebieden om de informatica te leiden in deze projecten.

Welke projecten staan er dit jaar op de agenda?

JEAN-LUC MASSIN: Zoals gepland voor het datacenter migreren we opnieuw onze platformen, die dus dateren van 2008. Onze datacenters van Engis en Puurs zijn nu volledig gecentraliseerd en gevirtualiseerd met VMware, maar we wilden de disaster recovery verbeteren voor alle productieservers. Onze keuze viel op SuSe Linux op IBM-systemen. In de loop van maart zouden we de machines ontvangen, voor een migratie en redundantietest in het 2de kwartaal. Dit project werd verwezenlijkt met Fit IT, partner van IBM, die eerder al meewerkte aan het vorige datacenter.

Wij willen ook verder gaan op het vlak van business intelligence om de reporting en de berekening van de kpi’s te verbeteren, wat van essentieel belang is om onze activiteiten in real time te kunnen sturen.

Bovendien zijn we van plan om dit jaar onze bureautica te migreren naar Office 2010. Ons park van ongeveer 600 machines werd geleidelijk aan vernieuwd over een periode van 4 jaar en onze nieuwe computers draaien al op Windows 7. De laptops zijn nu goed voor ongeveer 30 % van het park, een percentage dat geneigd is om nog toe te nemen. De pc-tablets staan bij ons nog in de kinderschoenen, hoewel mobiliteit natuurlijk een technologie is die we van nabij volgen, uiteraard rekening houdend met de veiligheidsaspecten.

Andere geplande projecten zijn videoconferencing via het web, terwijl de sociale netwerken een bron van voortdurende reflectie vormen, evenals het begrip ‘Bring Your Own Device’ (BYOD).

We hebben wel gekozen voor SuSe, maar open source-technologieën worden weinig gebruikt bij ons.

Hoe ziet de structuur van de informatica-afdeling eruit?

JEAN-LUC MASSIN: Eerst moet u weten dat de it-afdeling niet verantwoordelijk is voor de industriële informatica, maar er bestaan wel interfaces om de gegevens van de industriële automaten door te sturen naar de informatiesystemen met het oog op reporting.

De it-afdeling telt 14 werknemers, plus 1,5 extern voltijds equivalent. Globaal genomen staan 5 mensen in voor de exploitatie en de rest voor de ontwikkelingen, ondersteuning, enz. We doen trouwens een beroep op externe consultants voor specifieke verzoeken.

Op het vlak van SAP hebben we bovendien het concept van key users ingevoerd, die de vragen van gebruikers kunnen doorzenden en de vragen tot aanpassing, enz. naar boven kunnen doorgeven.

Staat outsourcing op de agenda?

JEAN-LUC MASSIN:We werken nu al met externe partners, bijvoorbeeld voor de netwerken, waar we een beroep doen op Verizon en Syntigo. Ook het beheer van onze website wordt uitbesteed en valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie. Maar sinds 2004 ongeveer wordt er wel aan outsourcing gedacht telkens wanneer er een beslissing moet worden genomen. Dit was bijvoorbeeld het geval bij de migratie van onze datacenters, maar uiteindelijk hebben we er de voorkeur aan gegeven om de controle binnen onze eigen muren te houden, aangezien we beschikten over een infrastructuur met een omvang die ons team zelf kan beheersen. Ook in dit geval werd cloud overwogen, maar we hebben er nu niet voor gekozen.

Cloud wordt echter al een beetje gebruikt bij Prayon, bijvoorbeeld voor het beheer van de onkostennota’s. Zo zouden we cloud ook kunnen overwegen voor documentmanagement, zodat we de informatie ter beschikking zouden kunnen stellen via mobiele tools die toegankelijk zijn vanuit onze dochterondernemingen of voor onze agenten. Ik ben ervan overtuigd dat cloud steeds meer aan concurrentiekracht zal winnen, maar een bedrijf als Prayon speelt hier liever geen voortrekkersrol in. Informatica moet immers vooral proberen te beantwoorden aan de behoeften van het vak. Blijft dat er geen enkele a priori is op het vlak van cloud.

Hoe evolueren uw budgetten?

JEAN-LUC MASSIN: Onze it-budgetten zijn aanzienlijk gestegen in de vroege jaren 2000, vanwege de projecten waar ik het over had. En we zijn erin geslaagd om deze budgetten op een aanvaardbaar niveau te houden. We zitten op ongeveer 0,5 % van de omzet, met een lichte stijging de laatste tijd.

Ik wil hieraan toevoegen dat we streven naar een vertrouwensrelatie op lange termijn met onze it-leveranciers, ook al stellen we hoge eisen.

Wat is de rol van de informatica binnen de groep Prayon?

JEAN-LUC MASSIN: De informatica hangt af van de financiële directie en ze heeft niet de taak om bepaalde projecten erdoor te drukken, maar wel om de business bij te staan om mee de prioriteiten vast te stellen, de mogelijkheden te analyseren en ze vervolgens te implementeren. It zorgt ook voor technologisch toezicht.

Marc Husquinet