De war for talent is terug van nooit weggeweest. En dus doen bedrijven er alles aan om medewerkers aan te trekken en aan boord te houden. Een aantrekkelijke werkomgeving is daarbij een eerste vereiste. Meer dan ooit heeft de werkplek ook een digitale component.
Het nieuwe werken is intussen niet zo nieuw meer, zou u denken. En toch. Tot voor enkele jaren sloeg de term in de eerste plaats op de mogelijkheid om ook van op afstand te werken, thuis, bij een klant of onderweg. Het digitale aspect van die aanpak hield doorgaans niet veel meer in dan de toegang van op afstand tot documenten en applicaties. Unified communications – met toepassingen als presence en videoconferencing – moest de samenwerking met collega’s ondersteunen. Bij het nieuwe werken hoorde onvermijdelijk de opmerking dat er een nieuw soort leiderschap voor nodig was, gebaseerd op vertrouwen in plaats van op controle.
Of dat het nieuwe werken is waar bedrijven ook vandaag nog nieuwe medewerkers mee verleiden, valt te betwijfelen. Thuiswerk blijft gangbaar, al vangen we meer en meer berichten op van ondernemingen die hun medewerkers net stimuleren om weer meer tijd op kantoor door te brengen. Betrokkenheid en engagement, weet u wel. De actuele invulling van het nieuwe werken vinden we vandaag vooral bij een aantal recente nieuwbouwprojecten: het hoofdkwartier van Barco in Kortrijk, bijvoorbeeld, het nieuwe kantoor van AXA in Brussel of de nieuwe vestiging van Deloitte op Brussels Airport. Het zijn stuk voor stuk voorbeelden van hoe bedrijven de werkplek zo adequaat mogelijk afstemmen op de actuele behoeften van hun medewerkers. Technologie speelt er een rol die zich niet langer beperkt tot communicatie en samenwerking.
De digitalisering van het cafetariaplan biedt de medewerkers nog meer flexibiliteit.” Nelly Sekirin, Employee Care & Legal manager bij Business & Decision
Minder vierkante meters
Mobiliteit blijft een belangrijk aspect in de relatie met de werkgever. Medewerkers zijn ook thuis aan de slag, op locatie bij klanten of in een satellietkantoor. Het nieuwe kantoor van AXA, bijvoorbeeld, gaat daarom uit van een ratio van 0,6. Voor tien medewerkers zijn er zes werkplekken voorzien. Microsoft gaat nog een stap verder. Het nieuwe Belgische hoofdkwartier van het bedrijf op Brussels Airport telt amper 123 werkplekken voor 400 medewerkers. “Er is een gemiddelde bezetting van tachtig procent”, zegt Valérie Pierre, COO bij Microsoft Belux. “Onze mensen werken gemiddeld een derde van hun tijd op kantoor, een derde bij klanten en een derde thuis.” Opvallend is dat Microsoft kiest voor een heel open aanpak. Twee van de drie verdiepingen zijn gericht op partners, die er onder meer training volgen, maar er even goed ook zelf klanten kunnen ontvangen.
De nieuwe kantoren zijn ingericht volgens het principe van activity-based working. Naast landschapskantoren zijn er ook vergaderzalen, ruimtes om te telefoneren en plekken waar u in stilte kan werken. Hier speelt de digitale transformatie zich voor een stuk achter de schermen af. In de plafonds van de ruimtes en bij de werkstations zijn sensoren ingebouwd. Ze capteren data die de brandstof vormen voor apps. Die moeten leven en werk op kantoor aangenamer maken. Zo gebruiken de medewerkers van Microsoft een app om te zien waar er een werkplek, een kleine vergaderzaal of een parkeerplaats vrij is. “De data over het gebruik van de vergaderzalen laten ons ook toe over enkele maanden een evaluatie te maken”, zegt Valérie Pierre. “We zullen snel zien welke ruimtes meer of minder in trek zijn, afhankelijk van hun capaciteit, inrichting, meubilair, enzovoort. Op die manier zullen we de indeling van onze kantoorruimte verder optimaliseren.” Tegelijk registreren de sensoren data over temperatuur, licht, CO2 en geluid. Met die informatie kan de afdeling facility management onder meer de verwarming en verluchting beter afstemmen op de behoeften van de medewerkers.
Dat Microsoft kiest voor een open cultuur, ondersteund met digitale tools, is natuurlijk geen toeval. Onderzoek van het World Economic Forum wees uit dat ruim vier op tien millennials ontevreden zijn over de cultuur en de tools van hun werkgevers – en dat ze om die reden het bedrijf mogelijk binnen de twee jaar verlaten. “De druk op HR is enorm”, zegt Victor-Jan Leurs, general manager Digital Workspace EMEA bij IT-dienstverlener Insight. “De afdeling moet nieuwe medewerkers aantrekken, maar tegelijk ook sterk inzetten op retentie.” Volgens Insight vormt de bedrijfscultuur daarbij de sleutel tot succes. “Het is die cultuur die net de driver vormt voor de digitale transformatie van de werkplek.”
De bedrijfscultuur vormt de driver voor de digitale transformatie van de werkplek.” Victor-Jan Leurs, general manager Digital Workspace EMEA bij Insight
De Insight Digital Workspace (IDW) moet daar een antwoord op bieden. De tool – gebouwd op Microsoft Office 365 – biedt de gebruiker enkel relevante informatie. “Een medewerker van een bedrijf ontvangt per dag gemiddeld 120 e-mails”, zegt Benoit Vanhove, Solution Sales manager bij Insight. “Daar is hij dertien uur per week mee in de weer.” IDW roept onder meer die evolutie een halt toe. Artificiële intelligentie zorgt op de achtergrond voor een zelflerende tool. “De oplossing leert wie je bent en wat relevant voor je is”, verduidelijkt Benoit Vanhove. “Het is een dashboard waar alles samenkomt. Zo heb je als medewerker alles bij de hand in één tool, in plaats van in zes, zeven of meer verschillende.” Een Nederlandse zorginstelling die IDW gebruikt, claimt dat de medewerkers er per dag 30 tot 45 minuten tijd mee winnen.
Minder telefoon, meer samenwerking
De evolutie in de vraag naar tools ziet ook Inia, de unified communications-poot van Xylos. De vraag naar klassieke telefonie neemt af, ten voordele van collaboration apps. Tekenend voor die evolutie is het feit dat Inia als merknaam verdwijnt. De diensten krijgen onderdak bij de afdeling Advanced Workplace van Xylos. “E-mail zal niet verdwijnen zoals sommige doemdenkers al jaren zeggen”, aldus Dieter Vandenberghe, de man die Inia mee oprichtte. “We werken vandaag wel helemaal anders dan vijf jaar geleden. Video, chat en andere software maken de werkplek multimediaal. En dat heeft ook gevolgen aan leverancierszijde.” Software eats the world, ook op de werkplek. Zo schuift Getronics onder meer blockchain en IoT naar voren als kernelementen voor de gebruikerservaring van kantoormedewerkers. Een intelligente orkestratielaag moet daarbij orde brengen in het ecosysteem.
Digitalisering is uiteraard ook te vinden in de bredere omkadering van de werkplek. “We zijn zelf actief in de markt van de digitalisering”, zegt Steven op ‘t Roodt, HR director bij Business & Decision, “en zien hoe de war for talent daar woedt. Daarom investeren we ook continu in de werkomstandigheden van onze eigen medewerkers.” Het bezorgde Business & Decision het certificaat van Top Employer. Het bedrijf levert onder meer inspanningen door langs digitale weg de mogelijkheden van zijn cafetariaplan toe te lichten. Ook bij dat aspect van de werkplek is er duidelijk een digitale transformatie aan de gang.
Digitaal cafetariaplan
Concreet maakt Business & Decision voor het cafetariaplan BeeFlex gebruik van het platform van HR-dienstverlener Attentia. “Door de technische complexiteit van een cafetariaplan kun je niet om digitalisering heen”, zegt Emmanuel Steels, Finance & IT director bij Business & Decision. Tekst en uitleg over het cafetariaplan is beschikbaar via The Hive, het interne samenwerkingsplatform van Business & Decision. Naast een loon en een pakket extra verloning (zoals wagen, telecombudget, laptop, groepsverzekering en hospitalisatieverzekering) krijgen de medewerkers de mogelijkheid om hun variabele verloning volgens hun eigen voorkeur in te delen via het BeeFlex-programma. Twee keer per jaar kunnen ze bepaalde elementen uit het vaste verloningspakket omruilen voor één of meer van de voordelen die BeeFlex aanbiedt.
Met het inzicht dat we uit gecapteerde data halen, kunnen we de indeling van onze kantoorruimte verder optimaliseren.” Valérie Pierre, COO bij Microsoft Belux
“Daar komt vaak vrij complexe legale en fiscale informatie bij kijken”, verduidelijkt Nelly Sekirin, Employee Care & Legal manager bij Business & Decision. “Daarom was het belangrijk om het plan te omkaderen met de juiste informatie.” Business & Decision wilde absoluut vermijden om de diverse oplossingen uit het cafetariaplan toe te lichten via e-mail. Op de intranetsite The Hive kwam een apart luik dat volledig aan BeeFlex is gewijd. Intussen maakt negen op tien medewerkers gebruik van het programma. “Via de tool heeft een medewerker direct zicht op zijn of haar budget – en welk bedrag er beschikbaar is om extra voordelen op te nemen of met andere te schuiven.” Warrants blijken bijzonder populair, naast multimediatoestellen, een pensioenplan en extra kindergeld.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier