Het kantoor Debetencourt maakt gebruik van een flow orchestrator om de opvolging te verzekeren van de talloze dossiers in verband met de invordering van ziekenhuisfacturen.

Het gerechtsdeurwaarderskantoor Debetencourt te Doornik is voornamelijk gespecialiseerd in de inning van ziekenhuisfacturen. Het kleine instrument dat het daarvoor had ontwikkeld in VBA, volstond niet langer om de talloze te behandelen dossiers en geschillen te beheren. Hun aantal bleef gestaag groeien. Gemiddeld gaat het om een bedrag van 95 euro. “Wij hadden geen zicht op de totaliteit van de dossiers of de evolutie ervan”, benadrukt Yves Debetencourt. “Het was onmogelijk om een herinnering samen te voegen met een lopend dossier. We hadden een systeem nodig dat beter is aangepast voor grootschalige inning, met een transversale opvolging, op lange termijn, van elke factuur of elk dossier. Nu werken we nog in een verticale benadering, die dag per dag gesegmenteerd is.” Enkele van de gewenste functies: beheer van de agenda, de opgelegde termijnen, opvolging van de betaaldata, ‘autonome’ evolutie van het dossier dat zelf de verschillende fasen moest kunnen doorlopen. De oplossing op maat werd uitgedokterd door Eonix, een firma die gespecialiseerd is in de inzameling, het beheer en de integratie van gegevensstromen.

Zo weinig mogelijk handelingen

Een striktere opvolging van de dossiers (opeenvolgingen, groepering per individu of familie…) vermijdt een nodeloze opeenstapeling van administratieve kosten, die de situatie van de patiënt alleen nog maar erger kan maken in geval van wanbetaling en de kansen voor het ziekenhuis om de betaling te ontvangen verder verkleint, zo meent Yves Debetencourt. “Door de dossiers te bundelen, beperken we de dagvaardingskosten. Herinneringen en onbetaalde laatste facturen worden opgenomen bij de dagvaarding van het lopende dossier. Onbetaalde facturen die betrekking hebben op andere gezinsleden, maar die door dezelfde persoon moeten worden betaald, worden samengevoegd. Er is dus maar één enkele handeling meer voor alle dossiers. Dankzij een grotere precisie en verhoogde transparantie in de afhandeling kunnen de termijnen beter beheerd worden vooraleer ze op de rol worden geplaatst [de start van een gerechtelijke procedure zeg maar] en is de kans bijgevolg groter dat de debiteur betaalt. Op die manier worden voor hem kosten vermeden die wij zouden moeten maken (griffie, rijksregister…) en hem doorrekenen.” De automatisering van het proces maakt het ook mogelijk om de vertragingen in (manuele) betaling van het dossier te beperken en verjaring te vermijden.

“In het verleden beheerden de ziekenhuizen zelf hun geschillen maar zij zijn slecht gewapend om dat te doen. Na de tweede herinnering riepen ze vaak de hulp in van een deurwaarder of een incassobureau, dat dan geen totaalbeeld had op het dossier. Nu beheert de deurwaarder het dossier vanaf de uitgifte van de factuur tot de betaling die hij ontvangt en doorstort naar het ziekenhuis.”

Het systeem dat werd ontwikkeld door Eonix, stuurt en controleert alle fasen en procedures: verbinding met het rijksregister om de dossiers te groeperen (per gezin of individueel), recuperatie van de uittreksels in Coda-formaat, terugzenden van financiële flows naar de banken, verzending van het dossier naar correspondenten [deurwaarderskantoren die gemachtigd zijn om tussen te komen in andere gerechtelijke arrondissementen, zelfs in het buitenland], ‘live’ toegang tot het dossier voor het ziekenhuis “dat zo kan oordelen over de evolutie ervan”, verzending van de betaalberichten aan de schuldeisers… Het systeem beheert ook, voor de schuldeisers, een analytische situatie van de dossiers (maandelijkse statistieken). De werknemers van het kantoor die belast zijn met de dossiers, krijgen wekelijks statistieken.

Brigitte Doucet