Straks zijn alle repertoria van de hypotheekkantoren digitaal beschikbaar. Numen Europe stond in voor de scanning en indexering van ruim acht miljoen pagina’s.

Een hypotheekkantoor houdt bij wie in het betrokken ambtsgebied een hypotheek afsluit of een onroerend goed verwerft, bijvoorbeeld via de verkoop, de schenking of verdeling van een huis. Een hypotheekkantoor moet informatie kunnen afleveren over een periode van minstens dertig jaar. Tot 2001 bewaarden de 48 hypotheekkantoren van ons land die informatie op papier. De documenten dienen voornamelijk als input bij de opstelling van hypothecaire getuigschriften die de hypotheekkantoren afleveren aan onder meer notarissen, deurwaarders en bankiers. In elk hypotheekkantoor zijn er dagelijks twee- tot driehonderd raadplegingen van die papieren registers.

Daar komt op korte termijn verandering in. De Algemene Administratie van Patrimoniumdocumentatie van de FOD Financiën rondt een project af waarbij ze de registers van voor 2001 liet digitaliseren. Numen Europe voerde de opdracht uit. “De scanning en indexering van de documenten is intussen afgerond”, zegt Johan Espeel, programmamanager bij de FOD Financiën. “We hebben een centrale databank gecreëerd die alle beelden bevat. Op korte termijn kunnen de hypotheekkantoren daar de registers van hun ambtsdomein digitaal inkijken.”

ZONDER ONDERBREKING

Numen Europe scande papieren repertoria die ongeveer 2.500 meter omvatten. Het ging naar schatting om acht miljoen pagina’s in A2-formaat (dubbele A3-pagina’s), verspreid over zowat 45.000 boeken. Numen Europe stuurde daarvoor vier mobiele scanningteams naar de hypotheekkantoren. “Het ging om een complex project op het vlak van planning en logistiek”, zegt Mick Rosseel, projectmanager bij de FOD Financiën. “Ook tijdens de werkzaamheden moesten de registers binnen het half uur beschikbaar blijven voor consultatie op vraag van burgers of professionele klanten van het hypotheekkantoor. Ons project mocht geen enkele invloed hebben op de dienstverlening.” De teams van Numen Europe plaatsten mobiele units – met daarin drie grootformaatscanners – in de onmiddellijke buurt van de hypotheekkantoren, bij voorkeur op de parking.

De machines stonden in voor de automatische scanning – in kleur – van de registers, zonder daarbij de bladen uit de boeken los te maken of te scheuren. Elke dubbele A3-pagina leverde een file op van ongeveer 800 kB in PDF/A-2b, een formaat dat is ontwikkeld met het oog op de archivering van digitale documenten. Aansluitend stond Numen Europe in voor de indexering van de documenten. “Er zijn ongeveer twintig miljoen indexeringen uitgevoerd”, zegt Mick Rosseel. “Alles samen heeft Numen Europe daarbij 360 miljoen karakters doorlopen.” Het gegarandeerde kwaliteitsniveau van de indexering is bijzonder hoog. Er is een marge voorzien van hooguit één fout op twintigduizend.

SNELLERE DIENSTVERLENING

De scanning en indexering van de registers van de hypotheekkantoren had een doorlooptijd van achttien maanden. “De digitale documenten bieden een back-up voor het papier”, zegt Johan Espeel. “Op die manier zijn de registers beschermd tegen onder meer brand en waterschade. Dat is belangrijk, want zonder register is er geen rechtszekerheid. De reconstructie van een verloren of beschadigd register kost bovendien veel tijd en geld.” De digitalisering heeft daarnaast als gevolg dat de hypotheekkantoren de boeken sneller kunnen overdragen aan het Rijksarchief, waardoor ze zelf minder nood hebben aan archiefruimte.

“Het belangrijkste voordeel is uiteraard dat de hypotheekkantoren een snellere service zullen bieden aan de klant”, legt Mick Rosseel uit. “Het zal niet meer nodig zijn registers uit de rekken te halen en te doorbladeren. Via de pc krijgen de medewerkers van het hypotheekkantoor meteen toegang tot de gewenste documenten.” Om die laatste stap te realiseren heeft de FOD Financiën voor de opslag van alle beelden een object store gecreëerd in IBM FileNet P8. De beelden krijgen onderdak in het datacenter van de FOD Financiën. Momenteel lopen de aanpassingswerken aan de tool die de hypotheekkantoren gebruiken om digitale beelden op te vragen. Belangrijk detail : de hypotheekkantoren krijgen straks enkel toegang tot de gescande en geïndexeerde documenten uit hun eigen ambtsdomein.

Dries Van Damme