Digitale processen zijn al langer de standaard in de cijfermatige kant van HR. Vandaag komt ook de zachte kant van HR in aanmerking voor digitale transformatie. Via de digitale opvolging van welzijn en preventie heeft een onderneming altijd de vinger aan de pols.
In de praktijk blijft de digitalisering van de harde HR doorgaans het startpunt. Zo vormde de overname van Base bij Telenet de concrete aanleiding om de digitalisering van HR te versnellen. “We hebben alle Base-medewerkers gemigreerd naar het HR-platform van Attentia”, zegt Kris Legroe, directeur Compensation & Benefits bij Telenet. “Op die manier vonden alle medewerkers van Telenet en Base onderdak bij hetzelfde sociale secretariaat.” Tegelijk ging Telenet op zoek naar een oplossing om de doorstroming van informatie naar dat sociale secretariaat te verbeteren. “We hadden een eigen toepassing voor tijdregistratie ontwikkeld”, legt Kris Legroe uit. “Op het einde van de maand vulden de medewerkers daar hun prestaties in, naast genomen vakantie en eventuele ziektedagen.”
Doorheen de maand had de HR-afdeling van Telenet echter geen zicht op de status van werk, vakantie of ziekte. “De medewerkers kregen een voorschot van 95 procent uitbetaald op de 25ste van de maand. Dat voorschot hield onder meer al rekening met tijdskrediet en andere vaste afspraken. Toch leverde de verwerking van de andere informatie uit de tijdregistratie aansluitend nog altijd behoorlijk wat manueel werk op.”
Telenet koos ervoor het proces te stroomlijnen met DOTS, het platform van Attentia dat HR en welzijn bundelt. “Maar uiteindelijk ging het om meer dan een loutere procesoptimalisering”, zegt Kris Legroe. “Het doel was tegelijk ook een verandering in de cultuur te realiseren.” Op het platform kunnen medewerkers al lang vooraf hun geplande vakantie aanduiden. Zo beschikt HR sneller over de juiste informatie voor een correcte loonberekening.
Digitaal personeelsdossier
DOTS is vrij intuïtief opgebouwd, waardoor een opleidingstraject niet echt vereist was. Er kwam wel een digitaal handboek: een interactieve pdf waarmee de medewerkers bij wijze van voorbeeld diverse scenario’s kunnen doorlopen. “De medewerkers hebben de switch naar DOTS vrij snel gemaakt”, zegt Kris Legroe. “De grootste uitdaging bestond uit de cultuurverandering. Ze moeten de gewoonte aannemen om bijvoorbeeld geplande vakantie meteen in het systeem in te vullen, ook al vindt die vakantie pas maanden later plaats.”
De tijdwinst schuilt in de beschikbaarheid van afwijkende informatie, zoals vakantie, overuren of ziekte. “Langdurige ziekte – meer dan dertig dagen – zet een vrij complex proces in gang”, zegt Kris Legroe. “Maar als je dat tijdig weet, kan je ook die afhandeling een stuk vereenvoudigen.”
De introductie van DOTS heeft verder ook het proces van de uitbetaling van de lonen veranderd. “We werken niet meer met een voorschot. We betalen de medewerkers op de drie na laatste werkdag van de maand.” Het wegvallen van de voorschotten levert rechtstreeks tijdwinst op. Maar even goed is er nog ruimte voor verbetering. “Als alle medewerkers straks optimaal gebruik maken van het platform, zal dat nog meer voordeel opleveren.”
Telenet is met DOTS gestart voor tijdregistratie en het beheer van vakantiedagen, maar het bedrijf mikt op meer. “De medewerkers vinden op het platform hun loonbrieven en de teller met vakantiedagen. Ze kunnen er gepresteerde overuren ingeven en vrije dagen aanvragen.” Op termijn wil Telenet ook een compleet digitaal personeelsdossier uitbouwen. De komst van de GDPR maakt het vraagstuk van zo’n dossier trouwens net iets dringender. “Op een digitaal platform kan je makkelijk regels instellen”, besluit Kris Legroe, “waardoor bepaalde profielen al dan niet toegang krijgen tot specifieke data over een medewerker. Bij papieren personeelsdossiers valt dat veel moeilijker te regelen.”
Chatbot ondersteunt vlootbeheer
Telenet onderzoekt de mogelijkheden om een chatbot in te schakelen bij de communicatie over bedrijfswagens tussen de HR-afdeling en de medewerkers. “Wanneer een leasingcontract van een bedrijfswagen op zijn eind loopt, sturen we de medewerker nu manueel een e-mail toe”, legt Kris Legroe uit. “Daarin staat onder meer wat de medewerker moet ondernemen om een nieuwe wagen aan te vragen.”
Via de informatie uit het digitale personeelsdossier wil Telenet die communicatie nu automatiseren. Het bedrijf bekijkt tegelijk hoe een chatbot bijkomende vragen van medewerkers kan beantwoorden. “De behandeling van bedrijfswagens is een geknipte topic om dat te testen. We willen uitvissen of zo’n chatbot werkbaar is: krijgen de medewerkers een correct antwoord, in correct Nederlands? Tegelijk bekijken we of de HR-afdeling er tijd mee bespaart. Het is nog even afwachten om te zien wat het oplevert, maar we zien er alvast muziek in.”
Geluk op het werk
De digitalisering van de zachte kant van HR past bij de Duitse IT-dienstverlener Bechtle dan weer perfect in het plaatje van de forse groei van de voorbije jaren. Bechtle België is intussen goed voor honderd medewerkers. Jaar na jaar neemt het personeelsbestand met een kwart toe. In het huidige klimaat – de war for talent, weet u wel – is het niet alleen zaak voldoende goede nieuwe krachten te vinden, maar ook om die op langere termijn aan boord te houden. Om dat proces te ondersteunen maakt Bechtle gebruik van het platform Pulse van SD Worx. “We spenderen een belangrijk deel van ons leven op het werk”, zegt HR-manager Inge Theuwissen. “Daarom is het niet alleen essentieel dat de loonvoorwaarden goed zitten, maar ook dat een medewerker graag komt werken, dat hij of zij er gelukkig is.”
De grootste uitdaging bestond uit de cultuurverandering
Dat geluk zit volgens Inge Theuwissen in heel uiteenlopende dingen. “Het gaat om gezondheid, een goede balans tussen werk en gezinsleven en vlot woon-werkverkeer. Ook ergonomie is belangrijk: niet alleen van de kantoorinrichting, maar even goed van de tools waarmee de mensen werken.” Om de tevredenheid van de medewerkers in kaart te brengen, organiseerde de onderneming naast de klassieke functioneringsgesprekken ook regelmatig een tevredenheids-enquête. In de praktijk bleek het niet makkelijk om de bevindingen achteraf naar concrete actiepunten te vertalen. Bovendien was de tijd tussen twee enquêtes te lang om van monitoring te kunnen spreken.
Meten in real time
In een kleine organisatie weet het management wat er leeft op de werkvloer, maar in een groter, snel groeiend bedrijf is dat al meteen een pak moeilijker. “De snelheid waarmee we groeien maakt het moeilijk om continu de vinger aan de pols te hebben”, zegt Inge Theuwissen. Het is precies op die behoefte dat Pulse van SD Worx inspeelt. Terwijl de klassieke enquête een snapshot maakt van één bepaald punt in de tijd, polst Pulse constant naar het welzijn van de medewerkers. “Iedere medewerker krijgt af en toe een mailtje”, zegt Inge Theuwissen. “Vandaar gaat het naar het platform, waar de medewerker – op het moment dat hij verkiest – een vraag beantwoordt. Het is een oefening die ten hoogste drie minuten in beslag neemt.”
De medewerker krijgt heel uiteenlopende vragen voorgeschoteld: zijn de doelstellingen duidelijk, werkt een bepaalde tool naar behoren, was een uiteenzetting tijdens een vergadering voldoende helder? “Antwoordt de ene medewerker positief en een andere negatief, dan koppelt Pulse die twee aan elkaar.” Zo laat het platform op een heel eenvoudige manier collega’s bij elkaar te rade gaan.
Het is een aanpak die de verstandhouding tussen de medewerkers versterkt en tegelijk de open cultuur van Bechtle ondersteunt. Afhankelijk van wat een medewerker op een vraag heeft geantwoord, stuurt Pulse bovendien de volgende vraag bij. Op die manier brengt de oplossing op een efficiënte en continue manier het welzijn op de werkvloer in kaart. De HR-afdeling van Bechtle volgt de geanonimiseerde resultaten in real time op in de visuele analysemodule van de tool. Wanneer er een pijnpunt aan de oppervlakte komt, kan het bedrijf daar meteen op inspelen en een oplossing zoeken. Zo vermijdt Bechtle dat frustraties zich opstapelen. Met het gebruik van Pulse speelt de Belgische tak van Bechtle een voortrekkersrol binnen de groep. “Binnenkort komen alle HR-teams uit heel Europa samen”, besluit Inge Theuwissen. “Daar zullen we het gebruik van Pulse voorstellen.” Intussen heeft ook Bechtle Nederland een proefproject met de tool opgezet.
AI zoekt patronen in HR-data
Via artificiële intelligentie en voorspellende analyse gunt HR-dienstverlener Attentia haar klanten een blik op de toekomst. De technologie gaat in big data op zoek naar patronen. Attentia vergelijkt datapunten in de profielen van medewerkers en legt verbanden. Datapunten kunnen gegevens zijn uit de loonverwerking, zoals leeftijd en burgerlijke stand, maar ook data over woon-werkverkeer, efficiëntie, ziekteverzuim enzovoort. De algoritmes zoeken links tussen al die data.
Attentia gebruikte de toepassing onder meer bij het opstellen van een flexibel verloningsplan. Het bedrijf kon via het profiel van de onderneming, het aantal medewerkers en een handvol andere datapunten voorspellen welke keuzes de medewerkers hoofdzakelijk zouden maken. Door te voorspellen hoe het plan zou aanslaan, kon de klant het nog voor de eigenlijke uitrol bijsturen.
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier