De HR-afdeling was één van de eerste om het ICT-luik van haar activiteiten uit te besteden. De HR-dienstverleners zetten op hun beurt de stap richting cloud. En even goed surfen ze vandaag volop mee op de nieuwe golf van digitalisering, zowel intern als extern. Data News ging op zoek naar concrete toepassingen bij Attentia en SD Worx.
Hr-dienstverleners hebben zich altijd als voorlopers opgesteld. Dat was al in de gloriedagen van het mainframe zo. Met het platform voerden ze in geen tijd de berekeningen uit waar hun klanten al zo lang mee worstelden. Vandaag beleven we heel andere tijden. De arbeidsmarkt verandert snel. “En dus moeten we ook achter de schermen alles radicaal herdenken”, zegt Steven Van Hoorebeke, ceo bij SD Worx. Terwijl de hr-medewerker het thuis gewend is om zijn financiële transacties snel en makkelijk via de smartphone te regelen, blijft hij op kantoor verplicht zich doorheen allerhande applicaties te worstelen. Tegelijk neemt de inhoudelijke complexiteit bij hr voortdurend toe. Steven Van Hoorebeke: “Dat zijn we aan het herbekijken. We moeten de hr-manager meer en beter ondersteunen, met gebruiksvriendelijke tools.”
Flexibele arbeidsmarkt
De omkadering van heel wat jobs verandert, met name onder invloed van de digitalisering. De werkgever stelt zich flexibel op, onder meer door tijd- en plaatsonafhankelijk werken te ondersteunen. Steven Van Hoorebeke: “In het verlengde daarvan zien we een versnelling in de vraag naar flexibele verloning.” Het principe van loopbaan-sparen past in die context. De medewerker kan daarbij gepresteerde uren opsparen en op een later tijdstip opnemen. Zo krijgt hij zelf controle over de momenten waarop hij meer of minder werkt. “We staan nog maar aan het begin van de flexibilisering van de arbeidsmarkt”, stelt Steven Van Hoorebeke. “Onder meer in Nederland zien we een sterke stijging van het aantal zelfstandigen. Die trend komt er ook bij ons aan.”
De flexibilisering van de arbeidsmarkt uit zich onder andere via nieuwe vormen van outsourcing en co-sourcing, waarbij bedrijven medewerkers delen. SD Worx speelt daar op in met een toepassing die ondernemingen helpt om de nood aan tijdelijke medewerkers zo goed mogelijk te voorspellen. “Primark Frankijk maakt er al gebruik van”, legt Steven Van Hoorebeke uit. “Het gaat om een voorspellende analyse waarmee we het bedrijf helpen inschatten hoeveel tijdelijke krachten het nodig heeft.” Vlot schakelen met interim- en studentenjobs betekent echter automatisch ook een complexere administratieve opvolging bij de werkgever. “Ook dat is dan net wat we via digitale weg willen opvangen.”
Meer service
Uiteraard kan het niet de bedoeling zijn dat SD Worx zich alle bijkomende complexiteit op de hals haalt. Daarom zet het bedrijf intern sterk in op automatisering. Steven Van Hoorebeke: “We gaan op zoek naar de tijdrovende, manuele processen. Waar het mogelijk is, laten we onze medewerkers daarbij ondersteunen door robotics.” Het gaat onder meer over de manuele taken die aan de payrollprocessen verbonden zijn. “Er komt al snel wat bij kijken: een rapport voor de hr-afdeling, een controlerapport voor finance, noem maar op. Het gaat helemaal niet om moeilijke taken maar ze vragen wel tijd. Dat is bij uitstek het domein waar automatisering het verschil maakt.” Idem voor de aanpassing van de master data van de medewerker, bijvoorbeeld wanneer iemand verhuist of er een kindje bij krijgt. “Door dat soort taken te automatiseren, komt er bij onze medewerkers tijd vrij die ze kunnen besteden aan activiteiten die de klant meer service bieden.” Voor de ondersteuning van de klantenbeleving kijkt SD Worx trouwens ook nadrukkelijk naar digitale oplossingen. “We hebben de digitale assistent Ella ontwikkeld om makkelijker sociaal-juridische informatie te vinden”, zegt Steven Hoorebeke. De tool is gebaseerd op een zoekmotor die zowel de eigen informatie van SD Worx als de beschikbare sectoriële informatie doorzoekt. “Wie een vraag heeft, krijgt zo op een heel praktische manier meteen de nodige antwoorden.”
Daarnaast werkt SD Worx aan een ambitieuze digitale assistent om de hr-ondersteuning van medewerkers naar een volgend niveau te brengen. “Met die digitale assistent willen we ongeplande gebeurtenissen – met een impact op hr – digitaal opvangen.” Meldt een medewerker zich ziek bij de digitale assistent, dan zet de tool automatisch een aantal processen in gang. Hij verwittigt de hr-afdeling en de manager van de medewerker, checkt de agenda en vraagt een collega om in te springen bij een vergadering of om die te verplaatsen, zegt de geplande lunch af enzovoort. In het eerste kwartaal van 2018 lanceert SD Worx een proefproject met de digitale assistent in België en het VK.
Digitalisering hoeft trouwens heus niet altijd ingewikkeld te zijn. Dat bewijst de app Deskonmyway, een proefproject dat uit het innovatielabo van SD Worx afkomstig is. Wie op de E313 tussen Limburg en Antwerpen in de file staat, ziet op de app bij welk bedrijf in de buurt er een desk beschikbaar is. De app biedt zo een eenvoudige oplossing om tijdverlies en onnodige filestress te vermijden. Het innovatielabo van SD Worx leverde eerder ook al de app SportsPay op, waarmee sportclubs op een eenvoudige manier premies voor spelers en coaches berekenen, de aangifte voor de bedrijfsvoorheffing regelen en de betalingen opvolgen.
één digitale flow
De digitalisering zorgt binnen de sector van de hr-dienstverleners in de eerste plaats voor optimalisering en automatisering. “Die trend is al een paar jaar aan de gang maar raakt nu echt op snelheid”, zegt Tim De Troch, directeur Payroll & SAP HCM bij Attentia. “Niet alleen zijn de juiste tools beschikbaar, ook de drempel is een stuk verlaagd. Anders gezegd: de tools zijn nu ook betaalbaar voor kleinere ondernemingen.” Het levert een inmiddels vertrouwd beeld op. Een bedrijf besteedt de puur operationele hr-taken – payroll op kop – uit aan een externe dienstverlener. Die zorgt op zijn beurt voor de automatisering van een aantal processen en koppelt het gebruik van de bijhorende tools terug naar de klant, doorgaans in een cloudmodel. “De ervaring die we daarbij opdoen, passen we uiteraard ook intern toe”, zegt Tim De Troch. “Zo maken we intussen ook intern gebruik van SAP SuccessFactors, de oplossing die we aan onze klanten aanbieden.”
Het voorbeeld van SuccessFactors geeft een goed idee van de manier waarop hr-ondersteuning blijft evolueren. “Traditioneel was hr bij bedrijven vaak een decentraal en papieren proces”, legt Tim De Troch uit. “Vandaag hebben we alles samengebracht in één digitale flow.” Eerst de harde hr, met lonen, premies en overuren, daarna ook de zachte hr, met onder meer rekrutering en de evaluatie van medewerkers. “De digitale manier van werken biedt een opstapje naar meer efficiëntie – en zo naar betere dienstverlening”, zegt Tim De Troch. “Door de loonberekening uit te besteden, bijvoorbeeld, kan de hr-afdeling van een bedrijf zich meer focussen op hr met toegevoegde waarde, in plaats van op pure administratie.” Zo helpt de digitalisering hr om uit te groeien tot een businesspartner.
Geïntegreerd platform
In het ideale geval brengt de digitale wereld de harde en zachte hr samen. Daar heeft Attentia intussen een oplossing voor gebouwd. “Vroeger had je enerzijds de evaluatie van een medewerker, en anderzijds de loonsverhoging of bonus die daarmee samenhangt.” Vroeger ging Attentia met Excel aan de slag om op basis van de evaluatie – en de benchmarking daarvan met algemene cijfers uit de markt – de hoogte van de loonsverhoging te berekenen. “Dat leidde tot een situatie waarbij veel Excel-bladen in omloop waren, met alle bijhorende risico’s op fouten en inbreuken op de confidentialiteit van de data.” Vandaag bevindt alles zich binnen het SAP-systeem. Het zorgt ervoor dat Attentia altijd vanuit dezelfde, juiste data vertrekt. Tim De Troch: “Het laat ons ook toe verbanden te leggen die vroeger verborgen bleven. We kunnen bijvoorbeeld de link opsporen tussen de rekruteringsbron van een medewerker en zijn latere prestaties binnen het bedrijf.” Om de digitalisering – zowel intern als voor klanten – verder te ondersteunen, is Attentia op zoek naar enkele tientallen programmeurs. “We bouwen een platform waar alle betrokken partijen toegang krijgen – medewerkers, managers, preventie-adviseurs, enzovoort – om zo een geïntegreerd geheel te bieden waarmee een bedrijf zijn complete hr ondersteunt.”
Dries Van Damme
“We staan nog maar aan het begin van de flexibilisering van de arbeidsmarkt”
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier