De digitalisering van archieven vormde de eerste stap. Vandaag is het de beurt aan dossiers, gestructureerde documenten en facturen. Maar de echte push zal ongetwijfeld komen van ‘intelligentere’ technologieën en een rendabeler outsourcingmodel.

Volgens Amplexor kent de markt een “duidelijke trend om documenten die verbonden zijn aan een goed gestructureerd proces, zoals dossierbeheer, intensief te digitaliseren.” Ook de digitalisering van inkomende documenten is aan een opmars bezig. Belangrijkste betrokken sectoren: financiën en verzekeringen, maar ook “sommige overheidsinstanties, waar een grote vraag bestaat”, aldus Tom Laureys, ecm-consultant.

Volgens Pierre De Muelenaere, ceo van IRIS, staat de digitalisering van documenten nog maar in zijn kinderschoenen. De openbare sector staat ongetwijfeld op kop, maar vult nog maar een klein deel van zijn behoeften in. Wel stellen we over het algemeen vast dat de wil bestaat om de inspanningen verder te zetten om de roi te verhogen. “10 of 15 % van de openbare bedrijven en instanties is intussen uitgerust. De geïnstalleerde oplossingen zijn vaak beperkt en verbonden aan een bepaalde toepassing, een beperkende visie van een welbepaalde persoon of afdeling.”

Deze nog geringe penetratie komt volgens hem omdat “de verrijking van de technische mogelijkheden (automatisch klasseren, automatisch beheer van de dossiers en de inkomende post, automatische indexering van de informatie,…) nog vrij recent is. Een aanzienlijk percentage van de stadia in de digitaliseringsketen wordt nog steeds handmatig uitgevoerd.” Maar, voegt hij eraan toe, de eerste generatie van oplossingen raakt stilaan uit gebruik en wordt vervangen door performantere oplossingen met een directere roi, die voornamelijk steunen op meer geavanceerde artificial intelligence-technologieën, zoals de automatische interpretatie van documenten. Daarom vinden we in de catalogus van IRIS voortaan een verwerkings- en extractieplatform dat “globaal en modulair is en meerdere applicaties kan beheren en zowel papieren als elektronische documenten kan verwerken, meerdere processen tegelijk kan toepassen op één document om gegevens eruit te halen om verschillende back-officeapplicaties of verschillende afdelingen met afzonderlijke behoeften te dienen: boekhouding, human resources, inkoopafdeling, klantenservice,… Het doel is om de digitaliseringsketen homogeen te maken en een einde te stellen aan de uiteenlopende beslissingen en implementaties.”

In de kmo-sector zijn digitaliseringsprojecten nog niet zo sterk ingeburgerd. Deels komt dit “omdat veel leveranciers er geen interesse voor hebben en hun oplossingen niet hebben aangepast aan hun behoeften. Maar ook omdat kmo’s nog niet goed weten wat digitalisering voor hen kan betekenen. De dienstverleners moeten proactief zijn, nagaan wie ze moeten aanspreken en overtuigen van het potentieel. Vaak kijkt een kmo “niet verder dan zijn neus lang is” en zorgt ze er zelf voor. Ze heeft geen cio of helderziende proactieve koper die zelf op zoek gaat naar vernieuwing…”.

Evolutie in twee tijden

Projecten voor het digitaliseren van documenten verlopen vaak in twee fasen, legt François Chahuneau, directeur technologie bij Numen, uit. “In eerste instantie start het bedrijf intern een project op, waarbij vooral de omslachtige papierstroom uit de weg wordt geruimd en vervangen wordt door workflows. Dit is de fase waar de meest spectaculaire winst wordt geboekt: besparing van papier, stroomlijning van het personeel,… Na een paar jaar begint de onderneming zich vaak vragen te stellen over de volgende stap waarmee ze de kosten nog meer kan indijken. Ze gaat de dienst dan volledig uitbesteden. Maar deze stap is moeilijker, want de winsten die het makkelijkst geboekt kunnen worden, zijn al bereikt. Hier duikt er een nieuwe factor op. Namelijk de prestaties van de motor om documenten in te lezen en automatisch te herkennen. De werkelijke prestaties van de ocr/icr is van cruciaal belang als men in de outsourcingfase zit.” De roi voor de klant, maar ook van de operationele marge van de dienstverlener staan op het spel. “Wanneer een onderneming het digitaliseringsproces toevertrouwt aan haar interne diensten, meet ze zeer zelden de prestaties op het vlak van inlezen en automatische herkenning. Ze blijft haar eigen personeel inzetten, dat in plaats van manuele manipulaties te doen, voortaan systemen beheert en de nodige correcties uitvoert (als de documenten niet goed worden herkend of geklasseerd).” De berekening van de prestaties, efficiëntie en dus rentabiliteit is echter wel van essentieel belang voor een externe dienstverlener. “Als een werknemer een verkeerde lezing of identificatie handmatig moet corrigeren, dan voel je al snel het verschil tussen een efficiëntiegraad van 50 % of 70 %”, benadrukt François Chahuneau.

InputForYou-, scanningsdienstverlener, bevestigt deze moeilijke vergelijking. Het bedrijf belooft een sla van 99,75 % voor het scannen van facturen, maar met een automatisch invoerpercentage van amper 50 of 60 %. Handmatig werk blijft dus zeer belangrijk. Zelfs met specifieke templates bedraagt dit percentage niet meer dan 80 %, volgens Stephan Cornelis, commercieel directeur van het bedrijf.

Waar moet de vernieuwing vandaan komen? “Op het vlak van extractiefuncties van inhoud hebben de prestaties (met een gemiddelde herkenningsgraad van gedrukte teksten) sinds enkele jaren een hoogtepunt bereikt. Hetzelfde geldt voor de identificatie van handgeschreven teksten en tekens in vakken”, aldus François Chahuneau. “Toch moet er nog veel vooruitgang geboekt worden betreffende de herkenning van cursief schrift. Bij gebruik in de industrie zeggen de dienstverleners dat ze blij zijn als het platform hen een percentage van 50 of 70 % oplevert. De berekening van de extra minuten die de operator nodig heeft wordt zo een fundamenteel criterium voor de afwijzing van een project.”

Een ander gebied waar de vooruitgang de voorbije twee jaar stilaan duidelijk is geworden, maar waar nog heel wat werk aan de winkel is: automatisch klasseren van documenten. De scanners hebben aan snelheid gewonnen, maar het digitaliseringproces wordt nog wel sterk bemoeilijkt door de verwerkingsbehoeften met toegevoegde waarde: verwerkingen in pakketten, invoeging van separators, categorisatie, identificatie om het document naar de juiste ontvanger of het juiste back-officeproces te leiden… In dit opzicht zijn de aanbiedingen van leveranciers, zoals IRIS, Itesoft of EMC (Captiva) de afgelopen tijd grondig gemoderniseerd.

Extramurale diensten

Twee pistes voor vooruitgang – en vernieuwing van gamma’s – zijn mobiliteit en cloud. “Mobiliteit is de meest geschikte factor om investeringen op het vlak van digitalisering en documentbeheer rendabeler te maken”, aldus Tom Laureys, “omdat elke medewerker op veel meer plaatsen een document kan raadplegen en zelfs kan wijzigen, creëren of van aantekeningen voorzien wanneer hij niet aan een pc zit.”

Gezien het toenemende aantal soorten mobiele apparaten (zelfs vóór de komst van tablets) besloot IRIS om zijn strategie aan te passen. In plaats van x aantal oplossingen te moeten ontwikkelen voor evenveel devices, besloot het bedrijf om de mogelijkheid om gescande documenten op te slaan te integreren in de scanner. Ze moeten dan alleen nog maar doorgestuurd worden naar om het even welke terminal, bijvoorbeeld via sd-kaart of Bluetooth-verbinding.

Op het vlak van outsourcing (SaaS, PaaS, cloud) “hebben nog maar weinig bedrijven de sprong gewaagd. Er is nog veel werk aan de winkel en er moeten nog veel haalbaarheidsstudies (juridisch, technisch, functioneel, beveiliging, prestaties van het netwerk…) geval per geval gedaan worden”, zegt Damien Dewitte, ecm-consultant bij Amplexor. “Het hybride scenario lijkt het meest concrete op dit moment. Bedrijven proberen hun in-house documentbeheersystemen te combineren met cloudsystemen om bepaalde soorten interne documenten te verspreiden naar partners of klanten en zo de samenwerking te vergemakkelijken, zonder daarom hun in-house systemen naar buiten toe te moeten openstellen. Het staat buiten kijf dat cloud een aanzienlijke impact zal hebben op de wereld van het documentbeheer. De (bestaande en nieuwe) technologieleveranciers werken nu al enkele jaren in die richting aan hun producten.”

“SaaS zou een manier kunnen zijn om de technologie, die steeds gesofisticeerder wordt, toegankelijk te maken voor kmo’s”, aldus François Chahuneau. “Het toegangsticket voor een digitaliseringsoplossing voor beheerdocumenten loopt immers al gauw op tot 40.000 euro. Om nog maar te zwijgen van de integratie en consultancy. SaaS, dat steunt op dezelfde tools en prestatieniveaus als een on-site oplossing, laat een verbruik op aanvraag toe en maakt een startinvestering overbodig.” Maar de markt houdt de boot nog af: “je gegevens toevertrouwen aan een portal vergt nog een cultuuraanpassing van de klant.”

Actoren als IRIS (1) of Itesoft trachten hun commercieel model echter te diversifiëren door te lonken naar cloud, om hun cliënteel uit te breiden, maar ook “omdat SaaS een comfortabel model biedt voor de dienstverleners. Ze kunnen werken in een geïndustrialiseerde context, niet alleen het technische platform, maar ook de knowhow centraliseren op een portal en tegelijkertijd meerdere klanten van dienst zijn.” Wie zal als eerste overtuigen of zich laten verleiden? De leverancier of de klant? Nieuw verhaal van de kip en het ei?

(1) IRIS biedt een private cloudoplossing met zowel functionele diensten (OCR, compressie, documentgeneratie…), als contentdiensten (archivering, documentair beheer, stream processing… in SaaS-modus) met verschillende dienstverleningsniveaus, afhankelijk van de beoogde sectoren.

Brigitte Doucet

FRANCOIS CHAHUNEAU (Numen): “Vernieuwingen van product-gamma’s, met de integratie van oplossingen voor automatische classificatie, gaan het digitaliseringslandschap van documenten opnieuw veranderen.”

TOM LAUREYS (Amplexor): “Mobiliteit is de meest geschikte factor om investeringen op het vlak van digitalisering en documentbeheer rendabeler te maken.”

PIERRE DEMUELENAERE (IRIS): “Bedrijven en kmo’s stellen zich vragen bij de noodzaak om nog applicaties ter plaatse te installeren, terwijl ze beschikken over dezelfde functies in cloud.”