Meer betaalbare oplossingen maken documentbeheer voor iedereen meer toegankelijk. Maar democratisering staat niet noodzakelijk synoniem voor een mirakeloplossing.

In zijn analyse van de markt voor documentbeheer zegt Gartner dat er een grote trend bestaat tot het zoeken naar oplossingen die financieel meer haalbaar zijn voor documenten van ondergeschikt of minder strategisch belang. Dit vertaalt zich door de ontplooiing van “horizontale” applicaties (zoals SharePoint), “die een grote verscheidenheid aan documenten kunnen beheren voor diverse categorieën gebruikers. Vaak zijn deze applicaties verplicht te bestaan naast afdelingsoplossingen en/of bestaande gespecialiseerde oplossingen.” Het streven naar meer betaalbare kosten leidt ook tot de opkomst van open source (Alfresco, Knowledge Tree, Nuxeo) en van het SaaS-model (NetDocuments, SpringCM, Nuxeo, Knowledge Tree, om nog maar te zwijgen van de ambities van SharePoint en Alfresco in cloud). Maar Gartner is er nog niet zo zeker van dat cloud een snelle ontplooiing zal kennen. “Ondernemingen die gespecialiseerde afdelingssystemen gebruiken, zullen deze waardevolle documenten binnen hun muren willen houden. Websitebeheer, het eerste ecm-segment dat interessante cloud-oplossingen biedt, heeft nog niet veel ondernemingen kunnen overtuigen om de sprong te wagen…”

Vergeten documenten

Het doel is om allerlei soorten documenten van uiteenlopend belang te kunnen laten beheren “die vaak ontsnappen aan elke controle, verspreid zijn over verschillende pc’s, servers van afdelingsbestanden,samenwerkingsruimte, e-mailsystemen, beheerapplicaties…” De invoering van een “documentair platform”, synoniem voor een uniek referentiesysteem, van meer beschrijvende en meer gedetailleerde metadata, is echter geen wondermiddel.

Als, zoals Tom Laureys, consultant bij Amplexor zegt, de keuze niet zuiver technisch ingegeven is, maar gerechtvaardigd wordt door concrete behoeften aan dossier- of projectbeheer, bestaan er niettemin twee “niveaus”, of zelfs twee werelden, voor documentbeheer binnen (grote) ondernemingen. Het ene niveau is zeer gestructureerd en wordt gestuurd door traditionele documentsystemen (edm). Het andere bevat minder gestructureerde samenwerkingstools, met beperktere metadata, die geneigd zijn voort te woekeren en die meer beantwoorden aan de behoeften van afdelingen of specifieke projecten.

Het gevaar is dat ze naast elkaar evolueren. “Als er geen samenwerkingsstrategie bestaat voor de hele onderneming, herval je al snel in scenario’s met servers voor afdelingsbestanden, die weliswaar kunnen rekenen op betere metadata”, aldus Kris Van der Stappen, business unit manager bij GFI. Eigenlijk vervang je dan alleen de chaos van de shared disks door die van samenwerkingswerelden.

Temeer omdat deze laatste al gauw volgestopt worden met een indrukwekkend aantal documenten, opeenvolgende versies enz. “Ze zijn niet bedoeld voor een selectief, objectief beheer op lange termijn. De belangrijkste documenten, finale versies, enz. moeten worden overgeplaatst en gearchiveerd in een centraal referentiesysteem.” Toch moet niet altijd alles worden toevertrouwd aan een gecentraliseerd documentair referentiesysteem. “Integratie is enkel nuttig voor de documenten die nodig zijn voor de basisprocessen van een bedrijf.”

Toch moeten er duidelijke beheerregels ingevoerd worden die iedereen begrijpt. “En het is belangrijk om te bepalen wie zo’n type document in edm zal plaatsen. Menselijke tussenkomst blijft onontbeerlijk. Totale automatisering komt nog maar zelden voor, vooral bij het beheer van archieven vanwege conformiteitvoorschriften”, aldus Tom Laureys.

Toekomst

Gartner identificeert verschillende pistes: mobiele toegang, sociale media met documentair potentieel, edm met directe interface naar sociale netwerken (bijvoorbeeld om informatie of profielen te putten uit LinkedIn), het meer algemene gebruik van tags en documentaanbevelingen, semantische mogelijkheden via integratie van een analysefunctie… Dan is er nog de komst van configureerbare interfaces die het beheer en het zoeken van documenten organiseren vanuit de invalshoek van de taak of het dossier (een vooraf bepaalde lijst van taken leidt de gebruiker naar de documenten die hem aangaan, en zegt hem wat hij moet doen…).

De grenzen tussen documentsystemen en samenwerkingstools blijven vervagen, aangezien elk kamp onderscheidende functies toevoegt die van het andere kamp komen. De komst van de spec CMIS (context management interoperability services) zal de situatie misschien veranderen en een gemakkelijkere integratie en functionele diversificatie in de hand werken. “Edm en ecm zullen meer frameworks worden dan applicaties. CMIS zal de vermeerdering van de inputapplicaties naar edm/ecm bevorderen. Op termijn zullen we gaan naar federated context, wat multi-vendorbeleid en best of breed-keuzes mogelijk zal maken”, denkt Kris Van der Stappen.

Brigitte Doucet