Een documentbeheer-project in een bedrijf was tot voor enkele jaren meteen goed voor een diepgaand, omvangrijk meerjarenproject. In deze tijd van ‘meer met minder’ is dat verleden tijd, en primeren oplossingen!

Enterprise content management (ecm) is dood’, hoort Tom Laureys, sr ecm consultant bij Amplexor, wel eens beweren. Toch niet, countert hij, maar “de meeste documentbeheerprojecten starten momenteel wel vanuit een duidelijke business-behoefte.” Werd tot voor enkele jaren een ecm-systeem geïmplementeerd als een soort totaalarchief, dan “bieden de leveranciers vandaag toepassingen, bovenop zo’n platform.”

Concreet doet zich bij een bedrijf een specifieke ‘case’ voor, zoals inpikken op thuiswerken, en vervolgens wordt op basis van een configuratie-framework een oplossing gebouwd, met configuratie en geen customizering.” Dus meer business-gericht en met minder eigen programmeerwerk. De huidige producten zijn hiervoor voldoende flexibel, en bovendien zijn ook koppelingen met andere systemen, zoals het beheer van business processen en workflow mogelijk.

GROTERE SLAAGKANSEN

Door minder grote projecten, maar meer gericht werken, verhoogt ook de acceptatiegraad van de oplossing, en voorkomt men dat het gebruik ervan snel stilvalt na het einde van het project. Ook werd hard gesleuteld aan de gebruiksvriendelijkheid en bruikbaarheid van de systemen. Wat de ‘return on investment’ is, wordt wel niet altijd meegedeeld, maar vaak zijn de voordelen van beter documentbeheer vanzelfsprekend. Zo transporteerde het OCMW van Gent jarenlang de fysieke papieren dossiers, met alle kosten van dien, die wegvielen na de overstap naar digitaal documentverkeer en -beheer. Voor bedrijven die helpen bij implementaties betekent dit wel nood aan meer personen met kijk op de business van de klant, “en zo proberen we ons te differentiëren,” stelt Tom Laureys, “Er zijn immers nog weinig bedrijven die er zo over denken.” Ook de groeiende aandacht voor informatie-governance speelt een rol in de aanpak van documentbeheer-oplossingen, zij het nog overwegend in sectoren met strikte regels terzake. “In Nederland staan ze op dat punt verder”, aldus Laureys. In België ontbreekt het nog te vaak aan een echte ‘chief information officer’ in de bedrijven. Voor zo’n cio blijft het overigens nog een absolute uitdaging het documentbeheer uit te breiden tot een toegankelijk archief, want een rist omstandigheden maakt dat vandaag heel wat digitale informatie gewoon verdwijnt.

CLOUD ETC.

Bij bedrijven heerst vaak ook grote nood aan een documentbeheer waarin een rol is weggelegd voor een Dropbox-achtige opslagfunctionaliteit, “eenvoudig, snel en met een koppeling naar andere diensten.” De nood aan zo’n ‘hybride’ cloudoplossing stijgt door de steeds groeiende omvang van de bestanden en om te voorkomen dat hiervoor clouddiensten vanaf thuismateriaal (potentieel onveilig) worden aangewend. Het probleem is dan wel dat documenten in dergelijke clouddiensten, evenals in Google Docs en andere cloudgesteunde toepassingen, buiten het bereik van een documentbeheer oplossing vallen. Vaak loopt de spanning tussen ict en gebruikers op, en zoeken deze laatsten dan “de gaatjes. Ict heet dan vaak te weinig mogelijkheden te bieden, terwijl de gebruikers dan weer te weinig bewust zijn van mogelijke problemen”, klinkt het haast met een zucht.

Ondertussen zit de cloud wel in de lift, maar toch “is die nog niet rijp voor alle toepassingen”, waarschuwt Laureys. “Vaak zijn de saas-oplossingen nog te zeer gericht op samenwerking [collaboration] en niet zozeer proces- of dossiergebaseerde oplossingen.”

En natuurlijk groeit ook hier snel de belangstelling voor meer ‘social features’ in document toepassingen, evenals meer gebruik van ‘analytics’!

Guy Kindermans