Kunnen inspelen op een snel wisselende planning, klanten informeren met up-to-date informatie, resource-bottlenecks tijdig detecteren, lange termijn-draaiboeken opstellen: met DPlanAid, een capaciteitsplanning tool voor kmo’s actief in de bouwsector, kan het allemaal. Bedenker Chris Vandenberghe belooft een minimale tijdswinst van 15 uur per week.

In de beschutte werkplaats WAAK in Puurs werken 120 mensen die dagelijks worden uitgestuurd voor opdrachten zoals het onderhoud van tuinen, of voor karweien zoals het plaatsen van wilgenschuttingen. De taken worden verdeeld over een 4 tal ‘clusters’, waarbij elke cluster bestaat uit 5 ploegen van 6 personen. Binnen elke cluster wordt er een lange termijnplanning gemaakt, om de haalbaarheid qua capaciteit continu in de gaten te kunnen houden.

Bij het maken van die langetermijnplanningen wordt er zo veel mogelijk rekening gehouden met verlofdagen van werknemers, met opleidingsdagen en met tijdelijke externe opdrachten. En bij het opstellen van de definitieve dagplanning worden de dagploegen over de clusters heen samengesteld, opdat afwezigheden bijvoorbeeld gemakkelijk mee in rekening kunnen worden gebracht.

De software die WAAK gebruikt voor zijn capaciteitsplanning, is DPlanAid, een project planning tool die ook lange termijndraaiboeken kan berekenen. “Ik heb DPlanAid gebouwd als een antwoord op vragen vanuit de praktijk”, vertelt bedenker Chris Vandenberghe. “Neem nu het plaatsen van vloeren. Als je zeven medewerkers moet inplannen voor de komende weken, dan kan je dat al snel niet meer uit het hoofd doen. De complexiteit stijgt snel.”

“Maar de klant wil de vloer geplaatst hebben tegen 15 maart”, gaat de ingenieur verder. “Kan dat nog ingepland worden, rekening houdend met je eigen agenda en met de agenda van de afnemer? En heb je nog voldoende resources beschikbaar om de klus te klaren tegen dan? Er zijn wel project management tools beschikbaar die daarbij kunnen helpen, maar in de meeste gevallen houden die geen rekening met de capaciteit, waardoor het zicht op de lange termijn ontbreekt.”

Vandenberghe begreep naar eigen zeggen al snel dat hij een combinatie moest maken van project- én resourceplanning om het verschil te kunnen maken. “Wat ons nóg onderscheid van de anderen, is dat DPlanAid de langetermijnplanning dynamisch aanpast wanneer er iets verandert aan de manuele dagplanning. Als er mensen ziek vallen, of als een leverancier zijn materiaal niet tijdig heeft geleverd, verlies je resources en schuift alles door. Als je dan manueel moet gaan sleutelen ben je weer enkele uurtjes zoet. Terwijl dat met onze tool helemaal automatisch gebeurt.”

Bij het plannen houdt DPlanAid trouwens rekening met projectspecifieke factoren zoals de aard van de activiteit ten opzichte van de competenties van de medewerkers, prioriteiten, deadlines, en dies meer. “Zeker voor de grotere klanten is het belangrijk dat er ook dingen geïmporteerd kunnen worden, zoals vakantiedagen van werknemers of leverdata van het materiaal”, aldus nog Vandenberghe. Daarvoor kan er een koppeling gemaakt worden met de klassieke erp-syemen.”

Niet dat de bedenker van DPlanAid zelf een erp-systeem wil gaan bouwen. “Die ambitie heb ik niet. Het is de bedoeling dat mijn tool kan ingeplugd worden in erp-systemen. Dat is één van de redenen waarom ik naar een database-versie gegaan ben, en waarom ik voor Caché-technologie gekozen heb. Die kan je koppelen aan quasi elk systeem, de mogelijkheden zijn eindeloos.”

“Ook de schaalbaarheid heeft meegespeeld in de keuze van Caché. Ik moet eenmanszaken kunnen bereiken, maar ook kmo’s waar ze honderden mensen moeten inplannen. De database-versie wordt overigens as we speak gelanceerd.”

Confederatie bouw

DPlanAid heeft momenteel een dertigtal klanten voor de niet-databaseversie. Vandenberghe zou bewust wat gewacht hebben met communiceren tot het nieuwe product met Caché klaar was voor de lancering. “De niet-databaseversie bestaat ook nog, en die is uiteraard een stuk goedkoper.”

Voorlopig moet DPlanAid nog lokaal geïnstalleerd worden, maar ook aan een saas-versie wordt gedacht. “Met de huidige evoluties van de cloud zou dat geen enkel probleem mogen zijn. Al moet ik daar meteen bij vertellen dat het visuele aspect van de toepassing erg belangrijk is. DPlanAid is een grafische rekentool. Het is nog niet zo evident om die ervaring naar de webbrowser te brengen.”

Hoewel DPlanAid ontstaan is als antwoord op een vraag vanuit kleine bouwondernemingen, kwam er al snel interesse van de iets grotere spelers. “Ik ben aan de praat geraakt met de Confederatie Bouw en met beroepsorganisaties zoals het WTCB (Wetenschappelijk en Technisch Centrum voor het Bouwbedrijf). Ook van die hoek groeit de belangstelling.”

Frederik Tibau

Bij het plannen houdt DPlanAid rekening met projectspecifieke factoren.