De komende jaren zal het merendeel van het tienduizendkoppige KU Leuven-personeel met de hulp van integrator Nextel overstappen naar Microsofts unified communications-oplossing Lync.

De keuze voor Lync bij de Leuvense unief was het gevolg van het samenvallen van twee grootschalige projecten, vertelt ons Leen Van Rentergem, manager ict services bij de KU Leuven. “We hadden al een hele tijd een voice-over-ip-project op de agenda staan als vervanging van onze klassieke telefonieoplossing. Maar omwille van budgettaire redenen en personeelsbeperkingen was dat project een paar jaar verschoven in de tijd. Ondertussen waren we met een groupware-project bezig: een vervanging van onze mailomgeving en een aanvulling daarvan met groupware-tools zoals Sharepoint. Voor dat project hadden we uiteindelijk gekozen voor de Microsoft-suite. De vervolgstap was ook de toevoeging van unified communications (uc). Toevallig viel die stap samen met de beslissing om naar een nieuwe telefonieoplossing te gaan.”

Een logische denkpiste voor uc was Lync, toen nog Microsoft OCS geheten, want de KU Leuven had die licenties al in huis naar aanleiding van het groupware-project. Voor voip keken de netwerkspecialisten in eerste instantie naar een apart systeem (vb. Cisco). Maar uit gesprekken met leveranciers was gebleken dat de keuze voor 2 verschillende oplossingen verre van optimaal zou zijn. “De vraag was dus vooral: gaan we onder Lync nog een andere telefonieoplossing plaatsen?”, legt Van Rentergem uit. “Want Microsoft was toen ook al de telefonierichting aan het uitgaan. Uiteindelijk was iedereen het erover eens: als Lync mét telefonieoplossing kan, dan zullen we daarvoor gaan.”

Geen big bang

De KU Leuven zocht dus niet meer naar een oplossing – die was gekozen – maar naar een implementatiepartner. Nextel haalde het daar uiteindelijk. “Van belang was de combinatie van hun expertise met Lync en hun grote kennis van de telefoniewereld”, onderstreept Van Rentergem. “Want de telefonie is met dit project van de technische diensten naar de it-afdeling verschoven. De nodige telefoniekennis hebben we met Nextel in huis gehaald.” Een voordeel is dat de telefonieomgeving, in tegenstelling tot vroeger, nu ook binnenshuis beheerd zal kunnen worden.

De start van het project was dan ook vooral telefoniegericht. “We hebben heel hard gewerkt om via een gateway de pabx-omgeving te gaan koppelen met de Lync-omgeving en om daar een architectuur voor uit te tekenen.” Vervolgens moest de uitrol starten bij de gebruikers. “We zijn een organisatie van 10.000 mensen: dat is geen ‘big bang’. Zowel budgettair als praktisch willen we dat spreiden.” William Desmet, senior accountmanager bij Nextel, knikt: “Ik denk dat het cruciaal was dat we in een eerste fase een soort migratieplatform hebben opgezet, zodat we de gebruikers op een consistente manier kunnen migreren naar de Lync-omgeving.”

Momenteel zijn er zo’n 250 mensen actief op de Lync-omgeving. “We merken dat, eenmaal er overgeschakeld is, een groot deel van de mensen niet meer terug wilt”, zegt Desmet. “Dat is een goed teken. Dat betekent dat je de roll-out goed hebt aangepakt: training, implementatie, communicatie.” Elke anderhalve maand van dit nieuwe academiejaar volgt er een uitrol bij een nieuw departement, meestal zo’n 300 à 400 gebruikers per keer. Het academiejaar erop zal de uitrol echt op kruissnelheid zijn. De keuze voor de departementen hangt samen met verschillende succesfactoren: de mate van standaardisatie, de staat van het netwerk of de aard van de gebruikers. “Op basis daarvan stemmen we ook onze manier van uitrollen af.”

Het ‘nieuwe’ werken

Eigenlijk is er geen logischere plek om aan ‘unified communications’, met al zijn click-to-call- en presence-voordelen, te gaan doen dan de universiteit, zo concluderen Van Rentergem en Desmet. “Iedereen spreekt van ‘het nieuwe werken’. Wel, op een universiteit wordt er eigenlijk al heel vaak op die manier gewerkt”, stelt Van Rentergem. “Onze onderzoekers hebben geen vaste uren. Wij bieden nu een oplossing die daar perfect bij aansluit, eerder dan één die aanstuurt op een gedragsverandering.” Desmet vult aan: “Eigenlijk is Lync de technologische onderbouwing van de bestaande realiteit aan de universiteit.”

De return-on-investment is moeilijk te meten, stelt Van Rentergem nog. “Dat is ook niet het belangrijkste aspect van het project. Kostenbesparing is geen doel. Veel belangrijker is de productiviteit en de integratie van alle communicatiemiddelen.” Ze verwacht wel dat via Lync de communicatiekost, zeker vanuit het buitenland, kan geoptimaliseerd worden. “Ik probeer de mensen ook duidelijk te maken dat ze daarvan gebruik moeten maken: dat ze, bijvoorbeeld als ze in het buitenland zitten, niet met hun gsm maar met Lync naar hun vrouw moeten bellen. Ik denk ook wel dat onze gebruikers daartoe zullen geneigd zijn, te meer daar hun mobiele kosten vaak op hun eigen onderzoekskrediet zitten.”

Stefan Grommen