De rode draad in e-government is: wachttijden aan de telefoon en aan de loketten verkorten en vermijden dat de burger loopjongen moet spelen voor de overheidsdiensten. Dat klinkt eenvoudig, maar met de complexiteit van onze Belgische staat mag het niet verbazen dat e-government een complex verhaal is.

Op het e-Gov Symposium van de dienstverlenende vereniging CIPAL eind september en op het rondetafelgesprek over e-government dat contactcenterspecialist Genesys midden oktober organiseerde, kwamen er verschillende beleidsniveaus aan bod met een overzicht van de e-government initiatieven.

MAGDA

In Vlaanderen is in februari 2006 het MAGDA-platform (MAximale GegevensDeling tussen Administraties) opgestart om meer informatieuitwisseling tussen Vlaamse overheidsinstellingen te realiseren, zoals de ministeries van de Vlaamse overheid en de lokale overheden. De Vlaamse Kruispuntbank Ondernemingen (VKBO), onderdeel van MAGDA, neemt elke nacht een kopie van de Kruispuntbank Ondernemingen en voegt daaraan informatie toe, zoals een deel over sociale zekerheid en een deel uit het Staatsblad. De VKBO heeft ook een webinterface, waarin elke hoofdzetel gekoppeld is aan alle vestigingen en omgekeerd.

MAGDA is een grootscheeps project van de coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE), onder leiding van Geert Mareels. Met dat project werd Mareels een jaar geleden runner up voor de titel van ‘ICT Innovator of the Year – Public Sector’ bij Data News.

Geert Mareels verwijst in het kader van MAGDA naar het ambitieuze project ‘Gemeentelijke basisbestanden’ (officieel ‘VKBO bevraging’ genoemd), waarvan een eerste versie begin 2009 gerealiseerd zal zijn. Het doel is om gegevens over alle ondernemingen en vestigingen op het grondgebied van een gemeente te verzamelen. MAGDA wil hier authentieke ondernemingsgegevens uit de VKBO aanleveren, waar mogelijk verrijkt met gegevens zoals jaarrekeningen en de grootteorde van tewerkstelling, en aangevuld met adresgegevens uit CRAB (Centraal Referentie Adressen Bestand, het project van AGIV dat van alle huisnummers coördinaten heeft), waardoor ze te plaatsen zijn op een kaart. Het geheel moet eenvoudig en vlot consulteerbaar zijn.

Dit project zal een beter beheer van de gemeentelijke processen mogelijk maken, verwacht Mareels: “Als er openbare werken worden uitgevoerd, kan de gemeente zo eenvoudig bepalen wat de impact op de lokale economie is. Alle bedrijven binnen een bepaalde straal rond de geplande werken kunnen dan automatisch een e-mail verzonden krijgen met een melding van de verwachte last.” De VKBO is volgens Mareels een bouwsteen waar nog veel meer mee mogelijk is. Tot de plannen behoren een uitbreiding van de interface voor scholen. “We zouden graag alle scholen visualiseren op een kaart en koppelen aan de inspectieverslagen. Een gezin dat van Brussel naar Antwerpen verhuist, kan dan via deze webinterface op zoek gaan naar een geschikte school in zijn nieuwe buurt.”

Loopjongen voor de overheidsdiensten

Een ander project waar Mareels trots op is, is Digiflow: bedrijven die deelnamen aan overheidsaanbestedingen, moesten vroeger allerlei informatie zoals RSZ-toestand en btw-attesten meesturen. Dankzij Digiflow staat al deze informatie nu digitaal ter beschikking van de aanbestedende overheidsdienst en is het verboden om deze attesten nog te vragen aan een bedrijf. Ook de lokale besturen kregen toegang tot Digiflow. “In het algemeen werden de burgers en bedrijven door de overheidsdiensten in het verleden maar al te vaak gebruikt als loopjongen om formulieren te halen. Door e-government kunnen de overheidsdiensten dit aan elkaar vragen.”

Mareels ziet ook wel iets in een proactieve toekenning van studietoelagen. De eenvoudige dossiers worden dan automatisch afgehandeld, en tegelijkertijd worden er proactief dossiers samengesteld door een screening van potentiële rechthebbenden. De burger krijgt dan een formulier met de door de administratie gekende gegevens en een voorstel voor studietoelage. “Het ideaal is dat de student zich ‘s ochtends inschrijft bij de universiteit en ‘s avonds een e-mail krijgt met de melding dat hij een studietoelage ontvangt,” zegt Mareels. Technisch is het niet onmogelijk volgens hem, omdat veel van de informatie die de administratie onderwijs nodig heeft rechtstreeks bij een authentieke bron kan opgevraagd worden.

De taal van de organisatie

De VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten) heeft in samenwerking met Hogeschool Gent en met steun van CORVE het I-scan project bij 30 gemeenten uitgevoerd, een methodiek om de relatie tussen organisatie en ict in de gemeente uit te zoeken. VVSG-directeur Mark Suykens kan op basis hiervan al wat tussentijdse conclusies geven. De aanwezigheid van leidinggevenden met een oog voor ict en e-government blijkt heel belangrijk te zijn in een gemeente: “We hebben het dan niet over ict-mensen, maar bijvoorbeeld over de gemeentesecretarissen. Natuurlijk zijn de ict-verantwoordelijken ook belangrijk, maar niet de technische deskundigheid is doorslaggevend, wel het feit of ze de taal van de organisatie spreken en meedenken.”

Suykens noemt de onsluiting van de VKBO een belangrijke mijlpaal voor de gemeenten. “Ondertussen maken meer dan honderd lokale besturen op één of andere manier gebruik van deze belangrijke gegevensbron. Dit mondde ook uit in de e-idee oproep waarbij de Vlaamse overheid 500.000 euro investeert voor de verdere ontsluiting van de VKBO op basis van suggesties vanuit het lokale bestuur.” Er kwamen meer dan 40 ideeën uit de bus, waarvan vier voorstellen nu gerealiseerd worden in samenwerking met de lokale besturen. Het gaat om de visualisering van VKBO-gegevens in een gemakkelijk te gebruiken rekenbladvorm, een webinterface voor het VKBO, een verrijking van het VKBO met lokaal gekende gegevens zoals telefoonnummers en contactpersonen, en tot slot een project dat besturen toelaat om fouten in de KBO en VKBO eenvoudig te melden. “Het is de bedoeling dat de e-idee oproep zich jaarlijks herhaalt rond nieuwe thema’s en in principe moet er in december een nieuwe oproep komen,” aldus Suykens.

E-mondige burgers

In het Brussels Gewest is het CIBG bezig met een aantal projecten op vlak van e-government. Zo zijn er vandaag 12 van de 19 Brusselse gemeenten aangesloten op het elektronische loket Irisbox, en binnenkort stijgt dat naar 18. De besturen kunnen via Irisbox documenten publiceren op het web, terwijl de inwoners er formulieren kunnen invullen en verzenden naar de besturen. Ondertekenen van een formulier gebeurt met behulp van de eID-kaart en betalen (indien van toepassing) via Ogone. Brussel kijkt ook met interesse naar Vlaanderen, aldus e-government manager François Du Mortier: “We zijn van plan om een elektronisch uitwisselingsplatform uit te bouwen volgens het model van het Vlaamse MAGDA-platform. We zijn ook in overleg met de Vlaamse overheid om na te gaan of het MAGDA-platform kan aangepast worden aan de specifieke behoeften van het Brusselse Gewest.”

Volgens Du Mortier heeft het ontwikkelen van e-gov-toepassingen bovendien weinig zin als te weinig burgers over de nodige it-vaardigheden beschikken om ze te kunnen gebruiken. Daarom is het Brussels Gewest ook al tien jaar bezig met het Multimediaplan voor de informatisering van het lager en middelbaar onderwijs van het Gewest. “Ons Multimediaplan bestrijkt nu zo’n 95 procent van alle Brusselse scholen, zowat 160.000 leerlingen,” aldus Du Mortier. Ook scholen voor bijzonder onderwijs worden niet vergeten, zo voorziet het Multimediaplan in computers met brailleterminals voor slechtzienden en blinden. Alleen door het verwijderen van alle mogelijke drempels kunnen we e-mondige burgers creëren.

Eenvoudiger processen

E-government moet echter meer zijn dan een loutere digitalisering van administratieve processen, zegt Mareels: “De processen zelf moeten ook eens geëvalueerd worden en misschien vereenvoudigd, vooraleer we eraan kunnen denken om ze te digitaliseren. Dat is extra belangrijk als je informatie van verschillende overheidsdiensten gaat combineren. Er zijn op dit moment 28 administratieve processen waar het begrip ‘inkomen’ een rol speelt, maar telkens met een andere definitie! E-government kan hier een rol spelen door deze begrippen te normaliseren en te komen tot één definitie van bijvoorbeeld inkomen, werkdag, enzovoort.”

In het Waals Gewest heeft EASI-WAL (Commissariat Wallon E-Administration et Simplification) een verregaand project voor de vereenvoudiging en ‘dematerialisatie’ van formulieren. “25 procent van onze formulieren zijn al vereenvoudigd,” zegt Denis Cornet adjunct-commissaris belast met e-gov bij EASI-WAL. “95 formulieren zijn al interactief en in te vullen via internet, en 6 formulieren integreren al een digitale handtekening en kunnen verzonden worden met gebruik van de elektronische identiteitskaart.”

In het Waals Gewest gebruikt men de modernste technologieën voor informatieverspreiding op het web. Niet alleen zijn er RSS-feeds om op de hoogte te blijven van evenementen en nieuws, maar websites van de Waalse gemeenten en provincies kunnen ook op een eenvoudige manier de inhoud van de website wallonie.be hergebruiken zonder dat de webmasters de informatie zelf moeten kopiëren, met mogelijke fouten en inconsistenties als gevolg. Elke webmaster vindt op het portaal wallonie.be de technische uitleg om dit te implementeren. Denis Cornet noemt als voorbeeld informatie over de geboorteaangifte: “Dankzij deze techniek wordt de algemene informatie van de website wallonie.be gehaald en op de website van de gemeente aangevuld met de lokale openingsuren.”

In Wallonië wil men niet alleen de administratie vereenvoudigen, maar ook de e-government ontwikkelingen zelf. De Waalse gemeenten hebben daarom PloneGov opgestart, dat ondertussen meer dan 80 publieke organisaties uit Europa, Afrika en Amerika groepeert. Het initiatief ontwikkelt vrije software die specifiek op de noden van publieke overheden ingaat. Het Waals Gewest is één van de sleutelfiguren in PloneGov. “Door de software op deze manier te ontwikkelen en de broncode vrij te geven, kunnen we onze informaticadiensten rationaliseren,” benadrukt Cornet. “Door het gebruik van PloneGov wordt immers in geen van de aangesloten administraties software ontwikkeld en betaald die al eens ontwikkeld is.”

Pionier of middenmoot?

Maar waar staan we nu met e-government in België? In de meeste lijstjes zitten we in de middenmoot. De Networked Readiness Index 2008 plaatst ons land op de 25ste plaats, terwijl onze bovenburen op nummer 7 staan. En een rapport van de VN uit 2007 plaatst ons op nummer 24 en Nederland op nummer 5. Volgens Mareels moeten we die lijstjes echter met een korrel zout nemen. “Veel van die rankings kijken naar hoeveel informatie de burger via een website kan opvragen. In België hebben wij echter bijvoorbeeld het traditionele proces van brieven en attesten voor het krijgen van kinderbijslag volledig geëlimineerd door de identiteit van de studenten automatisch naar de kinderbijslagkassen te verzenden. In de Europese rankings zouden we wellicht beter scoren met een webtoepassing waarbij de ouders hun attest konden opvragen, maar wij hebben het attest overbodig gemaakt.” Toch worden Belgische e-government oplossingen ook internationaal gewaardeerd: de Kruispuntbank Sociale Zekerheid was de eerste winnaar van de VN-prijs voor e-governmentprojecten en ook de elektronische identeitskaart kreeg in Europa heel wat lof.

Het politieke niveau beseft volgens Mareels nog weinig hoeveel kansen e-government biedt. “Maar ik zie het draagvlak voor e-government op alle niveaus groeien, wellicht omdat de voorbeelden van de early adopters een bron van inspiratie zijn.” Op de CIPAL-conferentie riep hij de aanwezigen dan ook op om creatief om te gaan met de e-gov-componenten die we in ons land hebben: “We hebben de elektronische identiteitskaart, het rijksregister, de kruispuntbank voor ondernemingen, enzovoort, allemaal bouwstenen waar men in het buitenland jaloers op is!”

Koen Vervloesem