De Belgische softwarebouwer EASI wil de manier waarop we professioneel communiceren veranderen met een nieuw soort van mailbox. “We behouden het mailgegeven, maar voegen collaboration-tools toe en integreren het takenbeheer.”

De mens besteedt alsmaar meer tijd aan het doornemen en organiseren van mails. Tot 40 procent van onze werktijd zou intussen opgeofferd worden aan Outlook, IBM Notes, Gmail en Mac Mail. In Silicon Valley gaat men er dan ook van uit dat mail zijn beste tijd heeft gehad. Start-ups zoals Slack en Asana, die boodschappensystemen gebouwd hebben waarmee werknemers op een vlottere manier met elkaar zouden moeten kunnen communiceren en samenwerken, zitten duidelijk in de lift. Pas nog stelde Cisco zijn Project Squared voor – zie ook pagina 38 in dit nummer.

Ook in België wordt er nagedacht over de rol van e-mail, en of er geen handigere manieren zijn om professioneel te communiceren. “Maar tools die mail volledig weren, zijn toch vooral populair bij ontwikkelaars uit de Valley”, nuanceert partner en salesmanager Dominique Pellegrino van EASI.

“Doorsnee werknemers blijven mail immers gebruiken om boodschappen van punt a naar punt b te sturen. Dat is niet anders in bedrijven waar collaboration tools zoals Yammer worden uitgerold. Yammer is populair om intern te communiceren, maar wanneer er een boodschap naar buiten moet gaan, dan wordt er toch teruggegrepen naar de klassieke mailbox. En dus worden er twee programma’s door elkaar gebruikt, wat alles behalve efficiënt is.”

SMARTMAIL

Bij EASI hebben ze de voorbije jaren een cloudplatform gebouwd dat de goede dingen van mail behoudt (denk aan traceerbaarheid, controle en privacy), maar dat tegelijk een hoop extra’s toevoegt.

“92 procent van de werknemers gebruikt zijn mailbox om de dagdagelijkse taken te beheren”, klinkt het. “En meer dan de helft van de mails die je toegestuurd krijgt vereisen ook één of andere actie. Vandaar dat SmartMail taken en mails integreert én koppelt aan je agenda. Nadat je een mail in een taak hebt omgezet, verdwijnt hij uit je inbox, die zo sneller leeg raakt. Taken krijgen ook tags mee, waardoor alle gerelateerde dingen automatisch samen gegroepeerd worden.”

De conversaties die zo ontstaan, worden gecentraliseerd in een projectmatige ‘activiteitenstroom’, zodat ze beter kunnen worden opgevolgd en gedeeld. “Je kan informatie delen en zien waar je collega’s mee bezig zijn “, vult Pellegrino aan, “maar tegelijk heb je een afgeschermde ruimte voor mocht het nodig zijn.”

Voorts kunnen activiteiten gedelegeerd worden naar anderen terwijl je zelf de controle behoudt, en is er een chatfunctie voorzien. Follow-up mailtjes sturen hoeft dus echt niet meer.

PRODUCTIVITEITSWINST

EASI belooft een productiviteitswinst van 22 procent voor bedrijven die SmartMail gebruiken. “Werknemers hoeven niet langer alles bij te houden, waardoor hun mailbox een pak lichter wordt en ze minder stress ervaren”, heet het.

Wat de positie is van SmartMail ten opzichte van de alsmaar talrijker wordende concurentie? “Slack, Asana en vele anderen focussen op projectbeheer, maar ontberen de mogelijkheid om te mailen”, zegt de sales manager. “Terwijl een tool als Yammer vooral dient om te communiceren, en minder om je taken te beheren. Met SmartMail zitten we ergens tussen de klassieke mailbox, de collaboration tool en de to do-lijst in. In dat opzicht zijn we behoorlijk uniek.”

SmartMail is een softwaretoepassing die volledig draait in de cloud, en die gehost wordt in de datacenters van Proximus. Belangrijk is dat de app ook gebruikt kan worden op tablets en op smartphones (een dedicated iOS-app is reeds beschikbaar). EASI mikt met zijn mailtoepassing op bedrijven met twee tot 400 personen, al is de tool schaalbaar en kan er dus ook naar grotere klanten worden gelonkt.

De dienstverlener, die afdelingen heeft in Leuven en in Nijvel, is sinds 1999 actief als IBM-partner. Het bedrijf begeeft zich ook op de erp-markt, en heeft sinds de overname van Appsolution een mobiele poot.

http://smartmail.easi.net

Frederik Tibau