Tot nog toe hebben de ondernemingen al te vaak voor een tactische benadering van het documentbeheer gekozen. Het is nu tijd om strategische doelstellingen te definiëren. En een uniek platform te gebruiken. Zo luiden tenminste de aanbevelingen van Amplexor, een pure player in documentbeheer.

“Enterprise Content Management of ecm is een zeer ruim begrip dat bijzonder veel domeinen bestrijkt. Bovendien wordt het onderwerp erg vaak vanuit een tactisch oogpunt bekeken, uitgaande van de producten”, analyseert Damien Dewitte, head of consulting van Amplexor, een Belgische firma die uitsluitend in ecm gespecialiseerd is (41 consultants). Want vandaag beperken al te veel firma’s zich nog tot het delen van hun documenten via gemeenschappelijke servers. “Nochtans wordt al 10 à 20 jaar van documentbeheer gesproken.”

Strategie

Om een chaotische en gefragmenteerde benadering van ecm te vermijden, stelt Amplexor voor om de strategische doelstellingen meteen te definiëren, ongeacht of die defensief dan wel offensief zijn: delen en samenwerken, compliance, kwaliteitscontrole van de processen en producten, kennisbeheer en snelheid van toegankelijkheid van de informatie en dus verbetering van het werk. “Vervolgens gaan we over tot interviews om de hoofddoelstelling vast te leggen evenals de processen en gegevens die beslissend zijn in dat opzicht. Waarna we met de klant het meest geschikte product zoeken.” Dat product kan commercieel of open source zijn, aangezien Amplexor zijn aanbod beperkt heeft, om zich ervan te vergewissen dat ze over de noodzakelijke competenties en lokale ondersteuning beschikt. En dus geen Filenet, OpenText of Nuxeo in de cataloog.

Maar Amplexor beperkt zich niet tot een theoretische analyse. “Desgevallend helpen we de klant bij de implementatie, zowel technisch als operationeel. Door de eindgebruiker en de business nauw te betrekken.” In de praktijk wordt een roadmap, vaak over 5 jaar, opgesteld, met eerst (maar niet noodzakelijkerwijs) een proefproject, daarna een progressieve uitbreiding van de scope.

Maar Damien Dewitte benadrukt nog de “noodzaak om een uniek platform te voorzien in de strategie, vooral in documentbeheer, en om elk nieuw project te vertalen in functie van dat platform. Bovendien zou het goed zijn om een ecm-manager aan te stellen, die iedereen in staat zou stellen om dezelfde regels en procedures in acht te nemen.”

Praktijk

Dat gezegd zijnde is Damien Dewitte zich ervan bewust dat er nog een hele weg moet worden afgelegd op het vlak van ecm. “Vandaag beschikken heel wat organisaties nog over een basic documentbeheer, waarbij ze zich ertoe beperken om hun documenten terug te vinden of dat toch proberen.” Maar er moet dringend een nomenclatuur van de documenten en de na te leven regels gedefinieerd worden. Want het delen van documenten (en het beheer van de verschillende versies) is nog al te vaak gebaseerd op weinig rigoureuze workflows.

Rest dan nog dat de return on investment van een ecm-project niet altijd duidelijk te evalueren is. “Je mag niet alleen in termen van euro’s denken. Want veel hangt af van de vastgelegde doelstellingen: de roi van een archiveringsproject is zodoende gemakkelijker aan te tonen dan de roi van een compliance project. Rest nog dat het vandaag niet zozeer om roi gaat, dan wel om te overtuigen met een bedrijfsstrategie”, meent Damien Dewitte nog te weten.

Laten we er nog aan toevoegen dat op het vlak van ecm geleidelijk een standaard wordt ingevoerd, met name op initiatief van Microsoft, Oracle en EMC, die een interoperabiliteit tussen de ecm-instrumenten mogelijk zal maken. Deze CMIS-specificatie (Content Management Interoperability Services) wordt geleidelijk geïntegreerd in de instrumenten van de markt, en maakt met name reeds communicatie tussen Drupal en Alfresco mogelijk.

Marc Husquinet