De implementatie van SAP SuccessFactors vormde bij De Watergroep de aanleiding voor de grondige digitalisering van een reeks HR-processen. Het leverde het bedrijf niet alleen een zilveren medaille op bij de SAP Quality Awards, maar ook een besparing van vijfentwintig procent.

De Watergroep is het grootste drinkwaterbedrijf van Vlaanderen. De organisatie levert water aan 147 gemeenten in West- en Oost-Vlaanderen, Vlaams-Brabant en Limburg. De Watergroep zet in op de productie en verdeling van drinkwater, maar biedt ook water aan voor de industrie en verwerkt afvalwater. Het bedrijf telt 1.470 medewerkers, verspreid over 38 sites. “Een doorlichting van de HR-processen bracht aan het licht dat er te veel tijd en energie naar loutere administratie ging”, zegt HR-manager Evelyn Becu. “Van daaruit ontstond het plan om een nieuw ICT-systeem te implementeren, om zo niet alleen de administratie te verlichten, maar ons ook meer te richten op talentbeheer.”

Voor dat nieuwe ICT-systeem viel de keuze op SAP SuccessFactors. Op het eerste gezicht lijkt dat een minder voor de hand liggende keuze, aangezien De Watergroep zijn belangrijkste functionele domeinen – zoals financieel beheer, voorraadbeheer, werkplanning en klantenbeheer – met Microsoft Dynamics AX ondersteunt. “We hebben de mogelijkheden van de HR-module van Microsoft wel degelijk onderzocht”, zegt ICT-directeur Bert De Winter, “maar uiteindelijk kwam het interessantste voorstel toch van SAP.” Technologiepartner Emeritis – gespecialiseerd in HR – bouwde een oplossing die SuccessFactors achter de schermen uitbreidt met andere velden uit SAP. Voor de medewerkers van De Watergroep is alle functionaliteit echter in één portaal beschikbaar. Ook SAP wist het geheel naar waarde te schatten en bedacht De Watergroep en Emeritis hiervoor met een innovatie-award.

Eigen verantwoordelijkheid

Belangrijk in het traject is dat De Watergroep alle vroegere systemen en papieren processen door die ene, geïntegreerde oplossing heeft vervangen. Maar de grootste uitdaging bestond erin de medewerkers effectief naar het nieuwe portaal te loodsen. “Ook de mobiele medewerkers die soms minder vertrouwd zijn met de pc”, vertelt Evelyn Becu. De Watergroep organiseerde daarom opleidingssessies, hing posters op met uitleg over de nieuwe workflows en duidde digi-experten aan bij wie collega’s terecht kunnen met vragen. Het bedrijf stelt op diverse sites ook pc’s ter beschikking van de mobiele medewerkers. “We hebben onze mensen verantwoordelijkheid gegeven over een aantal HR-processen. In plaats van briefjes in te dienen bij de HR-dienst, vragen ze via de portal nu zelf hun verlofdagen aan of geven ze informatie over gepresteerde overuren door.”

“Na een week hadden we al duizend gebruikers op het systeem, via pc en smartphone”, zegt Bert De Winter. “Dat we de verlofaanvraag hadden omgevormd tot een digitaal proces, was voor veel medewerkers een concrete incentive om erin mee te stappen.” Achter de schermen zijn de voordelen meteen duidelijk. De loonadministratie en de verwerking van de overuren verlopen sneller en de maaltijdcheques zijn sneller beschikbaar. Als gevolg daarvan kan De Watergroep de lonen van de medewerkers ook sneller uitbetalen. De HR-afdeling schat de gerealiseerde besparing op vijfentwintig procent. Trouwens, niet alleen HR wint aan efficiëntie. Ook het financiële departement geniet mee, omdat ook daar een aantal administratieve processen eenvoudiger verlopen. En tot slot heeft ook de ICT-afdeling minder zorgen. “Het is onze eerste ervaring met een grote SaaS-oplossing”, zegt Bert De Winter. “We hoeven ons niet meer te bekommeren om patches en updates. Het project is alvast heel positief verlopen. Op termijn gaan we bekijken om ook specifieke ERP-functionaliteiten via SaaS te gebruiken.”

Dries Van Damme

“Dat we de verlofaanvraag hadden omgevormd tot een digitaal proces, was voor veel medewerkers een concrete incentive om erin mee te stappen”