Op een goede vier maanden tijd stapten de Onafhankelijke en Neutrale Ziekenfondsen over naar nieuwe leveranciers voor datanetwerk, vaste en mobiele telefonie. Efficiënt projectbeheer, grondige voorbereiding, degelijke planning en realistisch risicobeheer vormden de basis voor die korte doorlooptijd.
We ontmoeten Vincent Collin in het gloednieuwe gebouw van de landsbond van Onafhankelijke Ziekenfondsen in Anderlecht. Collin is executive manager IT Services bij MLOZ-IT, het vroegere M-Team. MLOZ-IT is de nieuwe naam voor de centrale ict-afdeling van de vijf Onafhankelijke Ziekenfondsen, goed voor 2,2 miljoen leden en een marktaandeel van twintig procent. Daarnaast staat de organisatie ook in voor de ict-dienstverlening aan de zeven Neutrale Ziekenfondsen. In totaal ondersteunen de 260 medewerkers van MLOZ-IT zowat 425 sites: de centrale zetels en de lokale kantoren van de diverse ‘merken’. “We ondersteunen de medewerkers van de ziekenfondsen”, zegt Vincent Collin, “maar ook de dienstverleners, zoals artsen en ziekenhuizen, en de leden zelf.”
Tam Tam Consulting, een bedrijf uit Herentals dat gespecialiseerd is in ict-strategie, audits en expense management, had bij MLOZ-IT eerder al de hele netwerk- en telecomomgeving in kaart gebracht. Toen de organisatie een openbare aanbesteding uitschreef voor de vernieuwing van het datanetwerk, vaste en mobiele telefonie, schakelde ze daarbij opnieuw de expertise van Tam Tam in. “We wilden een toekomstgericht netwerk uitbouwen”, zegt Vincent Collin, “met de nadruk op een lean ict-organisatie, meer centraal beheer en meer kostenefficiëntie.” De drie loten – tot dan gegund aan Proximus – gingen over naar nieuwe partijen: vaste telefonie en wan kwamen bij Telenet terecht, mobiele telefonie bij Orange. Tam Tam Consulting nam aansluitend het programmabeheer van de migratie op zich, meteen een primeur voor het bedrijf. Met name de migratie van het datanetwerk – van Proximus naar Telenet – bleek voor alle partijen de grootste uitdaging, gezien de omvang van het netwerk en de krappe deadline.
Harde deadline
Tam Tam coördineerde en beheerde een projectteam met vertegenwoordigers van alle betrokken partijen: MLOZ-IT, Telenet én Proximus. Vincent Collin: “Dat zorgde voor een heel open en complementaire samenwerking.” De eerste voorbereiding leidde tot de ontwikkeling van een proof of concept. “We werkten twee modellen uit: één voor de grote agentschappen, één voor de kleine. Aansluitend volgde een grondige test, onder meer op het vlak van performance.” Begin februari ging de eigenlijke migratie van start, met 30 juni als deadline voor de omschakeling van alle 400 agentschappen die MLOZ-IT ondersteunt. De organisatie kon onmogelijk om die harde deadline heen. Het oude contract bevatte geen vertrekregeling. De organisatie zou een boete krijgen wanneer ze te vroeg uit het contract zou stappen, maar kon tegelijk op geen enkele garantie rekenen eenmaal ze de einddatum van 30 juni zou overschrijden.
“We hadden nood aan een realistisch scenario”, zegt Vincent Collin, “ook wanneer er nog agentschappen zouden zijn die pas na de deadline zouden migreren. Uiteindelijk stelde Proximus zich heel professioneel op en hebben we alles vlot opgelost.” MLOZ-IT wilde tegen 30 juni de migratie voor 95 procent klaar hebben. Op de dag van de deadline bleek het traject al voor 98,5 procent voltooid. De resterende agentschappen liepen vertraging op door externe factoren. “Ze wachtten onder meer op een vergunning om glasvezel te mogen aanleggen.”
Zonder onderbreking
Met de snelle doorlooptijd zijn de verwachtingen van MLOZ-IT ruimschoots overtroffen. “Ik was eerlijk gezegd verbaasd dat het zo snel kon”, glimlacht Vincent Collin. “Dit is wellicht een traject voor het Guinness Recordboek.” Het geheim schuilt in efficiënt projectbeheer, grondige voorbereiding, degelijke planning en realistisch risicobeheer. “Bij ieder kantoor gingen we één keer langs voor de hele oefening. Zo deden we er twintig per week, soms tot tien per dag, met een foutenlast van minder dan één procent. De eigenlijke migratie was voor een kantoor een kwestie van een paar minuten. Van een onderbreking van de dienstverlening was eigenlijk geen sprake.”
Dries Van Damme
Fout opgemerkt of meer nieuws? Meld het hier