Na een groeispurt bracht het AFAS-pakket oplossing voor de nieuwe behoeften van boekhoud- en accountancybureau Moore Stephens Verschelden.

Moore Stephens Verschelden is een zelfstandig boekhoudkantoor met vestigingen in België, China en binnenkort ook de VS, goed voor ca. 285 werknemers. Het bedrijf is actief onder de koepel van het Moore Stephens netwerk, maar is er niet mee geïntegreerd. Opgericht in 1967, kende het bedrijf in de voorbije jaren een stevige groei, door onder meer een aantal overnames vanaf 2008. En zoals wel vaker steken dan al snel nieuwe ict-noden de kop op, zowel voor de interne werking van het bedrijf als voor de ondersteuning van de klanten. In het bijzonder betrof dat onder meer de tijdsregistratie van de medewerkers en de facturatie, aldus Frederik Berckmoes-Joos, executive partner en onder meer verantwoordelijk voor ict.

In een nieuw samengesteld bedrijf is de keuze voor een specifiek systeem uit een van de betrokken bedrijven niet altijd de beste oplossing (onder meer om psychologische redenen), en er werd dan ook besloten voor een compleet nieuw systeem te gaan, met een voorkeur voor ‘buy’. Uiteindelijk kwam het AFAS-pakket als winnaar uit de bus, mede dankzij de toenmalige ict-manager, die zich sterk in de materie en dat pakket had verdiept. Dat laatste scheelde later behoorlijk op consultancy-kosten, die slechts een derde of minder bedroegen dan gewoonlijk voor een AFAS-klant. Door de diepe ict-kennis van het pakket werd een en ander allicht toch wat te weinig door de eindgebruikers beslist, ondanks de continue samenspraak met ervaringsdeskundigen, aldus een ‘lesson learned’.

ALL-IN ONE

Na het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en het opstellen van het lastenboek (in 2011), evenals een pilootproject met AFAS, werd bewust gekozen voor dit pakket omwille van de wijze waarop een breed spectrum van bedrijfsprocessen werden ondersteund en om het ‘all in one’-aspect. Twee, drie jaar geleden was het zeker de beste keuze, onder meer door de mogelijkheden tot parametrisering, ook als zo’n pakket niet steeds voor alle aspecten een best of breed is, klinkt de nuchtere inschatting. Bovendien kon het pakket snel genoeg worden ingevoerd, want de bestaande omgeving begon moeilijkheden te hebben met het gestegen aantal werknemers.

Op 1 januari 2012 stapte het bedrijf over naar het nieuwe systeem, waarbij de gelijkaardige werkmethodiek en een maand dubbel draaien een hulp was. “AFAS laat parallelle test- en live omgevingen toe, met een ogenblikkelijke omzetting, zodat een maand lang de reële werking kon worden getest en eventueel een terugdraaien mogelijk was.”

Omdat iedereen op het nieuwe systeem overstapte, was dat wel een belangrijk aspect in het ‘change management’. En achteraf bekeken bleek de opleiding ietwat onderschat, niet door problemen met AFAS, maar veeleer de vele mogelijkheden. “AFAS biedt een gebruiker de vrijheid op verschillende wijzen tot een oplossing te komen, en dat is niet voor elke gebruiker even evident omdat het toch wat ict inzicht vergt,” onder meer bij het factureren. Dat wordt nu opgevangen door meer aandacht voor sjablonen en dies meer, met het laatste woord wel nog aan de gebruiker.

Voorts eisten tegelijkertijd ook nog een tweetal overname-initiatieven de aandacht op. Het lag dus niet aan AFAS zelf, benadrukt Berckmoes-Joos, maar wat aan tijdsgebrek en ook wel wat door het te weinig documenteren van de bedrijfsprocessen – een niet ongebruikelijke klacht. Ondertussen is er wel ruimte om in een hogere versnelling nog wat punten aan te pakken, zoals een verdere invulling van bedrijfsprocessen en het dataverhaal. Vandaag worden rapporten nog gecreëerd op de actuele datasets, maar op termijn kan dat allicht beter op basis van verwerkte historische datasets (onder meer voor tijdsregistratie).

Naast dat alles werd ook lovend over AFAS als bedrijf zelf gesproken, om het “duidelijk en transparant bedrijfsverhaal, en de rapportering daarover.”

Guy Kindermans