Een door de overheid gesubsidieerde vzw met ‘maar’ 70 mensen op de eigen payroll, die toch voor een volledig erp-pakket kiest? Dominique Moens van het IBBT legt het hoe en het waarom uit.

Na een formele marktbevraging en een eerste preselectie bleven bij het Interdisciplinair Instituut voor Breedband Technologie een drietal kandidaten over: Unit4Agresso, SAP en een combinatie van pakketten uit de Microsoft-omgeving. “Het aanbod van Microsoft viel voor ons af, omdat het niet eenduidig was”, zegt Finance & Operations Manager Dominique Moens verantwoordelijk voor het erp-project. “Het aanbod van Microsoft bestond uit Axapta, Navision en een aantal add-ons. Maar precies door die hoeveelheid add-ons, vreesden wij dat ze niet de voldoende integratie hadden die wij beoogden.” Bij SAP zat het gevoel wél juist. Aan functionaliteit geen gebrek. “SAP staat als een kathedraal, dat lijdt geen twijfel”, zegt Dominique Moens die uiteindelijk toch besliste om met het jongere Unit4Agresso in zee te gaan: een keuze die ingegeven werd door de onderhoudsvriendelijkheid.

Jonger is een voordeel

Hoewel Dominique aangeeft dat Unit4Agresso minder matuur is, buigt ze dat net in een voordeel om: “Het is een veel jongere technologie die ons toelaat om aan gebruikerszijde veel flexibeler te werken. Dat je als gebruiker zonder advies van consultants zeer ver kunt gaan in de inrichting en het latere onderhoud van het pakket, heeft voor ons de doorslag gegeven.”

Met ‘maar’ 70 mensen op de payroll, lijkt het wel alsof een volledige erp-implementatie wat overkill is. Onterecht, zegt Dominique: “Niet iedereen die bij een project betrokken is, staat op onze payroll. In totaal zijn er zo’n 250 mensen die op de een of andere manier voor het IBBT werken. Op dit moment hebben we een 100-tal users over de verschillende modules.” Dat niet alle 250 mensen aangesloten zijn op het erp-pakket, is omdat het IBBT er bewust voor opteerde om enkel de aangestelde verantwoordelijken van een groep toegang te geven. De werknemers moeten dus naar hun centrale verantwoordelijke gaan, die dan de input doet. De workflow is met andere woorden nog niet 100 procent geautomatiseerd.

Groot contrast met vroeger

Achteraf gezien was het volgens Dominique geen slechte beslissing om niet meteen iedereen tot eindgebruiker te bombarderen, wat oorspronkelijk wel de bedoeling was. “Bij het ‘live’ gaan, krijg je toch altijd met hickups te maken. Nu moeten we die slechts voor enkele gebruikers oplossen, en blijft het overzichtelijk. En ook: de huidige ‘voorbeeldgebruikers’ kunnen bij een volgende roll-out de eerstelijns helpdesk zijn.”

Aanvankelijk had ze wat twijfels bij de investering. “We spreken toch over 300 à 350.000 euro. Maar ondertussen vind ik dat perfect te verantwoorden, omdat er zoveel modules in zitten zoals absenties, HR, logistiek, bestellingen en aankoop.”

Naar voordelen hoeft Dominique niet lang te zoeken. Een geïntegreerd systeem was voor een gedecentraliseerde organisatie zoals het IBBT (met vestigingen in Hasselt, Leuven, Brussel, Antwerpen en Gent) een noodzaak geworden. “Je kan toch niet alles eeuwig via e-mailtjes blijven regelen?”, klinkt de retorische vraag. Voor heel wat werknemers nam de workload drastisch af: minder documenten die manueel ingescand moeten worden bijvoorbeeld. Het contrast met vroeger kon trouwens moeilijk groter zijn. “Voor de implementatie van Unit4Agresso hadden we eigenlijk alleen een boekhoudpakket, en voor de rest deden we alles in Excel! Dat heeft dan weer als voordeel gehad dat we weinig migratieproblemen gekend hebben”, lacht Dominique.

Afwijkend traject

Het implementatietraject blijkt wel wat af te wijken van de meeste andere erp-leveranciers. “Je krijgt bijvoorbeeld een opleiding van één à twee maanden, nog voor de functionele analyse gebeurt. Dat komt raar over in het begin, maar achteraf gezien bleek dat niet zo slecht. Zo kun je tijdens de analyse hier en daar nog wat wijzigingen aanbrengen aan de uittekening van de processen. Daar ben ik blij om, want anders hadden we gewoon het bestek geïmplementeerd zoals ik het geschreven had en een aantal opportuniteiten gemist.”

Dominique Moens toont zich bijzonder tevreden over het datamodel. “Dat zit zo mooi in elkaar, maar je moet zeker de tijd nemen om het grondig te bestuderen. Als je het door hebt, kun je er alles mee.”

Of er tot slot echt geen tekortkomingen zijn? “Jawel hoor, maar die kennen ze zelf wel bij Unit4Agresso. Het risico dat je op het ontbreken van een of andere kleine handigheid stuit, is toch net iets groter dan bij pakweg SAP. Logisch ook natuurlijk: die zijn er al zoveel langer en hebben al ontzettend veel updates en upgrades achter de rug. Maar als er een probleem is, dan wordt er wel meteen werk van gemaakt, lijkt me.”

Kristof Van der Stadt