Als je zoals bij BNP Paribas Fortis meer dan 1.000 gebouwen moet beheren, kan je maar beter zorgen voor een efficiënte documentenstroom.

Voor ons is dit in eerste instantie dan ook geen informaticaproject maar een project dat vertrekt vanuit het beheren van de informatie”, vertelt Laurence Jacqmin. Binnen BNP Paribas Fortis is zij verantwoordelijk voor de unit ‘solutions & optimisation’ binnen de afdeling ‘facility management’. “Er komt uiteraard wel een informatica-aspect aan te pas, maar mijn opdracht is vooral om het project te stroomlijnen en de ingewikkelde processen te standaardiseren rond de aankoop, het beheer en de verkoop van de vele gebouwen”, aldus Jacqmin. Information governance dus, gecombineerd met document management.

PROJECTWISE EN CHAPOO

Een praktisch voorbeeld is het Postinterventiedossier (PID). Dat bevat verscheidene documenten die nodig zijn bij eventuele latere werken aan een gebouw : een ingewikkeld kluwen waarbij zowel eigenaars, huurders, als architecten en aannemers de informatie moeten kunnen raadplegen én overdragen bij een eventuele verkoop.

BNP Paribas Fortis doet hiervoor beroep op de it-tool ProjectWise van Bentley dat de nodige (meta)data combineert met duidelijke toegangsrechten. Daarnaast wordt ook Chapoo gebruikt : een Belgisch product dat een soort collaboratief platform à la Sharepoint biedt dat vooral erg handig werkt voor information sharing met externe partijen. Onder meer AG Real Estate gebruikt daarom eveneens Chapoo.

MIGRATIE IS HELE KLUS

Exquando is de dienstverlener die het nodige advies en ondersteuning van het documentbeheer biedt. “Specifiek rond gebouwenbeheer is de regelgeving steeds uitgebreider en complexer. Goede processen zijn essentieel geworden”, weet Willy Sempels van Exquando. “In het voorbeeld van het PID zijn wij het die de wetgeving vertalen naar praktische, concrete richtlijnen”, aldus Sempels.

In totaal gaat het om heel veel documenten, waarbij de centralisatie een heus monnikenwerk is. Ongeveer zes mensen werken hier bijna voltijds aan. Zeker de migratie van documenten – bijvoorbeeld bij de aankoop/verkoop van een gebouw – is een hele klus.

Daarnaast is ook opleiding in het kader van ‘change management’ niet onbelangrijk. Een gebouwenbeheerder heeft nu eenmaal andere behoeften dan een architect, ingenieur, of aannemer. Die opleidingen gebeuren nu, parallel met de migratie van de eigenlijke documenten.

“We hebben eind vorig jaar een lange voorbereiding gehad, deels ook omdat we met een grote weerstand bij het midden- management zaten. De ROI berekenen van een project als dit is dan ook niet evident. Maar ondertussen zijn zij ook wel overtuigd van het belang”, besluit Laurence Jacqmin.

Kristof Van der Stadt