De afdeling Generation (productie van elektriciteit) van Electrabel heeft zich uitgerust met een tool om efficiënter procedures en kennis te kunnen inventariseren, systematiseren en verspreiden.

“Het tempo waaraan we mensen aanwerven, de snelle veranderingen in onze sector, de noodzaak om te voldoen aan de nieuwe normen en de uitdaging van de deregularisatie vereisten dat we onze mensen snel kunnen informeren, de kennis beter kunnen delen, maar ook onze knowhow vrijwaren. De zeer hiërarchische organisatie uit het verleden was niet langer geschikt”, benadrukt Dirk Degrève, Performance & Assessment Manager. “Daarom zijn we beginnen denken in termen van processen om op een veiligere en meer gestructureerde manier te kunnen handelen.” Hiervoor koos Electrabel Generation voor de oplossing BPMS ARIS van Software AG (IDS Scheer), die is aangepast aan zijn specifieke behoeften om zijn processen te beschrijven en ze te correleren aan de taken. Een andere vereiste was een systeem dat zowel voor de kaderleden als de technici begrijpelijk en bruikbaar is.

Het gevolg was een gms-systeem (generation management system), een gecentraliseerde gids voor operationele procedures en geharmoniseerde instructies.

“Een technicus op het terrein die meer wil weten over het toezicht van een pomp, kan voortaan deze gids raadplegen en navigeren door allerlei lagen met details om na te gaan welke soort tests hij moet uitvoeren, hoe hij ze moet plannen, hoe hij zijn tour moet organiseren… Elke elektrische centrale kan er haar eigen richtlijnen opgeven door te verwijzen naar de tests die moeten worden uitgevoerd op haar site. De implementatie is bedoeld om te waarborgen dat iedereen op elk ogenblik toegang heeft tot de laatste datumversie van de richtlijnen, terwijl handboeken, individuele kennis, Excelbestanden of persoonlijke nota’s niet noodzakelijk up-to-date waren.” Een andere reden voor onze keuze van gms: de doorstroming van de informatie, meer bepaald via hyperlinks naar andere informatiebronnen (bijvoorbeeld veiligheidsprocedures).

Er werden 33 processen (financiën, controle, exploitatie, onderhoud, prestatiebeheer, coördinatie van de productie, ondersteuning, bepalen van doelstellingen op korte en lange termijn…) bepaald en gedocumenteerd en vertaald in tekst en synoptische diagrammen. Zo werden er meer dan 3.000 instructies gedetailleerd. Rekening houdend met deze functies en verantwoordelijkheden wordt elke gebruiker naar het informatieniveau geleid dat hij nodig heeft. Op termijn zijn er 3.000 gebruikers bij betrokken (de uitwerking heeft in de eerste plaats betrekking op onderhoud en zal nadien site per site gebeuren).

Brigitte Doucet