Boekhoudkantoor O.R.F. differentieert zich met ict. Het kantoor verhoogde zijn efficiëntie door op een elektronisch archief over te stappen. Ook de communicatie met klanten en overheidsdiensten verloopt zo veel mogelijk papierloos.

Boekhoudkantoor O.R.F. uit Mechelen telt tien medewerkers. Samen bedienen ze een paar honderd klanten, vooral zelfstandige ondernemers en kmo’s. In de boekhoudsector is informatisering al langer een noodzaak. O.R.F. koos eind jaren ’90 voor de boekhoudsuite van Kluwer. De cijfers uit de elektronische boekhouding verwijzen echter naar documenten, zoals aankoop- en verkoopfacturen. “Als boekhouder loop je daardoor vroeg of laat tegen de fysieke grenzen van je archiefruimte aan”, zegt zaakvoerder Guy Vereecken.

Binnen handbereik

O.R.F. stapte in de eerste plaats omwille van een heel praktische reden over op een elektronisch archief. “Vroeger bevonden onze kantoren zich verspreid over verschillende verdiepingen. De archiefkasten plaatsten we in de kelder. Met het elektronische archief wilden we komaf maken met het eindeloos heen-en-weergeloop naar de kelder. We wilden het archief letterlijk binnen handbereik hebben.” Bovendien was er met de komst van de elektronische communicatie een absurde situatie ontstaan, waarbij het kantoor elektronische stukken afdrukte om ze in het papieren archief op te slaan en daarna – na afloop van de wettelijk verplichte archiveringsperiode – te vernietigen.

O.R.F. richtte zelf een database in waarin het elektronische archief een plaats kreeg. De invoer van documenten gebeurt met een scanner – of rechtstreeks in digitale vorm – via het programma User Capture van Ricoh, waarna de documenten terecht komen in het elektronische archief van Easy Archive. Op de invoer van ieder document vindt ocr (optical character recognition) plaats. O.R.F. indexeert alle woorden uit het document.

Zo kan O.R.F. de documenten met de zoekfunctie van Ricoh later heel snel uit het archief opvissen. Dat verhoogt de efficiëntie van de medewerkers en versnelt de dienstverlening aan de klanten. Guy Vereecken: “Onze medewerkers gebruiken de toepassing voortdurend. Op hun werkplek staan telkens twee beeldschermen: één voor de boekhoudtoepassing en één voor het elektronisch archief.”

E-factuur volgt

Ook de opstelling van documenten – onder meer van belastingaangiftes – gebeurt bij O.R.F. papierloos. Het papierverbruik is daardoor gedaald van zowat 300.000 vellen per jaar tot een fractie daarvan. “Factureren doen we wel nog op papier, ook al is de elektronische factuur onafwendbaar en zal ze het landschap in onze sector hertekenen. Vandaag volgen we echter de behoefte van de cliënt, en die geeft nog niet de voorkeur aan de elektronische factuur.”

Dries Van Damme

“Als boekhouder loop je vroeg of laat tegen de fysieke grenzen van je archiefruimte aan”