Colruyt handelt alle bestellingen, receptie van goederen en controle van aankoopfacturen elektronisch af. Die aanpak liet niet alleen een papierberg verdwijnen, maar leidde ook tot een mooie procesoptimalisering.

Tot twee jaar geleden communiceerde Colruyt met leveranciers op papier: via post of fax. De groei van het documentenvolume verplichtte het bedrijf om die werkwijze tegen het licht te houden. “We hadden uiteraard al eerder bekeken of we naar papierloze processen konden overstappen”, zegt Jan Dewitte, afdelingshoofd businessprocessen en systemen voor logistiek en transformatie bij Colruyt Group. “We wilden in eerste instantie werk maken van elektronische facturatie. Dat bleek echter weinig voordelen te hebben als we niet ook de bestelprocessen en de ontvangst van goederen elektronisch zouden ondersteunen.” Daarom gaf Colruyt de voorkeur aan een benadering die voor alle betrokken partijen interessant zou zijn: voor de leveranciers waar Colruyt elektronisch bestellingen plaatst, en voor Colruyt zelf door de ontvangst van goederen en de bijhorende aankoopfacturen elektronisch af te handelen.

Colruyt zocht Software AG aan voor de bouw van een platform dat alle elektronische communicatie zou ondersteunen op basis van edi. Na zes maanden verliepen alle bestellingen van Colruyt al over het platform. “We gingen uit van ongeveer een miljoen documenten per jaar”, zegt Kurt Bilteryst, application manager bij de afdeling businessprocessen en systemen. “Dat volume komt overeen met twee tot drie miljoen transacties. Er is binnen de groep echter heel veel vraag naar het gebruik van het platform. De voorbije maand alleen al noteerden we een miljoen transacties.” De verwachting is dat het volume op korte termijn nog minstens verdubbelt. Van bij aanvang was het platform daarom heel schaalbaar ingericht. Een goede beslissing, zeker nu de groei van het transactievolume veel sneller verloopt dan vooraf was ingeschat.

AUTOMATISERING

Vroeger stonden de backendsystemen van Colruyt rechtstreeks in voor de communicatie. Faxen met bestellingen vertrokken rechtstreeks vanuit de applicaties. Vandaag vormt het nieuwe communicatieplatform een doorgeefluik. Kurt Bilteryst: “De oplossing neemt de data uit de applicatie en verstuurt de boodschap op de manier waarop de tegenpartij die wil ontvangen. Dat kan nog altijd via fax, maar ook via edi of e-mail.” Het voordeel van die aanpak ligt voor de hand. Verkiest de ontvanger een ander kanaal, dan is geen ingreep nodig in de backend. Een aangepaste instelling op het communicatieplatform volstaat.

Uiteraard biedt de elektronische afhandeling van bestelling, receptie en facturatie heel wat mogelijkheden tot automatisering. Vroeger moesten medewerkers receptiedocumenten en aankoopfacturen manueel controleren. Die matching gebeurt vandaag automatisch. “Daardoor is er geen backlog meer bij de verwerking van aankoopfacturen”, aldus nog Jan Dewitte. “Dat brengt geld op, omdat tijdige betaling vaak recht geeft op korting. Het gaat hier dus ook om een stuk procesoptimalisering.”

Dries Van Damme