Sinds enige tijd al neemt SAP-partner Eozen zijn toevlucht tot bi-rapporten die gegenereerd worden vanuit het SAP Business Warehouse om de ruwe data van de erp- en crm-applicaties om te vormen tot meer concreet bruikbare informatie voor de leden van het management. 50 managementrapporten werden op die manier gemaakt, aangepast door de jaren heen via meer representatieve kpi’s. Een zicht op de dagelijkse tarieven is bijvoorbeeld belangrijker geworden tijdens de crisis.

Meer recentelijk heeft het bedrijf besloten om een management dashboard te gebruiken dat aan haar enige huidige gebruiker, Kris Deroo, ceo van Eozen, een overzicht biedt van de belangrijkste prestatie-indicatoren van het bedrijf. Zes perspectieven moet dat bieden: performance, profitability, customers, people, solvability, forecast.

Het domein people integreert vooral de kpi’s rond rekrutering en retentie van het Eozen-personeel. Het customers-gedeelte geeft de ceo in essentie informatie over de rendabiltiteit van de projecten. “We hebben ook een grafische kaart geïntegreerd waarop alle klanten voorkomen. Door een klant te selecteren op de kaart, kan ik onmiddellijk alle consultants identificeren die aan dit project werken, wat hun locatie is, enzovoort.”

Wat brengt het dashboard nog meer voor het beheer, de responsiviteit en zelfs de positionering van het bedrijf? “Op zich brengt het niets nieuw aan, want het toont uiteindelijk alleen informatie die reeds via de rapporten beschikbaar was, maar het heeft wel de verdienste dat het de info hergroepeert en onmiddellijk de oorzaken van bepaalde problemen kan identificeren.” In feite zijn we geëvolueerd van een reactief systeem – zeg maar het zoeken naar een kpi in die 50 rapporten – naar een proactief systeem.”

Het grote voordeel in de ogen van Kris Deroo, vertaalt zich in tijdswinst en de onmiddellijke visibiliteit op parameters die hem rechtstreeks interesseren. “En dan heb ik nog geen rekening gehouden met het feit dat we soms al eens bepaalde kpi’s vergeten. Die zijn nu meer zichtbaar en meetbaar.” Hij weerlegt het vaak gehoorde argument dat een dashboard niets meer is dan een statisch ‘instant’ beeld waarvan de analytische waarde relatief, zoniet onbestaand zou zijn. “Het dashboard laat detailweergaves toe en kan verwante rapporten erin verwerken.”

Eozen bekijkt momenteel de mogelijkheid om het gebruik van het dashboard ook uit te breiden naar andere personeelsleden. Of, meer precies, om hen vergelijkbare dashboards aan te bieden die andere parameters integreren. “Een projectleider of teamverantwoordelijke zal met kpi’s werken die op zijn klant gericht zijn, of zou zo meer te weten kunnen komen over de samenstelling van zijn team.”

[BD]