“De technologie is beschikbaar, maar de commerciële modellen blijven achter. Probeer maar eens een ontdubbeld netwerk van 70 gig uitgerold te krijgen voor een tijdspanne van vier weken, met een sla van 100 procent.” Cio Daniel Marion van de UEFA werpt een licht over de belangrijke it-vraagstukken bij grote toernooien zoals het EK in Polen en Oekraïne. “Onze budgeten zijn niet oneindig hoor.”

Denk even mee. Je hebt je geïnstalleerd in je favoriete fauteuil, de biertjes en hapjes binnen handbereik. Je favoriete team staat op het punt om een beslissende goal te maken, en plots wordt alles wit op het scherm. Dat is het nachtmerriescenario dat cio Daniel Marion van de UEFA al gedurende zijn hele carrière -met succes- probeert te vermijden.

De Union of European Football Associations is het orgaan dat de nationale voetbalverenigingen in Europa vertegenwoordigt, en dat competities zoals de EK’s en de Champions League in goede banen leidt. Als organisatie is de UEFA dus voor een groot stuk event-gedreven, wat zich vertaalt naar de manier waarop er omgegaan wordt met ict.

“Wij zijn anders gestructureerd dan de meeste organisaties”, knikt de ingenieur. “Zo outsourcen we alles wat ontwikkeling en hosting betreft. Wat niet wil zeggen dat we geen it’ers tewerk stellen. Van de 600 mensen die voor de UEFA werken hebben er 100 een it-achtergrond. Dat zijn geen system engineers of ontwikkelaars, maar projectleiders en business analisten. Onze mensen moeten richtlijnen opstellen en begrijpen waar de outsourcing-partijen mee bezig zijn.”

Het it-team van de UEFA is erg flexibel, zodat het zich kan aanpassen aan de grote events. “Tijdens Euro 2012 werkte er 1.500 man op ict en telecom, meer dan 10 keer zoveel dus dan onze eigen mensen. De extra krachten werden ingezet door partners Orange en Ukraine Telecom.”

Kan je wat meer vertellen over de relaties met jullie partners?

Daniel Marion: “Onze project managers werken nauw samen met de providers en met de leveranciers. Ze moeten er voor zorgen dat de bedrijven waar we mee in zee gaan te allen tijde de kwaliteit leveren die we nodig hebben. Opgepast: dat klinkt evidenter dan het is.”

“Wanneer je alles uitbesteed zijn daar heel wat uitdagingen aan verbonden. Al was het maar omdat je verschillende bedrijven op dezelfde lijn moet zien te krijgen. Je moet ook altijd kunnen werken met mensen die begrijpen waar je mee bezig bent. En als er problemen opduiken, dan heb je werkkrachten nodig met de juiste mindset om de problemen op te lossen.”

“Daarvoor moeten er goede afspraken worden gemaakt. Als klein bedrijfje dat moet aankloppen bij grote giganten is dat niet eenvoudig. We willen immers met de juiste mensen rond de tafel zitten, met de toppers. Die zijn zelfs bij de grotere ondernemingen dun gezaaid.”

“Grote bedrijven hanteren vastliggende processen om hun sla’s te halen. Maar wat wij vragen met de UEFA, is om dingen te doen die buiten de normale procedures vallen. Dat kan je alleen doen met mensen die zich voor 100 procent willen inzetten.”

Vragen jullie dan zo’n onredelijke dingen?

Marion: “Wat wij willen kopen, bestaat in de meeste gevallen niet. Wanneer we een EK organiseren, moeten we from scratch een bedrijf uit de grond stampen van 5.000 werknemers, en dit voor slechts 6 weken. Gedurende die periode mag er niets fout gaan en moet alles 24/7 up and running zijn.”

“Wie voor ons wil werken, moet dat kunnen garanderen. Altijd en overal. We eisen een sla van 100 procent. 99,9 procent volstaat niet, want tijdens het uur dat je zo toch nog kan offline gaan, gaat er te veel geld verloren. Schadeloosstellingen kunnen die verliezen niet opvangen. Stel je maar eens voor wat er zou gebeuren als de omroepen onze beelden gedurende een uur niet doorkrijgen.”

“Voor onze hoster Interoute bijvoorbeeld, vormen die voorwaarden geen probleem. Het betreft een relatief kleine organisatie die snel kan schakelen, en waar we al lang mee samenwerken. Maar voor Orange en Ukraine Telecom was het al heel wat problematischer. Onderhandelen met zo’n mastodonten is moeilijk.”

“Voor het EK 2016 in Frankrijk hebben we netwerken van minstens 70 gig nodig tussen de stadions, over twee verschillende routes. En dit slechts voor enkele weken, met een sla van 100 procent. Geloof me maar, dat staat in geen enkele catalogus. En als ik dingen vraag die niet in de catalogus staan, dan worden daar absurde prijzen voor gevraagd. Tot 10 keer mijn budget. Er moet dus flink onderhandeld worden, en dat vergt tijd. Veel tijd.”

“Het probleem is niet het netwerk, de technologie is er, maar je moet een capaciteit van 70 of 100 gig kopen voor enkele dagen. Dat is uniek aan voetbal. Jammer genoeg zijn er nog geen commerciële modellen om dat op te vangen. Ons grooste probleem is dus een business-probleem.

Wat doen jullie eigenlijk allemaal op ict-vlak?

Marion: “Vier dingen. In de eerste plaats heb je onze b2c-solutions, onze diensten voor de eindgebruikers. Van de UEFA-website tot mobiele apps en de streaming van onze matchen via de omroepen.

“Daarnaast verzorgen we heel wat b2b-diensten voor omroepen, mediapartners en nationale voetbalassociaties. Zo hebben we tools voor event management ontwikkeld, voor transport, voor ticketing, voor de pers, noem maar op. Die modules hebben we samengebracht onder de FAME-paraplu (Football and Administration Management Environment), wat eigenlijk een mooie naam is voor ons op .Net-gebaseerde erp-systeem.”

“Voorts zijn er nog de ‘Football Family Services’, met toepassingen rond het spel zelf, voor de clubs en voor de coaches. Van het aanbieden van informatie over dopingcontroles tot modules voor de scheidsrechters en tools voor disciplinary management. En tenslotte hebben we, zoals elk bedrijf, een afdeling die diensten levert zoals SAP, Sharepoint, mail, storage…”

In sommige landen kon je tijdens het EK de matchen volgen vanuit 9 verschillende gezichtshoeken met een second screen app.

Marion: “Klopt, maar niet in Europa. Onze C-Cast App, die trouwens door EVS in België werd ontwikkeld, was klaar in de lente, maar slechts een beperkt aantal omroepen heeft de moeite gedaan om ze te introduceren en om er reclame rond te maken.”

“Toch was het voor ons een interessante trial. Zenders die geëxperimenteerd hebben zoals Al Jazeera, waren enthousiast omdat gebruikers de app echt gebruikten, en dit zelfs voor de volle 90 minuten.”

De UEFA migreerde naar een private cloud in 2011, en experimenteert nu zelfs met een publieke cloud?

Marion: “We hebben nu inderdaad een private cloud, of toch alleszins een sterk gevirtualiseerde omgeving, bij onze partner Interoute. Zo’n infrastructuur is erg schaalbaar en flexibel, en wanneer we dezelfde omgeving op een andere plaats willen uitrollen, kan dat snel en goedkoop.”

“Een deel van onze diensten, met ‘niet-gevoelige’ informatie, zullen we nu ook in een public cloud laten draaien. The private cloud for confidence, the public cloud for convenience. Voor infrastructure as a service ben ik trouwens wel te vinden, al was het maar omdat je kan besparen op de kosten. Maar bij software as a service, à la Salesforce.com, Google of Dropbox, plaats ik grote vraagtekens. Met die bedrijven weet je nooit helemaal zeker wat er met je data gaat gebeuren.”

“Met de strenge wetgeving over de berscherming van persoons- en andere gegevens in Europa kunnen we wat dat betreft geen enkel risico nemen.”

Hebben jullie al ooit serieuze it-gerelateerde problemen gehad tijdens grote events?

Marion: “Soms werkt plan A niet, maar we hebben altijd wel een plan B. Tijdens het EK in Polen en Ukraine waren er fiberdieven aan het werk. Op één avond hebben ze eens drie kilometer glasvezel ontvreemd op één van onze routes. Daarom ook dat we altijd een volledig ontdubbeld netwerk eisen. De kans dat dieven hun ding doen op twee routes tegelijkertijd is vrijwel onbestaande.”

“Tijdens het EK in Oostenrijk en Zwitserland liep er trouwens maar één pijpje van het éne naar het andere land. Austrian Telecom heeft toen infrastructuur van Deutsche Telecom moeten gebruiken voor haar tweede route, er werd toen een bocht gemaakt door Duitsland. Nogmaals: er moet altijd een back-up plan zijn. Alles moet 24/7 blijven draaien.”

“En zelfs wanneer we kabels langs twee verschillende plaatsen willen zien gaan, zullen er bij de grote telco’s nog plaatsen zijn waar de lijnen elkaar kruisen. Vaak weten de telecombedrijven zelf niet meer goed waar hun lijnen juist liggen. We moeten altijd checken of de dingen die ze ons zeggen, wel kloppen.”

Wat brengt de toekomst in voetballand?

Marion: “Het is alleszins niet onze taak om alle stadions te voorzien van wifi, maar we bekijken wel hoe tablets en smartphones de manier waarop voetbal geconsumeerd wordt in de stadia, verandert. Supporters willen interageren met anderen. Ze willen sociaal zijn. Maar ben jij de voorbije jaren nog in een stadion geweest? Je kan er zelfs geen sms sturen. Dat moet veranderen. Connectiviteit moet een topprioriteit worden.”

“Wifi is stadions is ook een manier om meer mensen te lokken. En een manier om meer data te verzamelen. Nfc is ook interessant. Met behulp van die technologie kan je de reis van de fan naar zijn zitje vergemakkelijken.”

“Iets helemaal anders is dat ik tegen 2016 weer 5.000 pc’s, tablets en smartphones moet inkopen. Voor tijdelijke krachten die dat op en al enkele maanden gebruiken. Dat is verre van economisch. Daarom overwegen we om de byod-toer op te gaan. Wie wil werken voor het EK, zou dat met zijn eigen toestel moeten kunnen doen. Wij moeten dan onze services maar aanbieden in de vorm van veilige webapps.”

“Dat is al mogelijk hoor, maar het gaat vreselijk snel met applicaties. Niemand kan nu al voorspellen wat er tegen 2016 ‘in’ gaat zijn. Last minute changes blijven een belangrijke uitdaging. De enige constante die we hebben bij UEFA, is verandering.”

Frederik Tibau