Nicola Millard omschrijft zichzelf eerder als een ‘nowologist’ in plaats van een futurologist. Ze denkt niet na over vage technologie in het jaar 2030 maar wel over hoe we vandaag werken, hoe dat voor elke generatie anders is en hoe we…- excuseer ik kreeg net een sms binnen – worden afgeleid door onze eigen toestellen.

Op ons She Goes ICT event sprak Millard, die bij communicatiedienstverlener BT nadenkt over de nieuwe manieren van werken, over drie dingen: “The death of Dolly, Dilbert & Dr. No.” Een presentatie die overigens ijzersterk in elkaar zit. Dat eerste is een verwijzing naar het nummer van Dolly Parton. “We moeten vandaag samenwerken met mensen uit meerdere tijdzones. Dat is geweldig, maar het breekt ook ons nine-to-five kader en de always-on toestellen die daarbij horen. Die toestellen zijn echter de echte verstoring in ons werkritme. “Eigenlijk zijn het schreeuwende driejarigen ongeacht het uur van de dag. Bovendien zijn we als mens zeer snel afgeleid en houden we van nieuwigheden. We willen continu kijken of er een mailtje of Facebookbericht is.” Om die afleidingen te beperken is Millard naar Cambridge gestapt voor een oplossing. “Daar hebben ze samen met BT het balanced communications diet opgesteld”, zegt Millard. “Je kijkt hoe je productief kan zijn en dan ga je de time vampires identificeren: wat neemt onverwacht veel tijd in beslag? Bij mij is dat e-mail bijvoorbeeld. Vervolgens ga je bekijken hoe je het kan verbeteren.”

Millard geeft aan dat ze voor haar werk bij BT veel moet lezen, maar vaak werd verstoord door e-mailmeldingen. “Dus ik heb het uitgezet. Ik heb ook geen smartphone meer en ik kies wanneer mijn telefoon aan staat. Ik besef dat niet iedereen dat kan, maar gelukkig is er zelden een futurologencrisis.” Millard zegt dat het wel een zekere discipline vraagt. Nu moet ze bijvoorbeeld bewust naar een wifi-signaal gaan en inloggen. “Anderen doen het door vakantie te nemen zonder hun toestellen. Nog anderen laten het toestel aan tot hun batterij leeg is.” Zo’n omslag vraagt natuurlijk wel een leerperiode, ook voor je zakelijke omgeving. “Mijn collega’s weten intussen dat ik geen smartphone heb, maar ze weten wel dat ze kunnen bellen of sms’en als het echt belangrijk is.”

Het verdwijnen van e-mail wordt al enkele jaren voorspeld. Hoewel het niet voor alles de beste oplossing is, nuanceert Millard wel het belang voor verschillende generaties. “De gemiddelde achttienjarige heeft nog steeds een e-mailadres, maar gebruikt het enkel om zich te registreren op Facebook of iTunes. Het is vooral een identiteit.” Deze generatie wil volgens haar apps die hun werkleven organiseren en geven de voorkeur aan chat of sociale media. “Maar iemand van vijftig heeft daar geen nood aan. ‘We hebben toch al e-mail?’ zeggen ze daar.”

De sleutel om nieuwe technologie op de werkvloer te krijgen, ligt volgens Millard bij Use, Usable en Useful. Dat eerste stelt de vraag ‘zijn het tools die nuttig zijn en ons productief maken?’ Usable is wanneer het zonder veel complexiteit en logisch te gebruiken is. Bij useful gaat het om het sociale aspect. Wie gebruikt het? Je collega’s, je baas, vrienden, personen in de media, enz…

THUISWERKEN OF ‘ELDERS’ WERKEN?

De dood van Dilbert gaat over de zogenaamde cubicle. “Technologie maakt ons draadloos. We moeten niet meer op kantoor zijn. Mensen kunnen thuis werken en bij BT levert ons dat twintig procent meer productiviteit op. Maar ik hoor daar zelf niet bij, want ik heb lawaai nodig om te functioneren.” Het is niet omdat je kan thuiswerken dat het moet. Maar in principe kan je met een internetverbinding en een koffieapparaat virtueel overal werken. De zoektocht zit hem in de plaats waar je dat kan zonder afleiding. “Multitasken is enorm vermoeiend. Je jongleert met je hersenen en het maakt je moe. Maar het verstoort de productiviteit niet. Maar bij complexere taken, zoals het schrijven van een rapport, is dat wel het geval. Je gedachtengang wordt onderbroken en dan kost het al snel 15 tot 20 minuten voor je daar weer in geraakt.”

Millard beseft dat haar uitspraken mooi klinken, maar in praktijk nog niet zo evident zijn. “Er zijn nog steeds managers die mensen hoger inschatten wanneer ze hen dagelijks zien.” Ook het kantoor zelf blijft bestaan. “Jongere generaties komen er voor het sociale aspect, oudere generaties willen het huis uit zijn.”

Als Millard het heeft over Dr. No, dan gaat het om de it-manager die je smartphone niet toelaat op het netwerk. “Je kan geen neen zeggen. Mensen gaan sowieso hun eigen toestellen gebruiken en beheerders verliezen controle, dus kunnen ze er beter iets aan doen. Gebruikers denken ook helemaal niet na over beveiliging. Ik wil mijn eigen laptop gebruiken, maar ik wil mijn harde schijf niet encrypteren en ik wil al zeker geen werkspullen op mijn laptop, want het verstoort mijn iTunes.” Als alternatief wijst Millard op cloudtools die geen ruimte op je eigen toestel innemen. Maar de trend van eigen technologie eerst is sowieso ingezet volgens haar. “Wat als wearables verder opkomen? Je kan je smartphone aan de deur achterlaten of je camera blokkeren, maar wat met brillen, horloges of kleding met die functionaliteiten?”

WORLD OF WARCRAFT ALS WERKVOORBEREIDING

Volgens Millard is het aan de manager net om die nieuwe vormen toe te laten. “Ze moeten doelen voorop stellen, mensen samenzetten (zowel virtueel als fysiek, nvdr) en hen technologie laten gebruiken.”

Dat de jonge generatie dat kan, daar twijfelt ze niet aan. “Mensen ouder dan 35 begrijpen het vaak niet. Kijk naar mmo-games (massive multiplayer online, waarbij je met duizenden tegelijk online speelt en, bijvoorbeeld in World of Warcraft, in teams werkt, nvdr). Hier werken ze samen, verdelen ze de taken en gebruiken ze technologie om dat te doen. Sommigen gaan zelfs de saaiere taken van het spel uitbesteden aan gamers in China zodat ze veel sneller kunnen spelen zodra ze terug van school komen.” Waarmee Millard vooral wil duidelijk maken dat gamification een trend wordt, maar dat managers zich daar meer dan eens vragen bij stellen, niet in het minst omdat het niet eenvoudig is. “Je moet de motivaties juist krijgen. Als je gamification invoert en mensen gaat verplichten, dan gaan ze vals spelen. Ze kijken naar het doel in plaats van de reden en gaan zo tegen de samenwerking in. Je moet ook een onderscheid maken tussen eenvoudige en complexe taken. De meeste mensen hebben geen zin in die eenvoudige (routine)zaken, dus als je daar wat plezier in kan steken dan is het leuker om te doen. Maar voor complexere taken werkt dat niet omdat de taak op zich vervullend moet zijn.

Pieterjan Van Leemputten

“Multitasken is enorm vermoeiend. Je jongleert met je hersenen en het maakt je moe. Maar het verstoort de productiviteit niet. Behalve bij complexere taken. Als je gedachtengang wordt onderbroken, dan kost het al snel 15 tot 20 minuten voor je daar weer in geraakt.”