In 2015 schakelen alle vestigingen van Azelis over op een compleet nieuwe ict-omgeving. Azelis vernieuwt niet alleen zijn hardware-infrastructuur, maar neemt ook nieuwe versies van onder andere Microsoft Dynamics AX, Dynamics CRM, SQL Server BI, SharePoint en Office in gebruik.

Het bedrijf start het project met een relatief klein budget, maar voorziet op korte termijn al meteen belangrijke kostenbesparingen. Avanade treedt op als partner.

Azelis is een distributeur van chemische producten. Het huidige bedrijf is ontstaan uit de fusie van 37 gespecialiseerde distributeurs uit Europa, Australië, Canada en Azië. Azelis levert producten en diensten aan ruim 20.000 klanten, voornamelijk in de industrie (producenten van coatings, additieven en plastic) en de levenswetenschappen (voeding, farma, persoonlijke verzorging en dierenvoeding). Wereldwijd telt de organisatie ruim duizend medewerkers. In 2013 was Azelis goed voor een omzet van 944 miljoen euro.

Vijf jaar geleden tekende Azelis een nieuwe ict-structuur uit voor de hele groep. Vanuit Antwerpen – waar zich de centrale ict-organisatie bevindt – stuurde Azelis de implementatie van Microsoft Dynamics AX aan, samen met Microsoft CRM voor klantenbeheer en Microsoft Reporting & Analysis voor business intelligence. “We kozen er toen voor om de software nauwgezet af te stemmen op de concrete behoeften van de business”, zegt Adrian Jesinghaus, cio bij Azelis. Het leverde een omgeving op met een hoge graad aan maatwerk.

BREDE AANPAK

Vijf jaar later ziet Azelis’ benadering er helemaal anders uit. De economische omstandigheden van de voorbije jaren hebben het bedrijf verplicht andere klemtonen te leggen. De vraag naar groei en betere prestaties zette de bestaande erp-omgeving onder druk. Daar kwam nog bij dat de support voor de bestaande AX-omgeving stilaan op zijn einde liep. Het spoorde Azelis aan om een drastische beslissing te nemen: een migratie naar de nieuwste versie van Dynamics AX zonder maatwerk. Tegelijk zag Azelis de oefening als de opstap naar een veel breder traject.

Azelis koos ervoor zich niet te beperken tot de erp-upgrade, maar in één beweging de hele ict-omgeving aan te pakken. Het bedrijf stippelde een planning uit van ongeveer twee jaar, met daarin een complete vernieuwing van de hardware, naast de upgrade van erp, crm en bi, maar ook SharePoint, Office en het datawarehouse. Adrian Jesinghaus: “Die aanpak laat ons toe uit te komen bij een compleet nieuwe ict-infrastructuur, voor de helft van het budget van de oorspronkelijke erp-implementatie. De nieuwe omgeving stelt zich compleet ten dienste van de business, met de focus op efficiëntie en productiviteit.”

BESCHEIDEN BUDGET

Het nieuwe ict-kader is erop gericht de medewerkers van Azelis meer mogelijkheden te bieden. Ze zullen efficiënter kunnen werken bij de afhandeling van aankoop, verkoop, facturatie, enzovoort. Tegelijk zal de gebruiksvriendelijkheid hoger liggen, met onder meer toegang tot het systeem van op mobiele toestellen. Azelis rolt de aanpak uit doorheen de hele groep. Dat moet de interne samenwerking versnellen. Iedereen zal immers binnen dezelfde omgeving werken. “We vonden het vijf jaar geleden al belangrijk om niet alleen de erp-omgeving aan te pakken”, zegt Adrian Jesinghaus, “maar tegelijk ook werk te maken van crm.” In 2009 zorgde Avanade voor de integratie van Microsoft Dynamics AX en Dynamics CRM. Ook bij het huidige project is Avanade opnieuw van de partij, onder meer voor ontwikkeling en support.

Het gebeurt niet vaak dat een groep met de omvang van Azelis kiest voor zo’n ingrijpende aanpak. Volgens Jesinghaus schuilt echter net daarin het grote voordeel. “We hebben alles zowat twee jaar op voorhand gepland.” De zoektocht naar budget bleef daarbij vrij beperkt. “De besparingen die we in de eerste fase van het traject realiseren, maken middelen vrij om ook de rest vlot te kunnen uitvoeren. Al bij al gaat het om een bescheiden investering, die over de komende vier tot vijf jaar echter wel belangrijke resultaten zal opleveren.” Het design en de testen van de nieuwe ict-omgeving vonden in België plaats. In 2015 ondersteunt Avanade de wereldwijde uitrol van de nieuwe omgeving in alle vestigingen van Azelis.

Dries Van Damme

Het nieuwe ict-kader is erop gericht de medewerkers van Azelis meer mogelijkheden te bieden.