De implementatie van een erp-pakket vraagt moed, inzicht en – vooral – veel hard werk. Esco botste tijdens zijn traject met Infor LN op enkele van de traditionele uitdagingen, zoals lacunes in de procesanalyse en weerstand bij de eindgebruikers. Toch slaagde het bedrijf erin om de implementatie tot een goed einde te brengen.

Esco is een Belgisch familiebedrijf dat oplossingen voor vermogenstransmissie ontwikkelt. De groep produceert onder meer mechanische koppelingen voor de industrie, naast gepatenteerde koppelingen voor hogesnelheidstreinen en metrolijnen. Esco omvat twaalf bedrijven, met vestigingen in Diegem en Saintes (Tubeke), India, China, Nederland, Frankrijk en Duitsland. De groep telt 225 medewerkers, waarvan 160 in België, en realiseert een omzet van 48 miljoen euro. Esco is stap voor stap gegroeid. Tijdens dat traject ging ieder land met eigen ict-oplossingen aan de slag: maatwerk doorgaans, ontwikkeld op vraag van de business.

De voorbije jaren raakten de activiteiten van Esco in een stroomversnelling. Ze kregen een internationale dimensie, met onder meer nauwere samenwerking tussen de verschillende productievestigingen. Het zorgde ervoor dat Esco op de grenzen van het bestaande maatwerk botste. “We hebben het lang volgehouden, maar uiteindelijk konden we zo niet meer verder”, zegt Koen Boels, finance manager bij Esco. “Er was geen integratie, geen transparantie. Dat zorgde voor een moeizame planning, met lange levertijden en hoge voorraden als gevolg.” Bovendien bleek het maatwerk nauwelijks gedocumenteerd. De keuze voor erp leek een logische volgende stap. Toch zou het nog twee jaar duren voor Boels voldoende draagvlak vond bij het management, toen bleek dat ook India en Duitsland nood hadden aan een nieuwe oplossing.

BARRIÈRE

Na analyse van enkele pakketten, besliste Esco in zee te gaan met Infor LN. Voor support klopte het bedrijf aan bij LVD Godrej Infotech, een joint venture tussen de West-Vlaamse machinebouwer LVD – zelf gebruiker van Infor LN – en het Indische Godrej Infotech. Esco startte de implementatie in België. Dat traject zou dan later als voorbeeld dienen voor de uitrol in Duitsland en India. Maar echt van een leien dakje liep die implementatie niet. De gebruikers waren niet meteen enthousiast. Dat had onder meer te maken met de omschakeling van het Franstalige maatwerk naar de Engelstalige omgeving van Infor LN. Voor nogal wat gebruikers was er een taalbarrière. Bovenal had Esco het bedrijfsculturele aspect van de implementatie onderschat. “De komst van erp zorgt voor een ingrijpende verandering”, zegt Koen Boels. “Je bereidt iedereen zo goed mogelijk voor en hoopt dat samen met de ict-omgeving ook de mentaliteit van de medewerkers zal veranderen.”

In de praktijk bleek de weerstand in België het grootst. De afdelingen voor r&d en productie in India en China zagen wel heil in de komst van Infor LN. Pas dan volgde bij de Belgische medewerkers het inzicht dat een hogere graad van transparantie ook voor hen alleen maar voordelen zou brengen. Dat inzicht groeide nog toen Esco aan het erp-luik ook de implementatie van Infor CRM toevoegde, een oplossing die is gebaseerd op Microsoft Dynamics CRM. “We stellen in onze processen de klant altijd centraal”, zegt Koen Boels. “Met crm versterken we die aanpak alleen maar.” Drie maanden na de start van de implementatie waren twee Belgische en een Indisch bedrijf uit de groep operationeel in de nieuwe erp-omgeving. Vandaag werken ook Nederland, Frankrijk en Duitsland met Infor LN.

STERKE BACK-OFFICE

Het erp-pakket biedt Esco het voordeel van een compleet geïntegreerde omgeving. Dankzij de informatie die in Infor LN beschikbaar is, wist het bedrijf zijn voorraadhoogtes te verlagen. In de back-office zorgt de integratie tussen de diverse stappen in de processtroom – orderbeheer, planning, productie, facturatie, rapportering – voor de uitschakeling van heel wat manuele taken. De integratie met crm zorgt daarbij voor een efficiëntere ondersteuning en opvolging van de klanten. “De combinatie van erp en crm heeft onze back-office klaar gemaakt voor verdere groei”, aldus nog Koen Boels, “zonder dat de kosten daarbij sterk meegroeien.” De finance manager ziet vandaag veel enthousiasme voor de nieuwe omgeving. Dat Esco dat punt heeft bereikt, heeft wel bloed, zweet en tranen gekost. “Mochten we de oefening moeten overdoen, ik zou nog meer tijd uittrekken voor de analyse van de bedrijfsprocessen”, zegt hij, “en voor de ondersteuning van het veranderingstraject bij de medewerkers.”

Dries Van Damme