Facebook, Twitter, WordPress: zowat alle sociale mediaplatformen hebben intussen een equivalent voor gebruik binnen de onderneming. Yammer is het meest in het oog springende voorbeeld, maar de lijst met enterprise social media tools groeit gestaag. “Ceo’s beginnen in te zien dat het delen van kennis belangrijk is voor hun bedrijf. Met als gevolg dat de traditionele collaboratietools aan belang inboeten.”

Er zijn heel wat goede redenen om esm-tools te introduceren op de werkvloer. “Sociale media werken niet alleen productiviteitsverhogend, ze stimuleren ook innovatie door hun manier van kennisverspreiding”, zegt consultant Franky Redant van Fyronic. “Gebruikers pikken sneller in op ideeën van anderen, waardoor er frisse creatieve processen ontstaan.”

“Wil je innoveren, dan moet je er voor zorgen dat je werknemers kunnen samenwerken over de verschillende afdelingen heen”, gaat Koen Delvaux van MedeMerkers verder. “Dergelijke samenwerkingsverbanden zie je pas ontstaan wanneer je tools introduceert die abstractie maken van hiërarchie, en die toelaten dat mensen elkaar vlot vinden op basis van projecten, skills en interesses.”

Volgens Delvaux zijn het niet de traditionele collaboratietools die daarvoor in aanmerking komen. “Er is geen kennisdeling op Sharepoint. Je ziet er ook geen spontane groepjes ontstaan, daarvoor is de toepassing veel te rigide. En als je dan toch een projectgroep wil aanmaken, moet je daar eerst toelating voor vragen. Terwijl je met een tool als blueKiwi drie seconden nodig hebt.”

Hoeft het in zulk een context te verbazen dat Microsoft, Oracle en IBM er alles aan doen om hun collaboratietoepassingen te spijzen met een social-sausje? “Zeker IBM profileert zich sterk”, gaat Redant verder. “Met Lotus Connections is Big Blue zelfs een flink stuk van de markt aan het veroveren. Dat platform ziet er ook uit zoals het er hoort uit te zien: eenvoudig en toegankelijk.”

“Gebruiksgemak is key“, bevestigt social mediaverantwoordelijke bij Van Marcke, Philippe Borremans. “Je moet de homepages van blueKiwi en Jive maar eens vergelijken met die van Sharepoint, dat is hemel en aarde verschil. En wat maakt van Yammer zo’n succes? Het gemak om in te tekenen en de herkenbaarheid, toch? Meestal zijn het hr, marketing of communicatie die met dergelijke tools willen werken. Dat zijn simpele mensen (lacht). Maar de jongens van it volgen meestal slaafs de roadmap van hun huisleverancier, omdat ze die dingen goed kunnen beheren.”

Vraagtekens

Het it-departement plaatst ook vraagtekens bij de veiligheid van de esm-tools. Vaak worden de conversaties immers opgeslagen op de servers van de aanbieder. En webapplicaties worden niet beveiligd op het niveau van het netwerk, maar op het niveau van de applicatie. “Gelukkig worden de cio’s al ietsje toegeeflijker als je er hen op wijst dat de apps enkel voor mensen bínnen het bedrijf zijn”, spreekt social media expert Mic Adam uit ervaring.

“Mits de juiste afspraken tussen cio en provider, is het ook niet zo belangrijk waar de data juist gestockeerd wordt. Een probleem wordt het pas wanneer de nieuwe platformen gebruikt worden zónder dat it op de hoogte is. Niet dat die mensen alles hoeven te controleren, maar ze zouden minstens een begeleidende rol moeten kunnen spelen.”

Een andere kanttekening is dat werknemers nog maar eens extra (en vaak irrelevante) informatie te verwerken krijgen, terwijl ze eigenlijk al met een overload zitten opgescheept. “Er moet intensief gefilterd worden”, besluit Redant. “Net zoals er een plan achter een introductie moet zitten. Wat hebben we echt nodig, hoe willen we het gaan gebruiken, en welk platform leunt er het dichtste aan bij onze strategie? Worden die overwegingen niet gemaakt, of wordt een implementatie niet gestuurd, dan sterft een esm-initiatief vaak een snelle dood.”

Frederik Tibau

De jongens van it volgen meestal slaafs de roadmap van hun huis-leverancier, omdat ze die dingen goed kunnen beheren.