Elia voert grote infrastructuurwerken uit. De beheerder van het hoogspanningsnet laat de infrastructuur mee evolueren met de veranderende behoeften. Bij die werken komen al snel vele tienduizenden documenten kijken. Elia beheert die in een oplossing op basis van Microsoft SharePoint. Het Belgische bedrijf Exquando werkte voor Elia een kader voor document governance uit.

Elia is de eigenaar en beheerder van het elektrische hoogspanningsnetwerk. Het bedrijf voert met zijn departement large infrastructure projects verschillende grote infrastructuurprojecten uit. Het Stevin-project, dat de voorbije tijd regelmatig in het nieuws kwam, zal instaan voor een versterking van het hoogspanningsnet in de kust-regio en zorgt voor de connectie tussen de kustlijn en het bestaande hoogspanningsnetwerk verder landinwaarts. Die inspanningen maken het mogelijk diverse lopende projecten – zoals de windmolenparken op zee en de opslag van energie op zee – een redundante en veilige verbinding aan te bieden met het hoogspanningsnet op het vasteland.

“De overheid kent de concessies voor de windmolenparken toe”, zegt Michaël Piron, technical lead bij Elia Engineering. “Het bestaande hoogspanningsnet biedt onvoldoende capaciteit om de geproduceerde energie op te nemen. Het is volledig verzadigd. Daarom is er gekozen voor een versterking van de netten in de kustregio.” In de praktijk trekt Elia het hoogspanningsnet door tot in Zeebrugge, waar de windparken op het net aansluiten. “Het is een heel complex project”, zegt Antoine Mathieu, assistent-projectleider bij Elia. “Er zijn erg veel stakeholders bij betrokken: gemeenten, inwoners, studiebureaus, aannemers, overheden, bedrijven, enzovoort. Er komen heel veel documenten bij kijken. Enerzijds gaat het om contracten en vergunningen, anderzijds ook om werkdocumenten die de stakeholders bewerken en delen.”

GROTE VOLUMES

Om alles in goede banen te leiden, zocht Elia een oplossing die zou toelaten om met alle partijen correct en efficiënt te communiceren, en tegelijk alle communicatie traceerbaar te maken. Uiteraard had Elia al een oplossing voor documentbeheer in huis, maar die voldeed niet voor dergelijke grote projecten. “We hebben het hier over grote volumes”, zegt Antoine Mathieu. “Geen honderden documenten, zoals bij een gewoon project, maar duizenden. Alleen al tijdens de studiefase kwamen we uit bij dertigduizend documenten.” Op termijn verwacht Elia een volume van wellicht honderdduizend documenten. Het gaat onder meer om rapporten, specificaties, lastenboeken, offertes, plannen, 3D-modellen, certificaten en testresultaten, in allerlei vormen en formaten.

Om het beheer, het gebruik en de controle van de documenten efficiënt te kunnen organiseren, ging Elia op zoek naar externe expertise. Die vond ze bij Exquando, een Belgisch bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in consultancy rond documentbeheer. Exquando bestaat vijf jaar en telt 25 medewerkers. Het bedrijf uit Waver ontwikkelde voor Elia een kader voor document governance. Exquando stelde een reeks regels en afspraken op over de manier waarop de stakeholders documenten uitwisselen, nakijken, goedkeuren, catalogeren en bewaren. Michaël Piron: “Dat kader zorgt ervoor dat alle communicatie duidelijk en formeel verloopt.” Alle informatie die Elia uitstuurt of ontvangt, passeert via de spreekwoordelijke voordeur. De achterdeur en de ramen blijven gesloten. Antoine Mathieu: “Op die manier vormt document governance ook een soort preventieve maatregel, om eventuele fouten later te vermijden.”

HELDERE COMMUNICATIE

Exquando documenteerde de regels en afspraken via een aantal operationele procedures in verband met documentcontrole. Die waarborgen de formele aspecten van het documentbeheer. Elia past het systeem toe binnen een SharePoint-omgeving. Michaël Piron: “Eén van de voordelen van onze aanpak is dat we minder vragen krijgen van de stakeholders, gewoon omdat de communicatie van bij de start heel duidelijk is.” De toepassing van de document governance verschaft de stakeholders meer inzicht in elkaars manier van werken en processen. “Wat Exquando ons heeft aangereikt, past – in combinatie met SharePoint – binnen onze zoektocht naar efficiëntie,” besluit Michaël Piron. “We zijn een internationale groep, met veel medewerkers op veel verschillende locaties. Wanneer in het verhaal ook een grote groep externe partijen meewerkt, dan start de efficiëntie met het maken van goede en duidelijke afspraken.”

Dries Van Damme