Flexwerken en floating desk worden geacht om tijdswinst, productiviteit, het evenwicht tussen werk en privéleven en de aantrekkelijkheid van een bedrijf als werkgever te bevorderen. Maar vaak is het nog moeilijk om de resultaten ervan in cijfers te vertalen.

Flexwerken is bedoeld om de nuttige tijd van de werknemers te optimaliseren door een vrije keuze van hun werkruimte en -tijd. “Personeels”-kantoren maken plaats voor zones met meervoudig gebruik, interne en externe mobiliteit worden bevorderd dankzij nieuwe it-tools, een hervorming van het werk in teamverband en het bijbrengen van verantwoordelijkheidsbesef bij iedereen.

“In ons vak van it-consultancy voor grote klanten en de noodzaak om buiten de tijdzonegrenzen aan internationale projecten te werken, hebben we structureel behoefte aan flexwerk”, aldus Marie-Liesse Allouis, hr-directrice voor Avanade België en Frankrijk. “Onze consultants brengen amper 30% van hun tijd door in onze lokalen, die eerder gebruikt worden voor ondersteuning en voorverkoop.” Het bedrijf legt echter “een minimum aan gemeenschappelijke werkuren en face to face vergadertijden op. “Maar die zijn enkel nodig daar waar het een meerwaarde betekent om samen te zijn om te werken aan een commercieel voorstel dat een sterke interactie tussen personen veronderstelt, om doelstellingen te bepalen of een jaarbalans op te maken tussen de carrièremanager en de medewerker, om een band te creëren tussen werknemers… Voor flexwerk moet een goed evenwicht gevonden worden tussen flexibiliteit en optimalisatie, tussen mobiliteit en banden die moeten worden onderhouden met de werknemers. Het is niet de bedoeling om te dematerialiseren uit principe, want dat zou de menselijke banden en de identiteit van het bedrijf niet ten goede komen.”

Aangezien de consultants 70% van de tijd afwezig zijn, werd de inrichting van de lokalen (aantal nuttige plaatsen) geoptimaliseerd. Idem bij Hexacom, gespecialiseerd in datacom en unified communication voor kmo’s. “Er is de helft minder plaatsen dan werknemers”, legt Patrick Gillis, ceo van het bedrijf, uit. “Een opzettelijke keuze om de ruimte zo open mogelijk te houden. We moeten dus creatief zijn, de ruimte optimaliseren. Opbergkasten worden bijvoorbeeld omgevormd tot werkruimte voor 4 personen.”

Nieuw gedrag

Hexacom bepaalde 3 profielen: de road warriors (consultants en installatie-ingenieurs), die zelden op kantoor zijn, de niet-mobiele werknemers en de thuiswerkers (deeltijds thuis om het verkeer te vermijden). “We leggen geen minimale aanwezigheid op kantoor op, maar dringen wel aan op sociale samenhang en op het feit dat men deel uitmaakt van een team. Met andere woorden, we stimuleren sterk flex desk en interne mobiliteit, maar geen thuiswerk.”

Enkele profielen hebben nog een vast bureau (hr, logistiek, helpdesk), maar de andere kiezen vrij of ze gaan zitten in de gemeenschappelijke of meer afgezonderde ruimten (concentratiezones). “Dit heeft nieuw gedrag bevorderd, meer uitwisselingen van ervaringen tussen de werknemers, die vroeger enkel samen zaten in functie van hun commerciële zone”. Dezelfde vaststelling bij Ordina: “Onze lokalen zijn eerder een ontmoetingsplaats geworden en zijn als dusdanig ingericht. Met focus booths om rust en concentratie te vinden. Afgezien van de financiële winst via optimalisatie van de telefonie en de bureauruimte [250 “nuttige” plaatsen voor 700 personen] hebben we ook gewonnen aan kwaliteit en efficiëntie”, benadrukt Ivo Meukens, hr-directeur. “De mensen gaan veel meer om met andere collega’s, leren elkaar beter kennen. De barrières tussen afdelingen worden kleiner, wat de uitwisseling van informatie ten goede komt. Contacten en samenwerking verlopen efficiënter dankzij uc, presence management, de integratie van Microsoft Lync ServerSharePoint/Outlook.”

Brigitte Doucet