Een wereldwijde it-organisatie creëren voordat we vanuit een nieuwe basis vertrekken, zowel op het vlak van infrastructuur als applicaties, met de implementatie van een nieuwe erp: allemaal uitdagingen die Minh Hua in maart 2011 te wachten stonden als nieuwe cio van Magotteaux.

Wat waren uw eerste vaststellingen en projecten bij uw aanstelling als cio?

MINH HUA: De functie van cio stond al anderhalf jaar open en de it werkte in onderhoudsmodus. Bij mijn komst liepen de belangrijkste it-contracten voor het datacenter, Wan-netwerk en de productiviteitstools ten einde. De vervanging van BaaN, de erp die al 12 jaar in gebruik was, lag al meer dan 5 jaar op tafel; er was sindsdien dus geen enkele investering gedaan in software-evoluties. Het informaticateam was wel bekwaam en gemotiveerd om de it uit het slop te halen. De bedrijfscultuur van Magotteaux kan vergeleken worden met de sfeer die heerst in een grote familie, met een zeer sterke betrokkenheid van de werknemers.

Een van de eerste uitdagingen was dus de invoering van een erp?

MINH HUA: De verantwoordelijkheid mogen dragen van een erp-project van A tot Z binnen een internationaal bedrijf was een van de belangrijkste redenen waarom ik naar Magotteaux ben overgestapt. Ik wilde een SAP-implementatie meemaken die ik 10 jaar eerder al eens had gezien bij GSK Vaccines, maar dan met een internationale dimensie.

Het duurde echter langer dan verwacht voordat dit erp-project werd goedgekeurd… Dit gaf me wel de kans om sommige it-grondslagen te herzien en gezond te maken.

De uitdaging bestond erin om kwaliteitsvolle it-diensten te bieden aan de 2.800 werknemers in meer dan 20 landen. Daarom heb ik eerst besloten om de it-organisatie te herzien. In plaats van een it-group in België en lokale it-entiteiten die rapporteren aan de lokale structuur volgens een principe van ‘goodwill’ en een bundeling van ‘best efforts’, werd er een globale organisatie ingevoerd met lokale it’ers die rapporteren aan regionale verantwoordelijken die rechtstreeks afhangen van de cio.

Om deze nieuwe organisatie op te richten, werd het project MagStation gelanceerd om het hele pc-park te vervangen. Het contract met Microsoft liep immers ten einde en de apparatuur was sterk verouderd. We hebben het park gestroomlijnd volgens de marktnormen, namelijk een gemeenschappelijk Magotteaux-imago met een identiek besturingssysteem (Windows 7), eenzelfde Office 2010-versie en een migratie van de mailbox van Lotus Notes naar een Office 365 cloudoplossing, aangevuld met Lync. Op een jaar tijd werd meer dan 95 procent van de zowat 1.300 pc’s gemigreerd. Zo werden de kwaliteit en de efficiëntie van de it-ondersteuning en -diensten verbeterd.

Tegelijkertijd werd er onderhandeld over een nieuw WAN-contract, een omvangrijk project, gezien de aanwezigheid van de groep op soms moeilijk bereikbare plaatsen. De keuze viel op een wereldwijde speler die ons een sneller, betrouwbaar, beveiligd en schaalbaar netwerk biedt. Tegen een redelijke kostprijs beschikken we voortaan over 2 keer meer bandbreedte, internetbeheer en een gecentraliseerde beveiliging in een private cloud. Alle sites beschikken over een secundaire redundantielijn en hoofdlijnen die geüpgraded kunnen worden als dat nodig is.

In één moeite door werd er opnieuw onderhandeld over het contract voor het datacenter. We hebben onze infrastructuur gemigreerd van een internationale speler naar een lokale hoster. Een van de doelstellingen was om de kosten te optimaliseren, zodat we de lijst met diensten die we wilden activeren hebben herzien. Gezien het internationale profiel van Magotteaux genoot de keuze van een lokale partner oorspronkelijk niet onze voorkeur, maar deze oplossing is uiteindelijk zeer interessant gebleken op het vlak van kosten, technische vaardigheden, proactiviteit en reactievermogen. De outsourcing bij Magotteaux gaat niet gepaard met een inkrimping van het it-personeel, maar met de wens om de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.

Zo waren we klaar om te starten met de erp-implementatie… Maar door de overname door de Chileense groep Sigdo Koppers heeft de start van het project vertraging opgelopen.

Wat is er uiteindelijk gebeurd met de erp?

MINH HUA: Onze Chileense aandeelhouder gebruikte SAP voor financiën en gaf in juli groen licht om BaaN te vervangen door SAP. Na verregaande besprekingen met betrekking tot de scope, de governance en de synergie tussen het it-team van Magotteaux en dat van ons moederbedrijf Sigdo Koppers, zal de SAP-implementatie bij Magotteaux betrekking hebben op alle transversale processen (niet alleen financiën) en worden beheerd in een nieuwe aparte instantie die wordt beheerd door het it-team van Magotteaux. Het doel is om de zeer klassieke best practices die iedereen goed kent zo goed mogelijk toe te passen voor een SAP-implementatie. Meer bepaald een ‘top-down’-benadering zodat we de strategische uitvoerende niveaus terug kunnen verbinden met de operationele niveaus via efficiënte en coherente informatiestromen. Zo beginnen we het SAP-project met een oefening binnen het uitvoerend comité door na te gaan wat er nodig is om de strategie van Magotteaux te bepalen en te bereiken. Aan de hand van deze oefening kunnen we een kader bepalen voor de scope, omdat een groot deel van de output gekend en bepaald zal zijn. Een andere best practice van SAP is de transversale aard van de processen. Door de afvlakking van deze processen kan er iets gedaan worden aan de potentiële verbetering binnen de interne organisatie en aan de coherente integratie van de dochterondernemingen met de verschillende groepsfuncties van Magotteaux. Nadat deze processen gedefinieerd zijn, wordt onze grootste uitdaging de roll-out in alle 19 productiesites en de 29 commerciële kantoren: een standaard gemeenschappelijke basis behouden, rekening houdend met de lokale wettelijke vereisten met aanvaardbare kosten en dat alles in een mum van tijd.

Hoe evolueren uw budgetten en teams?

MINH HUA: Het team telt momenteel een dertigtal informatici over de hele wereld, waarvan een vijftiental op groepsniveau. We zijn onlangs gestart met een wervingscampagne voor het SAP-project. We willen namelijk functies van businesspartners ontwikkelen voor de afdeling Sales, Manufacturing en Finance om hun respectieve interne klanten te begeleiden bij een nieuwe SAP-oplossing en hen helpen om de impact in verband met de organisatorische en proceswijzigingen te beheren. Over het algemeen focus ik mijn teams op de core business van Magotteaux door activiteiten met een lage toegevoegde waarde steeds meer uit te besteden, terwijl we toch een oogje in het zeil houden op de toepassingsgebieden. Onze missie is om de controle in handen te houden en de kwaliteit van de verschillende diensten te waarborgen, ongeacht het gekozen businessmodel.

Voor de budgetten heb ik vanaf mijn komst een Gartner benchmarkstudie van de it-kosten gemaakt. Het resultaat was duidelijk: het budget voor it was verhoudingsgewijs lager dan bij onze peers op dezelfde markt, en het beetje geld waarover it beschikte werd slecht gebruikt! Daarom begon ik de terugkerende kosten te verlagen, vooral dankzij de vernieuwing van de grote contracten en door het verschil toe te wijzen aan nieuwe businessprojecten met toegevoegde waarde, zowel op functioneel vlak, zoals het CRM-project, als op het vlak van infrastructuur.

Hoe ziet u de rol van de it’er?

MINH HUA: Hij moet een fast-follower op het gebied van technologie zijn zodat de it-afdeling zich kan focussen op de verbetering van de bedrijfsprocessen. Ik wil mijn teams eraan herinneren dat we niet werken voor een it-bedrijf, maar voor een gieterij met een internationale aanwezigheid. Ik wil het cliché doorbreken van de it-afdeling in zijn ivoren toren.

Marc Husquinet

De rol van it is waarde leveren aan de business bij elk van zijn projecten.