De FOD Financiën gebruikt voor collaboratie het opensource-platform eXo Platform. Bull zorgde voor de implementatie, die zo’n 6500 gebruikers telt.

Thierry Verheggen, it-directeur bij de federale overheidsdienst Financiën, vertelt dat de FOD op zoek was naar een collaboration-oplossing om informatie te delen en de samenwerking binnen de FOD aan allerlei projecten te verbeteren: “Na verschillende oplossingen bekeken te hebben, besloten we dat eXo voor ons de interessantste oplossing was: ze voldeed aan onze eisen en kon het gemakkelijkste ingepast worden in onze bestaande architectuur.”

Sinds 2009 is eXo Platform 2.5 operationeel voor 6500 gebruikers van de FOD Financiën, vooral bij de administratie van de douane, die het als hun knowledge database gebruikt, en bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (DVB) die bevoegd is voor rulings en regularisaties. Het systeem wordt vooral ingezet als platform om bestanden te delen, voor geïntegreerd zoeken en voor toegangsbeheer. Het eXo Platform biedt ook e-mail en andere toepassingen aan, maar die worden binnen de FOD Financiën niet gebruikt. De DVB maakt ook gebruik van de process engine voor workflows. “Eén van de voordelen van eXo is dat je de toegangsrechten heel granulair kunt instellen per document,” aldus Verheggen. Een ander voordeel is dat je open source software gemakkelijker aan je wensen kunt aanpassen, en dat heeft men bij de FOD Financiën ook gedaan: “Voor de douane was eXo perfect, want zij hadden heel specifieke functionaliteit nodig en konden dankzij eXo toegang tot hun bestanden verkrijgen op exact de manier die zij wilden. Dat is de vrijheid van open source.”

De implementatie is uitgevoerd door Bull. “Zij hebben in Grenoble een competence center opgericht gespecialiseerd in eXo en hierrond een businessmodel opgebouwd,” zegt Verheggen. Het project kost over vijf jaar gespreid 2,375 miljoen euro inclusief btw, en dat inclusief support, diensten, deployment en onderhoud. “Intern hebben we 2,5 voltijdse equivalenten die voor de ondersteuning van de gebruikers zorgen. We hebben de initiële uitrol natuurlijk gedaan in een klein team, en daar kwamen we geen onoverkomelijke problemen tegen. Na twee jaar gebruik is de ervaring ook positief. Binnenkort gaan we dan ook migreren naar eXo Platform 3.0.”

Verheggen benadrukt nog dat opensource binnen de FOD Financiën puur pragmatisch wordt bekeken: “We gebruiken opensource software wanneer ze beter is. Bij een vergelijking is het opensource-aspect één criterium naast de vele andere vergelijkingspunten, zoals prijs, functionaliteit, enzovoort. Het eXo Platform heeft ons dan ook overtuigd door zijn intrinsieke kwaliteiten.”

Koen Vervloesem