Onlangs sloeg bankverzekeraar Fortis het 10 miljardste document op in Carina, het archiefsysteem van Xerox voor de wettelijke bewaring op lange termijn van documenten gekoppeld aan de bank- en verzekeringsactiviteiten van de groep.

In de bank- en verzekeringssector nemen documenten een cruciale plaats in. De digitalisering van documenten bij Fortis is een prioritaire klus voor het ADP-departement (Archiving & Imaging Design and Printshop) onder leiding van Hans Peeters, ADP division manager. Naast de ‘handling’ van de gebruikersdocumenten binnen de groepen, is het departement ook belast met de digitalisering van de documenten via scanning, met de identificatie inclusief indexering ervan (voornamelijk via barcodes) en met de archivering en raadpleging van documenten. ADP verleent ook advies bij de creatie van documenten. “Wij staan in voor de volledige productieketen, maar zonder een specifieke workflow op te leggen”, verklaart hij. Zijn afdeling valt inmiddels onder het departement Facilities en niet langer onder it.

Procedures

Om de digitalisering “zo vroeg mogelijk in de creatieketen te laten gebeuren, in plaats van aan het eind van de processen zoals vroeger”, hebben Hans Peeters en zijn team (120 mensen intern, plus externe medewerkers) een beroep gedaan op Xerox, eigenlijk op het destijds door Agfa ontwikkelde product Carina, dat twee jaar geleden aan Xerox werd verkocht. Carina is een suite met applicaties die alle etappes van het elektronische documentenbeheer dekken. De documenten worden gescand op verschillende types van centrale systemen (waaronder multifunctionele toestellen en scanners met grote volumes), waarbij de voting engine bepaalt welke waarde wordt geaccepteerd, bijvoorbeeld voor cijfers in overschrijvingen. “We werken al meer dan 10 jaar aan de herkenning van overschrijvingen”, benadrukt Hans Peeters. Het scannen kan echter ook gedecentraliseerd gebeuren in de kantoren (of zelfs in andere landen, want het ADP-departement werkt grensoverschrijdend). Daarbij wordt een XML-bestand aangemaakt en vervolgens ingevoerd in Carina. Bepaalde documenten worden op grote centrale systemen ingescand.

Nadat het document werd gescand en opgeslagen in Oracle-tabellen, is het beschikbaar voor onverschillig welke medewerker. Carina bevat echter niet alleen bankdocumenten (overschrijvingen, cheques, volmachten, enz.), maar ook de e-mails die bij de verwerkte documenten horen (dankzij Adobe Lifecycle Engine). “We verwerken ook niet-gestructureerde documenten”, vertelt Hans Peeters.

De gedigitaliseerde gegevens worden vervolgens doorgezonden naar Fortis’ eigen toepassingen zoals SAP, Documentum, enz. en zijn op drie manieren raadpleegbaar: in client/server-modus, via de browserapplicatie eCarina of via de interface van de applicatie van de gebruiker (SAP of WebSphere).

Alle gedigitaliseerde dossiers worden opgeslagen op een Centera-platform van EMC, waar geen verschil meer wordt gemaakt tussen ‘near-line’ en ‘off-line’ opslag, noch tussen online opslag en archivering op dragers (vroeger dvd’s en cd’s), aangezien alle documenten online beschikbaar zijn. Uiteraard is het beveiligingsaspect daarbij cruciaal (toekenning van toegangsrechten tot documenten).

Volumes

“Elke dag verwerken wij gemiddeld 400.000 papieren documenten en 6,5 miljoen eerder gedigitaliseerde documenten, in totaal dus zo’n 1,7 miljard gedigitaliseerde documenten per jaar”, aldus nog Hans Peeters. “Vandaag telt Carina meer dan 10 miljard voorwerpen, met name pagina’s met verschillende velden.”

Als we hem vragen naar de doorgroeimogelijkheden van Carina, is Hans Peeters formeel: “Er zijn geen grenzen, noch op het niveau van de opslag op EMC noch in de Oracle-database. En op ‘retrieve’-niveau meten we constant de systeemprestaties, en kunnen we prioriteiten instellen en nieuwe servers inschakelen in geval van piekmomenten.”

Een bijkomend pluspunt van Carina is volgens Hans Peeters het feit dat ze over een ‘kernel’ beschikken en geen contract hebben afgesloten op basis van licenties. “Daardoor kunnen we nieuwe diensten aanbieden aan de business zodra er nieuwe behoeften ontstaan.” Daarnaast staat er continu personeel van Xerox ter beschikking om te helpen bij de ontwikkeling van specifieke extensies of verbindingen en de finetuning van Carina. “We ontwikkelen talrijke API’s [ application programming interfaces]”, aldus Hans Peeters. Carina telt online zo’n 7.000 gebruikers , die maandelijks ongeveer 250.000 documenten raadplegen.

En met het oog op de beschikbaarheid van Carina draait deze kritieke applicatie ook op een disaster recovery site, met load balancing tussen beide platformen.

Marc Husquinet