Al bijna drie jaar buigt Freddy Van den Wyngaert zich over een beter functionerende it voor Agfa HealthCare. It moet de transformatie van de business begeleiden, het verlengstuk zijn van de afdeling diensten. Van den Wyngaert houdt van exotische culturen en verre reizen en is geboeid door sport. Maar hij is op de eerste plaats een cio met een zwak voor orde en efficiëntie, een pleitbezorger van het teamwerk. Zijn drie prioriteiten? Communiceren, de processen orkestreren en optimaliseren, en blijven innoveren.

Op zijn 57ste heeft Freddy Van den Wyngaert een loopbaan van 31 jaar achter de rug. Hij is burgerlijk ingenieur Informatica en heeft ook een MBA financiën en marketing van de KULeuven op zak. Een carrière in de it lag in zijn ogen voor de hand “omdat informatietechnologie een bron van innovatie en meerwaarde is voor de business”.

Voor hij in 2000 cio van Agfa-Gevaert werd, werkte hij 23 jaar bij Exxon Mobil, zowel in België als in het buitenland (Frankrijk, Verenigde Staten). Die trouw werd gehonoreerd met veel verantwoordelijkheid en dat gaf hem dan weer de kans erg uiteenlopende kennis en expertise op te doen, zowel in de it (infrastructuur, applicaties, operations) als in meer business-gerichte functies: business analyst, projectleider in de reengineering van processen en herstructureringen, chief knowledge officer… “Mijn werk in het buitenland heeft mij veel geleerd, vooral op het vlak van processen, veranderingsprojecten, visie en strategie, discipline, compliance, risicobeheer…” Hij leerde er ook het vak van people management en communicatie. Zijn leidmotief blijft de menselijke factor: “Opleiding, individuele ontwikkeling rond het concept enablement. Je haalt geen resultaten als je niet goed met je mensen omgaat.”

Nieuwe uitdagingen

Die veelzijdigheid was de ideale voorbereiding op de uitdaging die hij bij Agfa-Gevaert aanging. “Na zoveel jaar bij een Amerikaanse chemiereus keek ik uit naar de kans om de it-afdeling van een Europese onderneming te leiden, en liefst die van een Belgisch bedrijf met de uitstraling van Agfa,” vertelt hij. “De transformatie van Agfa van analoog naar digitaal en naar meer informatisering in het algemeen was een interessante bijkomende dimensie. Een boeiende opdracht, een echte uitdaging.”

Door alle projecten die hij als cio van Agfa Gevaert of, sinds 2006, van Agfa HealthCare leidt (hij blijft trouwens verantwoordelijk voor de wereldwijde it-coördinatie van Agfa Gevaert), loopt een rode draad: optimalisatie van de prestaties, rationalisering van de kosten, empowerment van een onderneming in volle verandering. Voor een betere service aan de klanten.

Onder zijn leiding heeft de groep haar processen geanalyseerd en geharmoniseerd en uniforme platformen en softwareoplossingen geïmplementeerd (erp, crm én BI van SAP, Netweaver, Livelink voor documentbeheer…). Die aanpak was essentieel om de operationele prestaties van het bedrijf en de drie divisies (Graphics, HealthCare, Materials) te verbeteren en de marges te optimaliseren, ook in het vooruitzicht van een drievoudige beursnotering (die later uitgesteld werd).

IT als enabler en profit center

Een van de belangrijkste opdrachten van Freddy Van den Wyngaert was de transformatie van de it-afdeling van een traditioneel cost center in een enabler en, in de toekomst, een business driver. “Dankzij ons transformatieprogramma en de verandering van de processen zijn wij een enabler geworden,” verklaart hij. “Aantonen dat de operationele key performance indicators in orde zijn, is een essentiële stap om in de ogen van de business geloofwaardig en betrouwbaar over te komen. Anders word je niet aanvaard.” In de toekomst moet de it een volwaardig profit center worden, dankzij de uitbreiding van de catalogus van managed services voor derden (opslagprojecten, hosting en beheer van medische toepassingen…).

Sinds 2007 legt Freddy Van den Wyngaert in verschillende landen contacten met cio’s van ziekenhuizen, om Healthcare meer bekendheid te geven. “Die contacten verlopen via mijn eigen netwerk, via het CIO Forum Belgian Business [waarvan hij vicevoorzitter is, nvdr.] maar ook via ons commerciële team. Voor sommige contracten neem ik als cio van Agfa en van Agfa Healthcare deel aan de besprekingen met de commerciële en de pre-sales verantwoordelijken, om het contact tussen de ict-afdelingen van de twee partijen te leggen en de verkoop van Agfa Healthcare-oplossingen te ondersteunen.”

Grote werken

Het eerste project dat Freddy Van den Wyngaert bij Agfa-Ge-vaert tot een goed einde bracht was de invoering van een IT shared services center. Daarna volgde, met het oog op de drievoudige beursnotering, de opsplitsing van de applicatiesystemen in een organisatie met drie divisies (Gra-phics, HealthCare, Materials). Er kwamen drie afzonderlijke it-afdelingen die hun respectieve applicaties aanpasten aan de processen. Maar om een te zware kostenstructuur te voorkomen, bleef de infrastructuur (beheer van het datacenter, operationele functies, beveiliging, netwerkbeheer) gemeenschappelijk. Ze werd toevertrouwd aan Agfa HealthCare, dat die infrastructuur in de vorm van gefactureerde service agreements ter beschikking stelt van Agfa Graphics en Agfa Materials. In eenzelfde geest van samenwerking blijven Graphics en Materials de legaatapplicaties beheren en beschikbaar maken.

Als cio van Agfa HealthCare heeft Freddy Van den Wyngaert een transformatieprogramma van stapel laten lopen dat tot de definitie van nieuwe zakelijke processen en de uitrol van nieuwe systemen heeft geleid. Het is de bedoeling de werking te optimaliseren van Agfa HealthCare als een it-bedrijf dat niet alleen medische oplossingen (systemen voor beeldvorming, diagnostiek, hospitaalinformatiesystemen, geïnformatiseerde klinische workflows, facturering…) op de markt brengt maar ook beheerde diensten voor ziekenhuizen levert. In dit scenario zou it een partner worden van de afdeling diensten, voor de ‘commercialisering’ van interne it-activiteiten (invoering en beheer van netwerken, opslag, hosting en beheer van applicaties in het datacenter van Agfa…).

Flexibiliteit bewaren

Een van de belangrijkste uitdagingen bestaat erin de vereiste harmonisatie van de processen en tools te verzoenen met de noodzaak om voldoende flexibel te blijven. Een te star operationeel kader belet de business immers in te spelen op nieuwe behoeften en dat moet te allen prijze voorkomen worden. Alle beslissingen worden wel centraal genomen, zowel voor de harmonisatie van de processen als voor de keuze van de it-tools die in alle landen geïmplementeerd zullen worden en de follow-up van de investeringbeslissingen en de operationele efficiëntie.

De governance-structuur is in elk van de drie divisies georganiseerd rond functionele (HR, procurement, financiën) en business ‘councils’ (met de leadership teams van de divisies). Wanneer een beslissing of een project het kader van de ‘councils’ overschrijdt, verschijnt het uitvoerend comité van Agfa op het toneel. “Al die niveaus passen in elkaar en produceren een financiële prognose die doorlopend aan het budget wordt getoetst.”

Freddy Van den Wyngaert heeft rechtstreeks toegang tot elke ‘council’ en tot het comité. “Op die manier houden we de discussie open en bepalen we prioriteiten, altijd op basis van business cases. Er is dus een voortdurende communicatie tussen it en business,” legt hij uit.

Elk project van meer dan 20.000 euro moet bottom up goedgekeurd worden tot op zijn niveau, “om een verbrokkeling van de projecten te voorkomen”.

Binnen budget

Niet zonder fierheid benadrukt Freddy Van den Wyngaert dat de transformatie van Agfa Health-Care volgens planning en binnen budget verloopt. Het concept en de uitrol van de nieuwe of aangepaste vakprocessen (projectbeheer, planning, levering van middelen, follow-up van de competenties, time-to-market…) en de ondersteunende systemen waren in Europa (2.000 personen) binnen het jaar voltooid. De andere regio’s (Azië, VS/Canada) zijn volop bezig met dat transformatieproces en dat moet tegen 2010 rond zijn.

De rationalisering heeft effect gesorteerd, want in de eerste vijf jaren bij Agfa zijn de kosten met 40 procent teruggebracht. “En dat terwijl wij volop bezig waren met de opsplitsing van de it-afdelingen,” onderstreept de cio.

Of daar een simpele uitleg voor bestaat? Naast de harmonisatie van de it-processen en -tools, heeft Agfa de meeste outsourcingcontracten opnieuw onder de loep genomen. Een aantal daarvan werden stopgezet en er werden nieuwe leveranciers gezocht die meer het bodyshopping concept hanteerden. Dat zorgde niet alleen voor besparingen maar gaf Agfa bovendien de kans om een betere customer intimacy met de eigen werknemers en gebruikers terug te vinden.

Het is echter niet de bedoeling om alles weer intern te doen. Taken zoals de servicedesk, de pc-ondersteuning en zelfs de ondersteuning van interne applicaties kunnen aan derden toevertrouwd worden (op voorwaarde dat er soepel heronderhandeld kan worden over de contracten). Anderzijds moet de core business het monopolie van de it-afdeling blijven. Dat impliceert de exploitatie van de datacenters en de netwerken, “want wij gebruiken ze in België en in Duitsland bijvoorbeeld voor ziekenhuisprojecten. Aangezien wij ons omturnen tot een it-bedrijf, is dat een cruciale expertise die wij niet willen uitbesteden. Je kunt moeilijk het netwerk van een ziekenhuis ontwerpen als je je eigen netwerk uit handen hebt gegeven, want dan beheers je de competenties niet meer. Wij kunnen evenmin servers voor een ziekenhuis hosten wanneer we dat niet voor Agfa zelf doen.”

Is er naast al die rationalisatie en vereenvoudiging van processen en tools nog ruimte voor innovatie? “Geen twijfel aan”, verklaart Freddy Van den Wyngaert maar tegelijk hanteert hij een erg specifieke definitie van het begrip innovatie. Voor hem betekent innoveren op de eerste plaats “de processen optimaliseren, de organisatie aanpassen, een enabler voor de business zijn, samen met de directie nadenken en zo meewerken aan de transformatie van de business. Dat impliceert vooral een goede governance en de inzet van de juiste tools, daarbij rekening houdend met feit dat het allemaal ook nog es een stuk mobieler wordt…”

Brigitte Doucet