Begin 2010 voerde Belgacom de volledige integratie van Proximus en Telindus door. Een gemengd team van Belgacom en Accenture zorgde ervoor dat die oefening binnen een eengemaakte SAP-omgeving plaats kon vinden.

Toen Belgacom in 2008 voluit voor een convergentiestrategie koos, moesten er ook op operationeel vlak een aantal tussenschotten verdwijnen. Het plan mondde uit in de formele integratie van Telindus en Proximus in 2010. Achter de schermen zorgde het ontstaan van het nieuwe, eengemaakte bedrijf voor een grote erp-uitdaging. Zowel Belgacom als Proximus hadden doorheen de jaren een stevige SAP-omgeving uitgebouwd. “Het ging weliswaar om dezelfde software”, zegt Gerdy De Clercq, directeur ERP & Operational Support Systems bij Belgacom, “maar ze was in de twee bedrijven heel verschillend opgezet.” De uitdaging bestond erin om in het nieuwe Belgacom uit te komen bij één SAP-systeem dat aan de uiteenlopende behoeften van alle gebruikers zou voldoen. Tegelijk speelde er ook een technische trigger mee. Belgacom en Proximus bevonden zich bij aanvang van de integratie op versie 4.6 van SAP R/3, waarvan de voorziene support eind 2010 afliep.

De snelste oplossing

De SAP-implementaties bij Bel-gacom en Proximus dateerden alweer van eind de jaren negentig. Het bedrijf overwoog daarom even voor een tabula rasa te kiezen. Gerdy De Clercq: “Dat zou een bijzonder cleane, nieuwe oplossing hebben opgeleverd. Er stond wel een erg zware oefening op het vlak van modellering tegenover.” De kosten voor zo’n compleet nieuwe SAP-implementatie zouden naar schatting minstens 25 miljoen euro bedragen. De beoogde greenfield was daarmee meteen geen optie meer. “SAP is voor ons een systeem dat pure operationele ondersteuning biedt”, zegt Gerdy De Clercq. “Het is niet de toepassing die onze marktdifferentiatie bepaalt.” Vandaar de keuze van Bel-gacom om een bedrijfsbrede SAP-omgeving uit te bouwen op basis van één van de bestaande implementaties. Dat zou een pak goedkoper uitkomen – minder dan de helft van die eerder geschatte 25 miljoen – en bovendien veel sneller uitvoerbaar.

Dat kwam goed uit, want in functie van de integratie van de legale entiteiten bleven er maar negen maanden over voor het SAP-project. Begin 2009 kwam Accenture aan boord als integrator. “Door de fusie van de legale entiteiten op 1 januari 2010 stonden we voor een deadline die we onmogelijk konden overschrijden”, zegt Bart De Ridder, SAP Lead bij Accenture. “Dat zorgde meteen voor een goede dynamiek. Iedereen concentreerde zich op het project.” Bel-gacom en Accenture kozen ervoor de bestaande systemen tegen oktober 2009 te integreren. Pas daarna zou de upgrade naar de nieuwe versie volgen. Gerdy De Clercq: “Hadden we voor de greenfield-benadering gekozen, dan was die volgorde anders geweest. Nu konden we eerst de business helpen, door de processen opnieuw te modelleren. Ondertussen stelden we de technische upgrade zo lang mogelijk uit.”

Budget als incentive

Belgacom en Accenture haalden de gestelde deadline, waardoor het nieuwe Belgacom in 2010 effectief binnen één SAP-omgeving van start kon gaan. In de loop van 2010 volgden nog verschillende andere releases, onder meer in functie van de harmonisering van de logistieke processen binnen het eengemaakte bedrijf. Gemiddeld werkten vijftig personen op het project, zowel bij Belgacom in Brussel als bij SAP in het Duitse Waldorf. Wanneer er behoefte was aan specifieke technische profielen kon Belgacom rekenen op offshore centra in Mauritius, de Filipijnen en India. Opvallende vaststelling: Bel-gacom en Accenture maakten een eerder ongewone budgetafspraak. Gerdy De Clercq: “We wilden geen vaste prijs voor het hele project. Net zo min wilden we het project puur in regie laten uitvoeren, afhankelijk van de gepresteerde uren en de gebruikte materialen.”

Belgacom stelde een systeem voor op basis van time and materials, begrensd met een maximumbedrag en gekoppeld aan een bonus-malusregeling. Dat was een belangrijke incentive voor Accenture. Omdat het bedrijf de deadline van oktober 2009 haalde onder het voorziene budget, streek het effectief een bonus op. Dat erp-projecten vaak timing en budget overschrijden heeft volgens Gerdy De Clercq te maken met een gebrek aan focus. “We hebben scope, budget en kwaliteit heel streng onder controle gehouden, met één gemengd team, waarin zowel Belgacom als Accenture aanwezig was. Uiteraard was ook betrokkenheid aan businesszijde heel belangrijk. We hadden wekelijks een vaste afspraak, wat leidde tot snelle beslissingen over operationele zaken.”

Dries Van Damme