Data News hield in samenwerking met IBM een enquête rond byod. We peilden bij enkele cio’s van grote bedrijven naar hun visie op dit thema.

Byod of Bring Your Own Device is hot. Alle ondernemingen worden vandaag geconfronteerd met werknemers die hun eigen smartphone, tablet of laptop naar hun werk willen meebrengen. Sommige bedrijven proberen de boot af te houden, andere moedigen het aan. Wie Bring Your Own Device zegt, zegt ook mobiliteit, en voor Luc Verbist, cio van de Persgroep, is dat simpel: “Bij ons is mobiel werken inherent aan onze job – de journalisten zijn op de baan want het nieuws is buiten. Alle mensen die in onze productie-omgeving werken krijgen van ons een laptop, en dat is altijd een toptoestel. Op die manier krijgen wij ook de vraag niet naar byod. Met smartphones is het wat anders, daarmee krijg je enkel toegang tot je mail en kalender. Wij stellen ook hier een toestel ter beschikking, wil je absoluut je eigen toestel gebruiken, dan is dat geen probleem, maar we moeten het wel vanop afstand kunnen wissen.”

Bij ING België is men het park van BlackBerry’s volledig aan het vervangen door byod – “maar dan wel binnen een bepaald gamma”, zegt cio Frank Stockx. “Sommigen hebben zwaarder materiaal nodig voor de productie, om deals af te sluiten, met laptops, en anderen die meer moeten kunnen demonstreren hebben iPads die we zelf hebben aangekocht”.

VOLLEDIG NAAR BYOD

Mercedes-Benz België en Luxemburg is zijn strategie op groepsniveau momenteel aan het herbekijken, zegt cio Wim Willems. “In België zijn we op bepaalde vlakken voorloper want voor onze gsm’s gaan we nu volledig naar byod, de laatste company devices zijn zopas verdeeld. Maar we blijven wel binnen bepaalde keuzegrenzen want we moeten een aantal compatibilities kunnen garanderen. En we geven financiële ondersteuning voor mensen die recht hebben op een smartphone”.

“Wat byod betreft hebben wij een heel duidelijke wereldwijde strategie”, legt Jean-Marie Orosco uit, director service development support & transversal bij AXA, “In Azië is het een eer om met zijn eigen materiaal in het bedrijf te komen werken, en dus hebben we op een bepaald moment onderzocht hoe we die cultuur ook hier veilig kunnen toepassen met toegang tot onze systemen. Vandaag geven we BlackBerry’s en pc’s, en we hebben een iPhone-platform met een systeem dat de privéwereld scheidt van de professionele, maar mét de afspraak dat als men een toestel verliest, het vanop afstand gewist wordt”.

Umicore houdt het dan weer erg rechtlijnig: “Alles wat binnen de firewall zit, gebeurt met toestellen die wij zelf ter beschikking stellen”, zegt cio Ludo Vandervelden, “en mensen die absoluut met hun eigen apparaat willen werken, krijgen toegang tot mail en kalender die binnen een andere firewall zitten. Op alle devices, privé of niet, zit toegangscontrole. Dus je mag je eigen materiaal meebrengen, maar weet welke de beperkingen zijn en dat je daar geen vergoeding voor krijgt”.

Bij Agfa-Gevaert ligt dat wat moeilijker, zegt cio Freddy Van den Wyngaert, “byod is voor ons wel belangrijk omdat we steeds meer transformeren naar een it-bedrijf. Wij ontwikkelen toepassingen voor ziekenhuizen waar men tablets gebruikt, en r&d moet tests doen, dus komen daar alle technologieën aan bod. Intern laten we een beperkt aantal types toe. Op dit moment werken zo’n 2.000 van de 13.000 werknemers met privé-toestellen of met andere toestellen dan onze standaard, die nog altijd Blackberry is. Maar we houden het goed onder controle. Als men toegang vraagt tot informatie van het bedrijf, dan wordt het geregistreerd. We hebben een asset database, met een onderscheid tussen wat we zelf kopen voor onze medewerkers en wat zij aanbrengen”.

Wim Willems nuanceert nog even: “De devices die echt toegang hebben tot ons netwerk, bestaan voor 95 procent uit pc’s en laptops die allemaal geregistreerd zijn, plus 5 procent tablets. Iemand die zeer mobiel moet zijn om naar de dealerships te gaan zoals een auditor, die heeft een tabletapplicatie met een tablet van het bedrijf. Gsm’s en smartphones krijgen enkel toegang tot mail en kalender via een mdm-software, geëncrypteerd”.

“Je moet altijd trachten een evenwicht te bewaren tussen het materiaal dat eigendom is van het bedrijf en wat door het personeel zelf meegebracht wordt”, beklemtoont Jean-Marie Orosco. “Een verkoopploeg werkt typisch met tablets, dus als zij niet met eigen tablets komen, dan moeten wij in staat zijn hen die te leveren. En we moeten daarbij neutraal blijven tegenover alle platformen, een werknemer moet enkel laten weten of hij privé-toestellen gebruikt of niet, maar hij moet er zich wel van bewust zijn dat hij geen toegang krijgt tot alle bedrijfsapplicaties als hij zijn eigen toestel gebruikt”.

NIEUWE ROL VOOR SERVICEDESK

“Als je de studie bekijkt, dan zie je dat het gebruik van byod vooral in de categorie 35 tot 55 jaar zit”, licht Tim Van den Heede toe, sales manager global technology services bij IBM België. “Onze ervaring is dat een helpdesk dan ook vooral een model zal opzetten rond veelvoorkomende problemen zoals paswoorden, om de mensen zeer snel te kunnen helpen”.

Freddy Van den Wyngaert sluit zich daar volledig bij aan: “Wij hebben een test gedaan hoeveel calls de servicedesk krijgt voor die privé-toestellen, en dat is bangelijk laag. Dat sluit aan bij de studie dat de jongere mensen die hun smartphones gebruiken, de helpdesk eigenlijk niet meer nodig hebben, ze weten hoe het werkt of ze kennen iemand die weet hoe het werkt. Iets wat het topmanagement helemaal niet verwacht had”.

Ook voor de servicedesk is dat trouwens een nieuw gegeven, zegt Wim Willems. “Als een medewerker een probleem heeft met een van onze toestellen, dan zal dat altijd via onze service desk gaan. Die service desk moet wel over een minimum kennis van alle soorten devices beschikken, maar het zijn meestal vrij jonge mensen die nog aan het begin van hun loopbaan staan en dus is dat voor hen een uitdaging om het op te lossen”.

DATACONSUMPTIE

Het dataverbruik zorgt wel voor problemen bij al onze gesprekspartners. “Het is een kostenfactor die je niet mag onderschatten”, beklemtoont Ludo Vandervelden. “Wij hebben een behoorlijk internationale activiteit, als je die mensen overal laat gaan zonder beperking, dan gaat dat plotseling ferm aantikken. Wij hebben dus “caps” waarin de maximum consumptie per periode naar het buitenland vervat zit. Als die cap bereikt wordt, valt het toestel uit en moet je bellen naar de helpdesk om te vragen of je een verhoging kan krijgen en de reden geven waarom. We zijn ervan uitgegaan dat we via screening al beletten dat de mensen gaan surfen naar sites waar ze niet thuishoren, zoals gaming. Op die manier controleer je toch min of meer het gedrag, maar we zijn nog niet in het stadium dat we zeggen: als je boven een bepaald bedrag gaat, krijg je een factuur”. Bij De Persgroep proberen ze te anticiperen, zegt Luc Verbist. “Een van onze grote problemen was dat onze mensen hun eigen toestel meebrachten en het ook in het buitenland gebruikten maar het niet juist configureerden waardoor de rekening maar opliep, soms honderden euro’s die ze zelf moesten betalen. Als wij nu een toestel afleveren, is dat gepreconfigureerd zodat er dingen uitgeschakeld zijn om je in het buitenland te beletten te overdrijven. Je moet dus zelf het initiatief nemen om het terug aan te zetten. Mobile expense management is hier dan ook absoluut noodzakelijk”.

EDUCATIE

Het is vaak een kwestie van bewustwording, stelt Jean-Marie Orosco. “Als je limieten instelt en daaraan de vraag koppelt waar je was toen je dat allemaal verbruikt hebt, zet je de mensen aan zich te beperken in hun verbruik want in het merendeel van de gevallen zijn ze er zich niet van bewust. Tot je hen zegt: kijk, je bent in het buitenland geweest, kijk wat je dat gekost heeft – gewoon dat rapporteren volstaat vaak om hen bewust te maken”.

“Helemaal mee eens”, zegt Freddy Van den Wyngaert, “onze taak bestaat er in bewust te maken, zeker voor het buitenland en de speciale gevallen. We stellen wel maandelijks kostenlijsten op die naar het management gaan, maar wij spelen geen politie, alles gaat naar de business, naar hr die dan kunnen bespreken en nagaan wat er gebeurd is”.

“Bij ons worden de kosten toegewezen aan de verschillende business units”, vult Luc Verbist aan.”De financiële kosten van telecommunicatie worden gespreid over heel het bedrijf. Per business unit stelt dat niet veel voor, maar wij hebben al die kosten ook samen bij it gestopt en hen verantwoordelijk gemaakt voor het bewaken van die uitgaven, en dan wordt het wel een hele grote kostenpost alles samen”. Idem bij ING, zowel gecentraliseerde kosten als gealloceerd naar iedereen. “Wij hebben ook een afspraak met onze werknemers hoeveel gigabyte ze per maand mogen verbruiken”, zegt Frank Stockx.

STRATEGIE?

Tim Van den Heede wil graag weten of de benefits van een byod-strategie die in de studie genoemd worden – employee retention, talent aantrekken, productiviteit – ook in de praktijk blijken. “Kijk, het gaat niet zozeer om de byod strategie, veel belangrijker is een mobiliteitsstrategie die zeer sterk verbonden is met de business”, stelt Wim Willems. “Vroeger kwam een klant in de showroom naar een wagen kijken, statisch, nu gaan we veel meer naar de klant toe met events, de mobiliteit wordt dus veel belangrijker, ook het stuk e-commerce wordt belangrijker, en dan komt voor mij de grote uitdaging hoe ik al die mobiele toestellen kan gebruiken om transacties te triggeren. Ik kan mij perfect voorstellen dat die klant vandaag op de bus of tram zit en even een simulatie wil doen hoe zijn Mercedes er zou uitzien. Als dan je toepassing niet gebouwd is om dat op een gunstige manier te doen, dan heeft die persoon al een bepaalde connotatie over je bedrijf en de auto zoals hij dat ervaart via de app”.

“Voor mij heb je voor byod geen strategie nodig”, zegt Ludo Vandervelden. “Afhankelijk van je bedrijfstype en je operaties – b2c of b2b – moet je een strategie hebben hoe je die activiteiten gaat ondersteunen. Daarvoor maak je dan een it-roadmap waarin je voor de verschillende componenten bepaalt hoe je dat operatief gaat invullen, en het hele telecommunicatiegebeuren is daar een onderdeel van”.

Freddy Van den Wyngaert vindt wel dat je company guidelines moet hebben die duidelijk contractueel bepalen dat als het toestel verloren gaat met zowel company als privé-gegeven, alles gewist wordt. “Je moet je inderdaad perfect indekken”, zegt ook Luc Verbist, “we zeggen dat ook tegen de mensen: let op, als je dat voorhebt, dan wissen we je toestel en is alles volledig weg, ook je persoonlijke data”. Iedereen is het er wel over eens dat zo’n drastische “wipe” zelden aan de orde is en dat mdm-oplossingen (Mobile Device Management) hier een cruciale rol spelen.

Luc Verbist wijst er wel op dat je het belang van byod ook niet mag overschatten. “Vaak wordt gezegd dat byod belangrijk is bij de rekrutering. Wel, wij krijgen veel jonge sollicitanten maar ik heb nog nooit de vraag gehad: ik mag toch mijn eigen device meebrengen? Al is dat misschien wel omdat wij toptoestellen aanbieden. Het doet me altijd wat denken aan de discussie rond bedrijfswagens – als iemand daar echt over valt om bij u te komen werken, dan denk ik dat je die medewerker beter kwijt dan rijk bent. Overigens, door de beste toestellen te geven is de kost niet gestegen, integendeel, wij kunnen op een heel andere manier aankopen dan iedereen individueel dat kan omdat wij uitstekende deals kunnen afsluiten met de leveranciers”.

Jean-Marie Orosco wijst er wel op dat het byod model ook verborgen kosten kan hebben die kunnen exploderen en dat je dus echt maatregelen moet nemen om alles onder controle te houden. “Je mag in het byod-avontuur niet alle teugels loslaten – er zijn de kosten van het dataverbruik, het verloren of kapotte materiaal – wie betaalt er, ik of het bedrijf? Wat je wel merkt: als het om het eigen materiaal gaat, dragen de mensen er over het algemeen beter zorg voor”. Wat door Wim Willems onmiddellijk bevestigd wordt.

HOSTILE TERRITORY

En welke strategie wordt gevolgd rond desktop en laptop, waar passen die in het plaatje? Jean-Marie Orosco: “In bepaalde landen hebben we geëxperimenteerd met de connecties met de desktop. We installeren een omgeving en zodra de sessie gedaan is, verdwijnt de omgeving weer, de pc is dan even “clean” als voordien. Maar dat veronderstelt wel dat je applicaties virtueel zijn, dat je beveiligd bent, en dat je met basiscomponenten werkt die overal kunnen op draaien”.

Wim Willems wijst erop dat virtualisatie tijd en geld kost, zowel met thin clients voor wie geen eigen toestel wil kopen als met byod voor bijvoorbeeld externe consultants. Ludo Vandervelden is hier categoriek: “Wij geven óns toestel aan de contractors, ze komen niet binnen met hun eigen toestel op onze perimeter, ze kunnen wel aanloggen als guest en mailen en surfen, maar als ze als contractor moeten werken, is het op onze toestellen”.

EN MICROSOFT?

Tot slot wilden we wel weten of onze cio’s Microsoft ook als een volwaardige partner voor het mobiele werken zien. “Wij hebben nog geen mobiel Windows-platform maar het zit wel in de pipeline, we zijn aan het kijken of er voordelen aan vastzitten om maar één besturingssysteem meer te ondersteunen”, zegt Wim Willems. “Zijn er opportuniteiten om een mobile worker geen laptop meer te geven maar enkel een Windows 8 tablet bijvoorbeeld, is er een voordeel om zowel in de back office als in de front office een Windows besturingssysteem te hebben?”.

“Onze interne enterprise omgeving is Microsoft”, pikt Frank Stockx in. “De vraag is in hoeverre de enterprise omgeving de consumeromgeving zal domineren, dus hoeveel consumenten de Windows mobiele omgeving zullen kopen”. Luc Verbist ziet daar niet echt een probleem -“wij laten de verschillende smaken toe, we hebben browser-based ontwikkelingen gedaan op html5, beveiligd. Alleen de schil errond is nog native”.

Frans Godden

“Voor onze gsm’s gaan we nu volledig naar byod.” Wim Willems, cio Mercedes-Benz

“Jongere mensen hebben geen helpdesk meer nodig.” Freddy Van den Wyngaert, cio Agfa-Gevaert

“Voor byod heb je geen strategie nodig.” Ludo Vandervelden, cio Umicore