Boekhouden met enkel pen en papier, of zelfs met de imposante boekhoudmachines van de voorbije eeuw, is al lang geen optie meer. Boekhoudsoftware is troef, maar aan de relatie tussen gebruikers en leveranciers kan toch nog worden gesleuteld.

De Belgische markt voor boekhoudsoftware is op z’n zachtst gesteld complex. Je treft er zowel kleine, haast artisanale pakketten aan, als complete suites die aan de bovenzijde dicht tegen erp-software aanleunen. Met leveranciers die gaan van schier individuele ontwikkelaars tot de ‘grote twee’, zeg maar Exact en Kluwer software. En dat alles voor een gebruikerspubliek dat zowel de zelfstandige erkende boekhouder en fiscalist, als grote boekhoudkantoren en boekhoudafdelingen in bedrijven omvat. Overgiet dat alles met een Belgische bedrijfs- en fiscale wetgeving die ultra-complex is, en jaar na jaar nog complexer (en tegenstrijdiger) wordt, en je kan je indenken dat dit geen makkelijke markt is…

MARKT IN VERANDERING

Het verbaast dan ook niet dat deze markt volop in verandering is, met behoorlijk wat overnames of leveranciers die de handdoek in de ring gooien. Meteen is dat ook een pijnpunt voor boekhouders, die vaak aan hun gekend pakket gehecht zijn en zekerheid over de blijvende beschikbaarheid ervan wensen. Zo zou een vorm van softwarecode-escrow allicht al een extra geruststelling zijn, in het geval van leveranciers die ermee stoppen.

Anderen uiten dan weer hun zorg dat de overnames van pakketten door grotere producenten, een overstap naar een ander pakket van die producent zo goed als tot een ‘must’ maakt. Een zorg, omdat de overstap naar een ander pakket een boekhouder stevig op kosten jaagt. Zo kunnen de dossiers van een klant, ongeacht de eventueel beschikbare tools, nooit echt volautomatisch worden overgezet, zodat een boekhoudkantoor voor de nodige extra inspanning al gauw de kostprijs van een bijkomende werkkracht gedurende een hele tijd moet ophoesten. Bovendien leeft wel het idee dat de overnemer zijn overnamekosten rustig op de overstappers verhaalt. Anderzijds blijkt wat kosten betreft België evenwel niet duurder dan andere landen te zijn, en dat voor een moeilijke (drietalige etc) markt.

Positief gezien kan een overstap naar een nieuw pakket – ondanks dat “het een hachelijke onderneming is” – wel heilzaam zijn, omdat het tevens een goede gelegenheid is om een heel pak ‘oude bagage’ te elimineren, wordt er evenzeer droogjes opgemerkt. Een ander geschilpunt is dan weer voor welke dataoverdrachten in het kader van bepaalde uitbreidingen of aanpassingen gebruikers moeten betalen, dan wel of die in het normale onderhoudscontract thuis horen.

De uitwisseling van gegevens tussen pakketten, of tussen software bij de klant en de boekhouder, is evenmin altijd vanzelfsprekend, gezien de soms specifieke noden van een industriesector. Inspanningen om met behulp van een vorm van xbrl (extensible business reporting language, zelf een vorm van xml) makkelijker tot data-uitwisseling te komen, ook met de overheid en instellingen als de Nationale Bank, zijn eerder op niets uitgedraaid. Een mooi voorbeeld is dan weer de elektronische factuur, waar al een hele rist softwarebouwers zich achter een gemeenschappelijke vorm van een document hebben geschaard.

EXPERTISE

De gehechtheid aan een pakket is geen vorm van luiheid, integendeel. Een boekhouding moet aan de specifieke noden van een klant worden aangepast, en dat vereist diepgaande kennis van het pakket met het oog op de gewenste output. Die expertise vereist inspanningen, want het is niet steeds zo gebruiksvriendelijk om dergelijke aanpassingen door te voeren.

De expertise van boekhouder is voorts ook nog nodig om de vereiste documenten te produceren, want het is immers schier onmogelijk dat een boekhoudpakket uit zichzelf 100 procent functioneel gegarandeerd conform de Belgische wetgeving is – een aspect dat eigenlijk nog veel meer samenspraak tussen boekhouders, softwareproducenten en overheid vereist (er is immers vandaag geen vorm van software-homologatie inzake conformiteit aan de wetgeving).

En wat doe je als de instructies van verschillende overheden elkaar soms tegenspreken, of bepaalde informatie in nieuwe of meer tabellen willen. Of als instructies inzake btw plots weer veranderen? Betrouwen op de expertise van de boekhouder, klinkt het. En heel wat boekhouders houden hun hart vast dat die problematiek nog gaat verergeren, naarmate meer (fiscale) verschillen tussen de gewesten kunnen en zullen opduiken, “zodat we in plaats met één moeilijke wetgeving, we met twee of drie moeilijke te maken hebben!”

GEEN GEBRUIKERSGROEPEN

Al lijkt er toch een wat moeilijke relatie tussen boekhouder en leverancier te zijn. Zo zouden de aanpassingen aan de behoeften van de klant best wel gebruiksvriendelijker kunnen zijn, maar dat lijkt geen prioriteit bij de leveranciers die blijkbaar meer aandacht besteden aan de verkoop. Opmerkelijker wellicht is dat er blijkbaar weinig gestructureerd contact tussen de boekhouders en de ontwikkelingsteams van de leveranciers is. Soms is er wel eens persoonlijk contact tussen een gebruiker en een ontwikkelaar, maar vaker is er helemaal geen contact.

Op de vraag of er dan geen gebruikersgroepen rond de verschillende pakketten zijn, om samen wensen en klachten bij de leverancier aan te kaarten, klinkt het antwoord verrassend ‘nee, toch niet’! Blijkbaar is dit een sector waar iedereen onder een ‘elk zijn kantoor’-reflex lijdt. Of men heeft er geen tijd voor, want “de enorme werkdruk verhindert dit. We werken altijd tegen deadlines.” Ook menen boekhouders dat de leveranciers zelf daar ook niet staan om te springen, omdat ze zo allicht al te moeilijke vragen zouden krijgen. Zoals bijvoorbeeld voor sla’s bij de helpdesks, zodat een boekhouder soms niet uren wacht op een oplossing, terwijl zijn deadline steeds dichterbij komt.

Wellicht is hier een rol weggelegd voor de beroepsinstituten? In België zijn er twee instituten, AIB en BIBF, en dat laatste wijst er wel op dat wij “een instituut zijn dat zekerheid biedt over de kwaliteit van de boekhouders. Strikt genomen kunnen wij geen drukkingsgroep zijn.” Natuurlijk zijn de instituten wel betrokken bij bilaterale gesprekken met alle andere betrokken partijen, maar “het is niet aan ons om de markt voor te houden hoe die zich moet gedragen.”

UITDAGINGEN

Ook in de boekhoudwereld wordt gedacht aan cloud en online toepassingen. Het voordeel? Het pakket is van overal toegankelijk, en er is zelfs de mogelijkheid voor klanten om zelf een aantal verrichtingen te doen. Maar boekhouders overwegen dat laatste toch liever enkel voor klanten met een modicum aan boekhoudtechnische kennis. Zo niet duurt het herstellen van de fouten soms langer dan het meteen goed doen, met uiteindelijk een hoger prijskaartje… Een aspect waar boekhouders hun klanten soms wat moeilijk kunnen van overtuigen. Het is niet zonder reden dat boekhouders jaarlijks minstens 40 uur bijscholing volgen (of meer), waarop wordt toegezien door de beroepsverenigingen. De cloud is overigens wel veilig genoeg voor een boekhouding, maar wellicht is hier wel nog meer advies inzake ‘best practices’ op z’n plaats, om conform de vereisten van het beroepsgeheim te zijn. Het BIBF vereist overigens dat zijn leden tussen nu en 2015 zich ook op deze niet-boekhoudkundige/fiscale expertise bijscholen (inclusief inzake security), zoals ook al bijscholing rond e-factuur verplicht was.

Cloud, e-factuur, koppeling met BI… Men heeft er belangstelling voor en werkt er aan, maar in wezen willen boekhouders uiteindelijk slechts één ding: een pakket dat hen toelaat vlot en conform de wet te werken, zodat ze eindelijk meer tijd kunnen besteden aan het adviseren en begeleiden van de klanten!

Met de medewerking van onder meer Luc Vercammen, zaakvoerder Studifisk Accountantskantoor bvba en Patrick Deleu, erkend boekhouder en lid Nationale Raad BIBF (Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten).

Guy Kindermans

Overnames dwingen tot kostelijke migraties