De e-loketten geraken overal te lande op dreef, maar één stap verder blijft er nog een belangrijke rem: de communicatie tussen de lokale besturen en de hogere overheid, die nog veel te vaak via papieren weg moet gaan. Het Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur bouwt daarom, samen met Arco Information, aan het interne e-loketsysteem Mijn Binnenland.

Stel: een burger dient, via het e-loket van zijn eigen gemeente, een klacht in die moet worden onderzocht door een ambtenaar op Vlaams niveau. Op dit moment wordt daarmee een hoop paperasserij in gang gezet, met documenten die – afhankelijk van de complexiteit van de vraag – moeten worden ingevuld, geauthenticeerd en ondertekend door verscheidene ambtenaren op beide bestuursniveaus. De communicatie- en beslissingsstructuren tussen de twee overheden in lopen nog steeds grotendeels via papieren weg, wat behoorlijk tijdrovend is en riemen papier verspilt.

Maar daar moet binnenkort verandering in komen. Arco Information, een Mechels it-bedrijf dat gespecialiseerd is in het digitaliseren van papierstromen, wordt ingezet voor de bouw van een soort intern e-loket tussen de lokale besturen en de Vlaamse overheid, dat de vloed van documenten, beslissingen en handtekeningen tussen de twee overheden volledig via digitale weg moet doen gaan. Mijn Binnenland is al ongeveer een jaar in aanbouw bij het Vlaams agentschap Binnenlands Bestuur, met twee medewerkers van Arco die er gedetacheerd zijn en de software-oplossingen van het bedrijf implementeren in het computersysteem van het agentschap. Binnenkort start een ‘proeftuinloket’, en vanaf juni van dit jaar moet de dienst – druppelsgewijs, gemeente per gemeente – operationeel geraken.

Papier en tijd besparen

De communicatie die via Mijn Binnenland verloopt, hoeft uiteraard niet eens van bij een aanvraag van de burger te vertrekken: het idee is dat àlle documenten die van de gemeentes naar Vlaanderen en terug moeten gaan, dus ook kwartaal- en jaarrekeningen en beleidsrapporten, via het nieuwe systeem passeren. De documenten worden geauthenticeerd, waardoor ze dezelfde rechtsgeldigheid hebben als hun papieren voorgangers. Handtekeningen die door ambtenaren, diensthoofden, secretarissen, burgemeesters en ministers onder documenten moeten worden gezet, kunnen nu via digitale weg. Er hoeft niets meer te worden afgedrukt om later, een beleidsniveau hoger, weer te worden ingescand. Aangetekende zendingen via BPost moeten uiteindelijk tot het verleden behoren. Kortom: procedures die dagen in beslag kunnen nemen, worden potentieel een kwestie van uren. En de papierberg die wordt verbruikt tussen de twee bestuursniveaus moet spectaculair slinken.

“Ik druk het niet uit in kwantifieerbare doelstellingen, omdat het project nog in zijn kinderschoenen staat en het systeem nog niet operationeel is. Maar het idee erachter is natuurlijk dat er veel tijd en veel papier wordt bespaard”, zegt Guido Decoster, administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur. “De jaarrekening van de stad Antwerpen, bijvoorbeeld, is ieder jaar een dikke turf, die via papieren weg op verscheidene bureaus moet vallen. Met Mijn Binnenland kan dat soort documenten onmiddellijk digitaal worden geraadpleegd, en ondertekend door degenen wier handtekening nodig is. Zie Mijn Binnenland als een digitale interne posterij, gebaseerd op het principe van open data en met authenticatie over het hele systeem.”

Honderd integraties

Eerst moeten meer en meer lokale besturen inhaken op het systeem, daarna komen er verscheidene Vlaamse instellingen en overheidscenakels bij. Er staat geen maximale duurtijd op het project: zowel Arco als het Agentschap Binnenlands Bestuur hebben het over enkele jaren. “Er zal, naast het digitaliseren van de papierstroom, ook een pak systeemintegratie aan te pas komen”, zegt Paul Van Coillie, ceo van Arco Information. “Boekhoudpakketten, gemeentelijke informaticanetwerken, digitale loketten en andere systemen moeten met Mijn Binnenland kunnen samenwerken. Ik schat dat we, tegen de tijd dat het systeem écht op poten is, een honderdtal integraties achter de rug zullen hebben.” Ondertussen moeten de lokale besturen ook worden klaargestoomd voor een toekomst waarin hun computersysteem geïntegreerd is met dat van de Vlaamse overheid. Het Agentschap Binnenlands Bestuur is momenteel bezig met een informatieronde doorheen Vlaanderen, waarin gemeentebesturen worden voorgelicht over de nieuwe mogelijkheden die het systeem belooft, maar ook de technologische vereisten om eraan deel te nemen. De PowerPoint-presentatie die in die informatieronde wordt gebruikt, sommeert gemeentebesturen onder meer om de browserinstellingen, de software voor de eID-lezer en – voor ondertekenaars – het documentenbeheerpakket Adobe Acrobat up-to-date te maken voordat ze deelnemen aan het proeftuinloket. “We nemen dit heel serieus”, zegt Decoster. “Het eindpunt van dit project is dat het in een verdere toekomst verplicht zal worden om bestuursdocumenten via digitale weg te versturen.”

Ronald Meeus