Een ECM-oplossing die gratis wordt aangeboden aan een overheidsdienst. Dit zal heel wat reacties uitlokken. Maar, verzekert men ons, het is maar een eenmalige operatie.

Dit is op zijn minst ongewoon te noemen en het moet volgens de stakeholders dan ook een uitzondering blijven. De Dienst Groen Nummer van het Waalse Gewest, dat onder het Algemeen Secretariaat van de Waalse Overheidsdienst valt, kreeg immers een informaticaoplossing aangeboden… zonder dat ze er een cent voor moest betalen. Het Bestuur was op zoek naar een oplossing die niet te zwaar zou drukken op haar budget. “Aan de andere kant” wilde SSCI Axen meer bekendheid op de markt, vooral bij de openbare sector, en bewijzen waartoe ze in staat is. Natuurlijk is ze niet de enige firma die zulke diensten aanbiedt, en het gevaar bestaat dus dat deze gebeurtenis heel wat stof zal doen opwaaien. Daarom vindt de gelukkige begunstigde van de oplossing het zo belangrijk om iedereen gerust te stellen: “Het partnerschap dat werd gesloten met Axen is duidelijk beperkt qua tijd, voorwerp en omvang”, benadrukt Jacques Moisse, directeur van het departement communicatie bij de Waalse Overheid. “Dit moet een ongebruikelijke, uitzonderlijke interventie blijven. Het is zaak om de juiste middenweg te vinden tussen de lange weg die moet worden afgelegd tussen een klassiek lastenboek en onze ervaring. Want als er geen regels zijn, steekt het gevaar de kop op dat er anarchie ontstaat. Om die reden hebben we it trouwens terug in het circuit gebracht, zodat alles op een orthodoxe manier gebeurt. Het is niet denkbaar dat we in de toekomst nog eens hetzelfde doen als nu met Axen, omdat dit problemen zou teweegbrengen op het vlak van samenhang. Er zouden risico’s ontstaan ten opzichte van de normen van de Waalse Overheid en dit zou kunnen uitmonden in een vermenigvuldiging van de middelen, terwijl we juist pleiten voor een onderlinge verdeling ervan.”

Terugslag?

De gratis ontwikkeling van het ECM-platform (open source solution Nuxeo) en de invoering (aanpassingen, opleiding van de key users) die het Departement aangeboden kreeg, gelden trouwens enkel voor de basis van de oplossing. De uitbreiding (toevoeging van functies voor reporting, click-to-call…) en zelfs het functionele onderhoud van de basisoplossing moeten gebeuren via nieuwe aanbestedingen. Idem voor het hosten van de oplossing, wat enkel voorlopig door Axen gebeurt.

In zijn huidige ‘perimeter’ (enkel voor gebruik door de Directie Communicatie) is de applicatie als zodanig levensvatbaar, zonder dat it moet tussenkomen (of toestemming moet geven). Ze wordt namelijk gedurende 6 maanden gehost bij Axen. “We gebruiken ze in de vorm van Webservice. Na deze testperiode zullen we zien in welke richting we ze laten evolueren.” Terugkeer naar de servers van de Waalse Overheid? Betrokkenheid van een externe interveniënt (Axen of andere)? Beslissing om de weg van open source niet te blijven volgen? Blokkering vanwege it? De hoop – en het doel – van de DirCom is natuurlijk aantonen dat de ontwikkeling kon plaatsvinden tot volledige voldoening van de opdrachtgever, en belangrijker nog, van de gebruikers die actief deelnamen aan de bepaling van de oplossing. Of bewijzen dat er andere pistes bestaan dan de zware en trage klassieke procedures van aanbestedingen…

Brigitte Doucet