Bedrijven lijken steeds meer belang te hechten aan het gebruik van business intelligence, zo bevestigt een onderzoek van BI-Community.org. Een stijgend aantal projecten, grotere budgetten en de aangepaste rol van de diverse stafmanagers zijn daar het resultaat van.

In mei en juni voerde BI-Community.org, de Belgische gemeenschap van BI-gebruikers, een online enquête (1) uit in samenwerking met Business ICT. Daaruit blijkt dat BI vandaag integraal deel uitmaakt van de werking van zowat alle bevraagde ondernemingen, 220 in totaal. 63% zegt BI “constant” te gebruiken en ongeveer 17% “regelmatig”. Slechts 5,9% verklaart nog nooit gebruik te hebben gemaakt van BI.

De belangrijkste investeringen in BI zijn – weinig verrassend – bedoeld voor de financiële afdelingen: +30% ten opzichte van het cijfer van 5 jaar geleden. “De verklaring hiervoor is de hernieuwde belangstelling voor corporate performance management en planning/budgettering, twee activiteiten die worden gestuurd door het financiële departement”, zegt Ivan Schotmans, stichter en stuwende kracht achter de BI-Community.org. Andere departementen waar BI veelvuldig wordt ingezet, zijn sales en marketing. HR, logistiek, productie en R&D hinken achterop. Op termijn kan het SaaS-fenomeen echter voor een verschuiving zorgen. BI lijkt verkoopbaar als dienst, “met name voor de HR, sales- en marketingafdelingen en -functies”, stelt Shawn Rogers, directeur van het BeyeNetwork, de internationale organisatie waarvan BI-Community.org de Belgische tegenhanger is.

Dat er weer meer geld gaat naar BI in de financiële en marketingafdelingen “komt ook omdat de bedrijven gewaarworden dat de huidige informatiebehoefte de mogelijkheden van toepassingen als Excel overstijgt (zie kader)“, zegt Ivan Schotsmans. “Bedrijven steken tegenwoordig meer geld in planning- en budgettools.”

Een aanzienlijk budget

Op de vraag welke hap BI uit het totale it-budget neemt, antwoordt 30,2% van de deelnemers 10% of meer. 24,2% raamt dat aandeel op 10 tot 20%. 4,7% denkt zelfs dat het oploopt tot 20 à 30% van het it-budget, wat enorm is. Die cijfers verbazen. “Het gebruikelijke percentage ligt rond 5%. Zelfs bij de grote bedrijven die veel investeren in BI”, weet Ivan Schotsmans. Hoe vallen dan BI-investeringen te verklaren die 20% of meer van het it-budget vertegenwoordigen? “Die uitzonderingen hebben te maken met gerichte inspanningen, bijvoorbeeld in het kader van gegevensmigratie, transformatie of uitwerking van een datawarehouse.” Het rekensommetje voorziet dan zowel soft- als hardware plus de nodige opleidingen voor de gebruikers. “Die resultaten moeten dus allicht verfijnd worden door de hardwarekosten uit de berekening te weren (servers, opslag enz.) of de investeringen voor ETL-oplossingen die de kosten op korte termijn uit de pan doen swingen.” Dat er veel verschillende tools worden ingezet, zou een andere parameter kunnen zijn, maar dat valt nog te bewijzen. De meerderheid van de participanten noemt het investeringsrendement “gemiddeld”. De BI-investeringen hebben een positief maar soms erg bescheiden effect op de winstmarge en de klantentevredenheid. Daarna volgt de groei van het marktaandeel en de lancering van nieuwe diensten en producten. Ver daarachter komen de optimalisering van de voorraden en de verbetering van het aanwervings-, selectie- en opleidingsproces.

Wie eist het peterschap op?

Ceo en cio delen de eer. De resultaten van de enquête laten echter uitschijnen dat de ‘officialisering’ van dat peterschap in de praktijk nog te wensen overlaat. Hoe kunnen we anders verklaren dat 38,7% van de ondervraagde managers de ceo als peter bestempelt en maar 9% de cio, terwijl die scores compleet anders liggen als dezelfde vraag wordt gesteld aan de it-verantwoordelijken (35,5% zegt cio tegenover 17% ceo)? Hoe het er dus feitelijk aan toegaat, hebben we dus niet kunnen achterhalen.

Het goede nieuwe is anderzijds dat het peterschap zich in 83,9% van de gevallen op ‘C-niveau’ bevindt (ceo, cio, cfo enz.), merkt Shawn Rogers op. En misschien moeten we maar meteen een onderscheid maken tussen peter, leider en verantwoordelijke.

Over het algemeen gaat het initiatief voor het project uit van de chief financial officer als het over corporate performance management gaat, of van het marketingdepartement voor ‘zuivere BI’, zegt Ivan Schotsmans. “Al durft marketing wel te beweren dat het BI overstijgt en zich met name met voorspellende analyse bezighoudt.” De cio blijft evenwel de initiatiefnemer en over het algemeen is hij het ook die de middelen beheert. “BI en CPM zijn niet langer het voorrecht van de it, maar het “datawarehouse-syndroom” houdt hardnekkig stand in België. Dat verklaart mogelijk waarom de cio het laken naar zich toetrekt.”

Waarvoor wordt BI gebruikt?

Query’s/productie van rapporten (86,7% van de antwoorden) (2), CPM (75,5%) en planning/budgettering/vooruitzichten (63,3%) blijven zoals in 2004 de speerpunten van BI-oplossingen en winnen zelfs aan belang (toename met ruim 20% voor de eerste twee toepassingsgebieden). Business Activity Monitoring (41,3%) wint eveneens terrein. Voorspellende analyse en fraudedetectie daarentegen gaan lichtjes achteruit (resp. 28,1 en 14,3%). Het verbaast Ivan Schotsmans dat de voorspellende analyse geen hogere scores haalt. Het bijwijlen erg overtuigende marketingdiscours van de belangrijkste BI-spelers sorteert blijkbaar weinig effect op het terrein.

Het zwarte schaap …

Het belangrijkste obstakel om BI te implementeren is volgens de meeste participanten de kwaliteit en de nauwgezetheid van de gegevens (55,1% van de antwoorden), meer dan budgetbeperkingen (46,9%) of gebrek aan interne knowhow (32%). De precisie van de gegevens blijkt overigens de belangrijkste beweegreden om BI-projecten te lanceren, iets belangrijker dan het verlangen om de uitvoering van operationele beslissingen te optimaliseren. Vreemd genoeg lijken klantentevredenheid en het zoeken naar concurrentiële voordelen in vergelijking met de resultaten van de enquête 2004 aan belang in te boeten.

(1) 62% van de 220 respondenten van het onderzoek van BI-Community.org waren it-professionals (hoofdzakelijk it-consultants) tegenover 38% uit de business (hoofdzakelijk beslissingenemers en bestuurders). 90% neemt op verschillende niveaus (eenvoudig advies, beoordeling van oplossingen, eindbeslissing, enz.) deel aan het besluitvormingsproces.

(2) De percentages zijn steeds de som van de antwoorden van de twee ‘categorieën’ respondenten, met name verantwoordelijken IT of business (de antwoorden verschillen in de praktijk soms tussen deze twee ‘profielen’).

Brigitte Doucet