Pierre Masai kwam in 2005 naar Toyota Motor Europe met een stevige brok ervaring in de autowereld en is sinds begin 2011 vice president it. Na de convergentie tussen de it van de verschillende activiteiten gaat hij verder met de invoering van pan-Europese vaardigheden, en toont hij tegelijkertijd belangstelling voor embedded computing.

U ging aan de slag bij Toyota in 2005, na al een mooie carrière, zowel in België als internationaal. Hoe zag uw loopbaan eruit?

PETER MASAI: Na mijn master wiskunde aan de ULB ging ik eerst aan de slag als assistent informatica aan de ULB, voordat ik overstapte naar Sesa Benelux, met opdrachten bij Delacre, Honeywell en Volkswagen. In ’85 begon ik bij constructeur VW, waar ik geleidelijk aan opklom tot directeur informatica van de fabriek in Brussel. In ’98 werd ik trouwens verkozen tot ICT Manager Grote Ondernemingen van Data News. Datzelfde jaar vertrok ik voor VW naar China, waar ik deze gelegenheid aangreep om Chinees te leren, maar ook nog andere talen. Dan moest ik terug naar Parijs in 2000 als cio van Europcar International, een dochteronderneming van VW. Eind 2002 kwam ik bij Hays Logistics als cio, alvorens terug te keren naar Brussel in februari 2005 als it-directeur van TME.

Wat waren de eerste ervaringen?

PETER MASAI: In die tijd waren er twee verschillende it-platformen, een voor sales en marketing, waarvoor ik werd aangeworven, en een voor de productie en R&D, met verschillende juridische entiteiten. Ik werd in 2005 specifiek aangenomen om deze twee it’s te integreren. De it voor de productie zat immers in Groot-Brittannië, waar de eerste fabriek was gevestigd, met een geleidelijke uitbreiding naar Brussel. Dit project werd voltooid in 2007. Daarna nam ik de hele it over om te rapporteren aan een Japanse vp die me heeft gecoacht, zoals de traditie in een Japans bedrijf wil, en dat duurde tot eind 2010. En sinds januari 2011 ben ik vice president it en rapporteer ik aan de president en ceo van TME, Didier Leroy.

De informatica is voortaan dus verspreid over de twee it-teams op de centrale zetel van Evere en in het R&D-centrum van Zaventem, en ook van de teams in Turkije en Groot-Brittannië. Dit jaar komt ook de organisatie in Groot-Brittannië en Duitsland erbij om zo een virtuele pan-Europese entiteit te creëren.

Welke grote projecten vonden er de voorbije jaren plaats?

PETER MASAI: Om de it nog efficiënter te maken, groeperen we de teams geleidelijk aan in de vorm van pan-Europese vaardigheden. Zo komt het dat een team in Duitsland de Europese e-mail leidt, een ander in Groot-Brittannië zorgt voor de PV-virtualisatie met VDI en Active Directory. Tegelijkertijd is er een overdracht van verantwoordelijkheden en komt er op die manier tijd vrij voor andere projecten.

Het andere grote project had betrekking op R&D in het kader van de strategie die werd ingevoerd door de president, Dhr. Toyoda, in maart 2011. Hij wil meer bevoegdheden geven aan de regio’s om dichter bij de markt te staan en beter te voldoen aan de lokale behoeften. Op het gebied van it werd er een wereldwijde cio aangesteld, met een cio voor Europa en twee voor de Verenigde Staten. In het kader van deze strategie wordt Brussel het centrum van de wereldwijde planning voor de platforms van het type A, zoals Aygo, B zoals Yaris en C zoals Auris. Dit zijn de kleine wagens die het best verkopen in Europa. De it zal instaan voor de ondersteuning van deze activiteiten, wat nieuw is en wat ons verplicht om te kijken naar de Europese technologieën om ze ter beschikking te stellen van de groep.

Tot slot behoort de telematicacoördinatie tot mijn takenpakket, namelijk embedded elektronica en voortaan zelfs de internetverbinding via het navigatiesysteem, zoals we die terugvinden op de Yaris met de Touch and Go, met zowel gratis als downloadbare toepassingen, wat een primeur is voor dit type voertuig. Dit is een gebied dat nog nieuw is voor ons en voor de markt, wat best spannend is en waar een groot deel van mijn tijd in kruipt. Ik moet erbij zeggen dat het nieuw is om aan it te vragen om zich bezig te houden met dit soort toepassing, waarbij het werk van verschillende departementen die vroeger niet noodzakelijk contact hadden met elkaar moet worden gecoördineerd, meer bepaald met de chief engineers die te maken krijgen met it in de auto, en meer bepaald met de veel kortere levenscycli. Vandaag bestaat 30 tot 40 % van de waarde van een wagen uit elektronica. Dit opent volledig nieuwe perspectieven voor it.

We hebben ook onze productiemainframes in Brussel gevirtualiseerd en geconsolideerd. Maar daarnaast worden de datacenters in verschillende landen, zoals in Groot-Brittannië, behouden voor bepaalde afdelingen, zoals Toyota Financial Services, of als disaster recovery center in plaats van hiermee naar buiten te gaan. Eind 2010 werden er twee nieuwe mainframes gekocht, naast onze infrastructuur van Unix- en Wintel-servers en opslag op schijf en tape van IBM, EMC en NetApp.

Naast de infrastructuur hebben we projecten opgezet om de supply chain in Europa te verbeteren en te optimaliseren, en voor een betere verbinding tussen de verkoop- en productieapplicaties om de productiekosten te optimaliseren en ook sneller te kunnen inspelen op de vraag van de klanten, want de situatie evolueert vaak van maand tot maand. Toyota wordt gekenmerkt door minder verscheidenheid aan modellen, maar heeft wel meer opties op elk model, zodat er vooraf geproduceerd kan worden en het productieproces minder complex wordt.

Geleidelijk aan ontplooien we Oracle voor de financiën, HR en het vehicle order management met de eBusiness Suite, met de vervanging van SAP door Oracle in Duitsland met het oog op standaardisatie. Maar de package wordt enkel ontplooid als dit zin heeft, want we moeten voorzichtig zijn met de core applicaties die intern ontwikkeld worden, en die een concurrentievoordeel vormen.

Wat zijn de belangrijkste projecten die nog op stapel staan?

PETER MASAI: De groep ondertekende onlangs wereldwijde overeenkomsten met informaticabedrijven. Een ervan met Microsoft en zijn Azure-platform heeft betrekking op de telematica van de toekomst voor elektrische en hybride wagens. Want een elektrische wagen vereist een verschillende verbinding met de buitenwereld, bijvoorbeeld voor de lokalisatie van de laadpalen. Azure zal worden gebruikt als ontwikkelingsplatform van deze producten. Een andere overeenkomst werd gesloten met Salesforce.com en zijn product Chatter voor de ontwikkeling van Toyota Friend: uw auto wordt een vriend zoals op Facebook en gaat met u een interactieve dialoog aan, eventueel in een privénetwerk.

Zowel Microsoft als Salesforce zijn nu aandeelhouders van Toyota Media Services. We zullen beetje bij beetje nieuwe producten zien verschijnen op basis van deze aankondigingen.

Hoe evolueren uw budgetten?

PETER MASAI: Tussen 2007 en 2010 hebben we onze it-budgetten op de zetel met 30 % doen dalen door in te spelen op synergieën en door de efficiëntie te verhogen. De fusie zorgde voor een versterking van de synergieën, terwijl wij het aantal van onze contractanten ongeveer tot de helft hebben teruggebracht. We zitten nu al aan de grens wat betreft de kostendaling, ook al hebben verschillende elementen meegespeeld. Om onze efficiëntie nog verder te verbeteren, moeten we in de toekomst een strengere governance invoeren, en niet alleen hiërarchisch, ook al moeten we het contact bewaren met de lokale markt, en de middelen van verschillende landen combineren om het aantal externe medewerkers te beperken.

Hoe zit het met uw teams?

PETER MASAI: Ik leid een headcount van 169 mensen. De voorbije 3 jaar hebben we de aanwervingen bevroren en begin 2011 hebben we zelfs een programma ingevoerd voor vrijwillig vertrek, zodat 14 it-mensen de onderneming konden verlaten. Ook hebben we het aantal contractanten met 150 doen dalen. Maar nu beginnen we terug in beperkte mate mensen aan te werven.

Wordt er gedacht aan outsourcing/offshoring?

PETER MASAI: We doen dat als het zinvol is. Er kan voor ons geen sprake van zijn om de warboel uit te besteden, we willen eerst intern stroomlijnen. Maar omdat we onze kosten al tot in het extreme hebben geoptimaliseerd, kan enkel outsourcing tot echte schaalfactoren leiden. Wij werken in Europa nu offshore met Infosys voor de ondersteuning van applicaties en we doen aan nearshoring in Turkije met een intern team dat lokale leveranciers coördineert.

Wat is uw rol als cio en is er veel veranderd?

PETER MASAI: Ik ben eerder vice president information systems dan een pure cio. Als zodanig kan ik evolueren naar andere functies dan it. De cultuur van ons bedrijf, de Toyota Way, is zeer sterk en geldt voor alle afdelingen van de organisatie, waaronder it. Wij willen ook pasafgestudeerden aanwerven die onze opleiding in de Toyota Way enthousiast verwelkomen. En het is zeker de moeite waard om aan de bron te staan in de onderneming die het Leanconcept heeft uitgevonden.

Het belang van it is wel erkend, maar wordt voortdurend uitgedaagd, zoals elke andere functie. In dit geval heb ik 17 functies voor mij, waaronder HR, financiën, inkoop, R&D, productie, marketing, sales en after-sales, enz., en ik moet me afstemmen op en aanpassen aan elke entiteit om hun specifieke behoeften te begrijpen voordat ik ze kan vertalen op globaal niveau en ze kan coördineren. Ook het contact met de verschillende landen is een verrijkende factor.

Sinds mijn komst maakt coaching inzake de bedrijfscultuur een vast onderdeel uit van de it-cultuur. Een cultuur waarbij problemen gezamenlijk worden opgelost op basis van een methodologie en de rol van de coördinators. Geleidelijk aan, naarmate de rijpheid toeneemt, gaat het verantwoordelijkheidsniveau erop vooruit. Dit kan moeilijk lijken in het begin, maar om naar een hoger niveau te kunnen gaan, moet men alle lagere niveaus begrijpen.

Marc Husquinet