Op federaal niveau heeft de documentstandaard ODF (Open Document Format) in België al zijn strepen verdiend, aangezien de ministerraad op 23 juni 2006 de veelbesproken ODF-richtlijn goedkeurde. Op lokaal vlak bestaat zo’n richtlijn evenwel niet, waardoor elke gemeente doet wat zij wil. V-ICT-OR, de Vlaamse vereniging voor informatie- en communicatie-technologieverantwoordelijken in het lokale bestuur, trommelde daarom een aantal sprekers op voor een ODF-studiedag.

Bart Hanssens, deskundige interoperabiliteit bij Fedict, herinnerde de aanwezigen nog eens aan de ODF-richtlijn: “Kort samengevat bestaat die richtlijn uit drie componenten: (1) het uitwisselen tussen federale overheidsdiensten van (2) kantoordocumenten moet gebeuren met (3) open standaarden, en dit tegen september 2008.” Fedict beperkt zich op het vlak van open standaarden tot standaarden die door de organisatie ISO goedgekeurd zijn, vereist dat er meerdere implementaties van de document-standaard zijn en dat een aangenomen documentstandaard compatibel is met de al gekozen standaarden. Voor Fedict is die gekozen standaard op dit moment ODF, maar die keuze is niet exclusief.

Fedict raadt aan om voor de conversie van Microsoft Office-documenten naar ODF ofwel OpenOffice. org ofwel de plug-in van Sun voor Microsoft Office te gebruiken. Voor tekstdocumenten geeft dit goede resultaten, voor presentaties redelijke resultaten, maar voor werkbladen is er nog heel wat verbetering mogelijk.”Voor wie ODF wil evalueren, raden we aan de conversie met real-life werkdocumenten te testen, en de gebruikers bij die testen te betrekken,” besluit Hanssens.

Archivering en platformonafhankelijkheid

Voor archivering is het natuurlijk heel belangrijk dat documenten over tien jaar nog leesbaar zijn. Gebruik van een open standaard is daarvoor essentieel, aldus Sonja Schaule van eDAVID, een onderzoekscenrum voor digitale archivering dat nauw samenwerkt met de stad Antwerpen. In de archiveringsprocedure die de stad Antwerpen gebruikt worden binnenkomende Word- en Excel-documenten en Outlook e-mails zowel in het origineel bewaard als in een archiveringsformaat. Voor Word en Excel is dit archiveringsformaat ODF, dat volgens Schaule aan zo goed als alle voorwaarden van eDAVID voldoet.”OOXML daarentegen is op dit moment nog te producentafhankelijk. De specificatie is meer dan 6000 pagina’s groot en we wachten dan ook de ontwikkeling van bruikbare documentatie af voor we OOXML overwegen.”

Rudy Van Hoe van Sun Microsystems voegt hieraan toe dat ODF voortbouwt op bestaande standaarden, zoals de Dublin Core en SVG.”Bovendien is er ODF-ondersteuning voor enorm veel platforms. Niet alleen Windows, Linux en Mac OS X, maar ook minderheden zoals FreeBSD, OS/2 en Solaris en ook niet-pc-platforms zoals Symbian en Palm OS. ODF is ook programmeerbaar in je programmeertaal naar keuze: Perl, Python, PHP, Ruby en Java. Het is dus een prima vehikel voor de uitwisseling van informatie.”

ODF in gemeenten

Maar hoort ODF ook thuis in gemeenten? Volgens Jan Verlinden, systeembeheerder van de gemeente Schoten, alvast wel. Allereerst is er het probleem van digitale duurzaamheid dat Schaule al vermeldde. Ten tweede heeft Verlinden een groot probleem met het plaatsen van Word- of zelfs OOXML-documenten op de website van een gemeente:”Het kan niet voor mij dat je als gemeente ook maar de indruk wekt dat je inwoners Microsoft Office moeten aanschaffen om officiële documenten te kunnen lezen. Technologie dient binnen een publieke administratie neutraal te zijn.” Op de nieuwe website van de gemeente Schoten die straks van stapel loopt, zullen dan ook alle documenten in PDF-, ODF- en OOXML-formaat komen te staan, inclusief een verwijzing naar de website van OpenOffice. org. Over dit opensource kantoorpakket is Verlinden overigens resoluut:”De gemeente Schoten heeft 200 desktops met Microsoft Office. Wanneer we deze willen upgraden naar de volgende versie, kost ons dat 50.000 euro. We gaan in de plaats hiervan proberen te evolueren naar OpenOffice. org.”

Aan de slag met ODF

Om bedrijven en overheden met de overstap naar ODF te helpen heeft Machtelt Garrels van de OpenDoc Society in opdracht van het Nederlandse ministerie van economische zaken het gratis 180 pagina’s tellende e-boek ‘Oplos-singen met ODF’ geschreven. Dit handboek begint al bij de behoeftenanalyse, zoals wie welke delen van de bestaande kantoorpakketten op welke manier gebruikt, en het besteedt ook veel aandacht aan de verschillende toepassingen die ODF ondersteunen, onder andere de plug-ins voor Microsoft Office. Verder biedt het hulp bij de praktische zaken die bij een migratie komen kijken. “95 procent van de problemen die bij een migratie bovenkomen hebben niets te maken met het bestandsformaat ODF of incompatibiliteit tussen OpenOffice. org en Microsoft Office,” zegt Garrels. Zo gaat het vaak om fonts die ontbreken. Gebruikers van Microsoft Office 2007 kiezen bijvoorbeeld zonder nadenken de nieuwe fonts, zonder te beseffen dat ze daarmee de compatibiliteit met alle andere kantoorpakketten verbreken. Andere problemen komen vaak door een verkeerd gebruik van functionaliteiten van het kantoorpakket.”Veel mensen voeren gewoon wat enters uit om een titel op een nieuwe pagina te krijgen in plaats van expliciet het commando voor een nieuwe pagina te kiezen. Of ze gebruiken geen stijlen en passen de layout ad-hoc aan. Veel van die problemen komen pas bij een migratie aan het licht.”

Koen Vervloesem